Solita Ab – Dataskyddsbeskrivning

Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig för registret är Solita Ab, Peltokatu 26, 33100 Tammerfors, Finland.

Kontaktperson i registerärenden
Saana Nurminen
General Counsel, Solita Oy
saana.nurminen (at) solita.fi
+358 29 170 3300

Registrets namn
Solitan Oy:s kund- och marknadsföringsregister.

Insamling av personuppgifter och användningsändamål
Primär grund för insamling av personuppgifter är kundrelationen mellan kunden och Solita, den personuppgiftsansvarigas legitima intresse, kundens samtycke, av kunden givet uppdrag eller annat sakligt sammanhang.

På vår webbsajt samlar vi in uppgifter för att kunna erbjuda sajtens besökare en bättre användarupplevelse, för att kunna underhålla och sköta kundrelationerna och för att möjliggöra det tagande av kontakt som tjänsten förutsätter. Genom sajtens formulär kan vi till exempel, vid sidan av uppgifter om namn, företag och e-post, också be om kompletterande uppgifter, till exempel titel.

Cookies
Cookies (kakor) är små textfiler som lagras på hårdskivan i användarens dator. Cookies underlättar navigeringen på våra internetsidor och ökar användarvänligheten. Våra internetsidor utnyttjar cookies för att minnas dina val.

Cookies kan också användas för att notera om din dator redan tidigare har haft kontakt med vår sajt. Då identifieras endast cookies på din dator. Med hjälp av cookies kan information fås till exempel om från vilken sida du har gått till adressen, vilka av våra www-sidor du har bläddrat i och när, vilken browser du använder, vilken resolution och vilket operativsystem din skärm utnyttjar samt vilken IP-adress din dator har, det vill säga från vilken internetadress uppgifterna du skickar kommer och var de tas emot. Dessa data avslöjar inte användarens namn eller andra personliga uppgifter och en användare kan inte identifieras på basis av endast cookies.

När du använder vår webbsajt godkänner du att cookies utnyttjas och lagras på din dator. De flesta browserprogrammen godkänner cookies automatiskt. Som besökare har du möjlighet att förhindra användningen av cookies genom att ändra browserns inställningar så att browserns inte tillåter lagring av cookies. I så fall godkänner du att tjänstens funktionalitet i viss utsträckning påverkas av att cookies inte kan användas.

För att förbättra sajtens användbarhet kan vi också lagra data om musklick, musrörelser, scrollning och inskriven text.

Automatiserad marknadsföring
De verktyg Solita använder för automatiserad och förnyad marknadsföring utnyttjar tredjepartskakor. När en besökare tittar in på vår sajt lagras i samband med besöket en individuell cookie i browsern. Om besökaren överlåter personuppgifter, till exempel genom att på sajten fylla i ett formulär för kontakt, nedladdning av handböcker eller något annat, kopplar den individuella cookien till de personuppgifter användaren har överlåtit.

Marknadsföring på internet
Solita använder sig av sina partners tjänster för att producera riktad marknadsföring på nätet. Tjänsteproducenterna kan lägga till fler cookies i syfte att samla in data om besök på vår webbsajt och för att rikta Solitaproducerad kommunikation som kan intressera besökaren.

Marknadsföring per e-post
Per e-post skickar vi information om våra aktuella nyheter, evenemang och tjänster till personer i våra kund- och/eller marknadsföringsregister. Via länken längst ner i mejlet kan man när som helst skriva ut sig från mejlinglistan. E-postmeddelandena kan innehålla cookies och online-trackers, med vilkas hjälp vi får veta om du har öppnat eller läst meddelandet.

Länkning till tredjeparts tjänster
På vår webbsajt finns länkar som leder till externa tjänster, till exempel knappar för att dela på LinkedIn, Twitter och Facebook. Den vägen kan externa tjänsteleverantörer på knappanvändarens dator installera cookies som står utom Solitas kontroll.

Analytik
På vår webbsajt använder vi tredjeparts tjänster för att producera nätanalytik. De uppgifter som verktyget samlar in utnyttjar vi för att utveckla vår nättjänst.

Normal överlåtelse av data
Registerdata kan delas inom den Personuppgiftsansvarigas koncern och till den Personuppgiftsansvarigas underleverantörer. Vi kräver lagenlighet av alla underleverantörer.

Den Personuppgiftsansvariga kan också utlokalisera behandlingen av dina personuppgifter till företag utanför företaget. Dessa kan vara lokaliserade också i länder utanför Europeiska unionen och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, till exempel i USA. Sådana företag kan behandla personuppgifter för att erbjuda till exempel infrastruktur- och IT-tjänster, eller andra tjänster. När personuppgifter överförs utanför EU eller EES använder Solita lämpliga skyddsåtgärder, till exempel de standardavtalsklausuler som tillhandahålls av EU-kommissionen.

