30.6.2014Think Tank

Julkishallinnon toimintatavat uudistettava pintaa syvemmältä

Yhteiskunnan digitalisoituminen vaatii merkittäviä muutoksia myös julkishallinnolta. Raskasta hallintoa on kevennettävä ja prosesseja päivitettävä. Uusi aika ja palveluiden sähköistyminen huutavat toimintatapojen perusteellista uudistamista ja auki repimistä. On pohdittava tarkkaan, mitä palveluita digitalisoidaan, ja kuinka pitkälle. Mitä enemmän palvelumalleja ja prosesseja uskalletaan kyseenalaistaa, sitä tehokkaampi on moderni lopputulos.

Muutos on aina investointi, mutta fiksusti tehdyt investoinnit maksavat aina itsensä takaisin. Nykyisiä prosesseja ei sellaisenaan kannata viedä sähköiseen muotoon, muutoksen pitää olla paljon kokonaisvaltaisempi. Asiat tulee miettiä uudella tavalla perustuksia myöten – palvelu- ja toimintaketjut tulee suunnitella kokonaan uusiksi digitaaliseen aikaa sopiviksi. Vanhan päälle ei kannata rakentaa uutta.

Vanhentuneet rakenteet estävät uudistumisen

Yhteiskunnan nykyiset rakenteet on tehty perinteistä hallintomallia varten. Vastuut on jaettu kuntien ja valtionhallinnon eri organisaatioiden kesken tarkoin, mutta nämä rakenteet on luotu aivan toisenlaiseen maailmaan ja erilaisia tarkoituksia varten. Rakenteita luotaessa ei ole ollut tarvetta samanlaiseen tietojen yhtenäisyyteen ja avoimuuteen, mitä tänä päivänä tarvitaan. Digitaalisuus on synnyttänyt tarpeen ratkoa näitä rakenteellisia ongelmia, ja pohtia erilaisia mahdollisuuksia integroitujen tietovarantojen hyödyntämisestä. Rakenteellisten ongelmien uudistaminen mahdollistaisi myös tehokkaamman digitaalisuuden hyödyntämisen.

Julkishallinnon eri virastojen ja hallinnonalojen roolit tulisi nyt pohtia kokonaan uusiksi. Millaisia organisaatioita tarvitaan ja mitkä ovat niiden tehtävät? Organisaatioiden yhdistämisillä ja uusilla tehtäväjaoilla voitaisiin päivittää vuosikymmenten kuluessa muuttuneet tarpeet ajantasaisiksi.

Uskon, että julkishallinnolla on selvä tahtotila viedä asioita eteenpäin, mutta se vaatii sen, että joillekin annetaan aito valta viedä hankkeita eteenpäin riippumatta yksittäisten organisaatioiden tahtotilasta. Nyt keskustellaan liikaa ja perustetaan työryhmää työryhmän perään. Julkishallinnolla on oltava päättäjät, jotka saavat tehdä päätöksiä, muuten ei päästä eteenpäin. Päätösten jälkeen tarvitaan myös konkreettisia tekoja ja asioiden eteenpäin viemistä. Eri organisaatioissa on paljon ns. muutosvastarintaa, joka täytyy murtaa. Tarvitaan aitoja muutosjohtajia. Yhteiskunnan ja kansakunnan edun tulee mennä yksittäisten organisaatioiden edun edelle. Kokonaishyötyjen saavuttaminen tulee olla ratkaiseva tekijä ja tämä vaatii kompromisseja.

Järjestelmäintegraatiot palaavat

Julkishallinnon rakenteellisten muutosten vuoksi erilaiset järjestelmäintegraatiot ovat taas pinnalla: eri organisaatioiden hallitsemien tietojen yhdistäminen ja eri organisaatioiden järjestelmien välinen keskustelu on digitaalisessa ajassa oleellisen tärkeää. Pöhöttyneet julkisen puolen IT-palvelutarjonnat ovat ohi – ennen joka kunnalla oli omat palvelinkeskukset, enää tällaisessa ei ole mitään järkeä. Tietojen pitää kulkea järjestelmästä toiseen, vaikka tehokkain ratkaisu olisi, että kaikki tieto sijaitsisi yhdessä paikassa. Siihen on vielä matkaa, mutta perusteellinen integraatio toisi merkittäviä hyötyjä ja säästöjä, ja mahdollistaisi uusia palveluja. Sähköiset tietovarannot myös mahdollistavat uudenlaisen yhteistyön julkisen ja yksityisen puolen välillä.