Principerna för hur registret skyddas
Data förvaras tekniskt skyddade. Fysisk tillgång till uppgifterna är hindrad med hjälp av åtkomstkontroll och andra säkerhetsåtgärder. Tillgång till uppgifterna förutsätter tillräckliga rättigheter samt identifiering i många steg. Olovligt tillträde förhindras också med hjälp av bland annat brandmurar och annat tekniskt skydd. Tillgång till registeruppgifterna har endast personer som är särskilt namngivna av den Personuppgiftsansvariga. Användarna har förbundit sig till tystnadsplikt. Registeruppgifterna säkerhetskopieras säkert och kan vid behov återställas. Datasäkerhetens nivå auditeras med regelbundna mellanrum med hjälp av antingen extern eller intern auditering.

Tid för datalagring
Den Personuppgiftsansvariga sparar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för det ändamål för vilket uppgifterna har samlats in, inom ramen för tillämpbar lagstiftning och i enlighet med kraven i lag och förordning, i synnerhet bokföringskraven.

Rätt att kontrollera och ändra uppgifter i registret
Den registrerade har rätt till kontroll, korrigering och radering av uppgifter om sig själv eller att av motiverade skäl motsätta sig personuppgiftsbehandling. En sådan begäran ska skriftligen överlämnas till den Personuppgiftsansvariga. I enlighet med lagens villkor ska du underteckna din begäran och bifoga en fotokopia av ett identitetsintyg som visar din namnteckning. Du ska dessutom ange den adress dit svaret ska skickas.

Solita Ab:s rekryteringsregister

Dataskyddsredogörelse enligt personuppgiftslagen (523/1999) 10 § och 24 §.

1. PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Solita Oy (FO-nummer 1060155-5)
Peltokatu 26, 33100 Tammerfors
tel. 029 170 3300.

2. KONTAKT I REGISTERRELATERADE ÄRENDEN

För frågor om registret kan riktas till
Saana Nurminen
General Counsel, Solita Oy
saana.nurminen (at) solita.fi
+358 29 170 3300

3. REGISTRETS NAMN

Solita rekryteringsregister (Greenhouse)

4. RÄTTSLIG GRUND OCH REGISTRETS ANVÄNDNINGSÄNDAMÅL

Den rättsliga grunden för att använda dina personuppgifter baserar sig på samtycke, avtal eller vår rättsliga skyldighet som registerhållare.

Registrets ändamål är att behandla och förvara uppgifter om kandidater för anställning hos företagen i Solitakoncernen.

Kandidaternas uppgifter förvaras och behandlas av Greenhouse Software Inc, som är belägen i USA. Solita och Greenhouse har ingått ändamålsenliga avtal som innehåller standardavtalsklausuler godkända av EU kommissionen, för att säkerställa uppgifternas lagliga behandling.

Uppgifterna som den sökande lämnar sparas i registret i tre (3) år och de kan aktiveras i samband med senare ansökningar. Uppgifterna om sökande förvaras konfidentiellt och finns tillgängliga endast för personer som deltar i rekryteringsprocessen.

5. REGISTRETS DATAINNEHÅLL

  • Basuppgifter om den sökande (namn, e-post, telefonnummer)
  • Uppgifter om den sökandes utbildning och arbetserfarenhet
  • Den sökandes önskemål i fråga om den kommande arbetsuppgiften
  • Information som beskriver den sökandes erfarenhets- och kompetensprofil samt intervjuanteckningar
  • Den sökandes fritt formulerade tilläggsuppgifter
  • En aktivitetslogg om alla handlingar som gjorts till kandidaten och kommunikation med kandidaten
  • Uppgift om kandidatens kön om kandidaten har gett samtycke (syns inte i Greenhouse. Anonymiserad, bevaras skilt och används endast för statistiskt syfte)

6. REGISTRETS NORMALA DATAKÄLLOR

  • En arbetsansökan gjord av kandidaten via ett formulär på vår webbsajt
  • En rekommendation av en arbetstagare på Solita
  • Ett förslag av kandidat från våra rekryterare eller headhunter partners

7. NORMAL ÖVERLÅTELSE AV DATA

Data överlåts inte utanför Solitakoncernen förutom Greenhouse.

8. PRINCIPERNA FÖR HUR REGISTRET SKYDDAS

Personuppgifterna förvaras konfidentiellt. Rätt att använda registret har endast personer i Solita Ab:s tjänst som behöver uppgifterna i sitt arbete. Den Personuppgiftsansvarigas och eventuella it-partners datanät och den apparatur där registret är lokaliserat skyddas med brandmur och andra behövliga tekniska åtgärder.

9. RÄTT ATT KONTROLLERA, KORRIGIERA OCH RADERA UPPGIFTER I REGISTRET

Du har rätt att kontrollera, korrigera och under vissa omständigheter be att dina uppgifter raderas. Du skall skicka din begäran till registerhållaren. Din begäran måste göras skriftligen.

Registerhållaren kommer att behandla din begäran och meddela dig varför eller varför inte registerhållaren kan ändra dina uppgifter. Ifall vår respons inte är tillfredställande, kan ni alltid kontakta Dataskyddsombudsmannen.