Allmännyttan

Digitalisering av svenska bostadsbolag

Allmännyttan har tillsammans med Solita tagit fram en övergripande affärsarkitektur och ett antal konkreta, digitala verktyg för att hjälpa sina medlemsbolag i deras digitaliseringsresa. Arbetet har gett resultat – man arbetar redan aktivt med att utveckla en rad konkreta stöd och verktyg som den struktur Solita tagit fram gett upphov till.

Arbetet har gjorts inom ramen för Allmännyttans Digitaliseringsinitiativ (DI). DI samlar 100 bostadsbolag som genom en särfinansierad verksamhet valt att samverka i digitaliserings-frågor och relevant verksamhetsutveckling. Syftet är att öka förändringstakten i de egna bolagen, och att tillsammans verka för en långsiktigt hållbar branschförändring.

”Starka och framåtriktade branschorganisationer har en viktig roll att spela för hela branschens utveckling”, säger Terese Skärvagen, projektchef för DI. ”Det här initiativet handlar om att mobilisera verksamhetsutveckling i bostadsbolagen, och då är stärkt innovationskraft och digital förnyelse helt avgörande. Tillsammans med Solita tar vi fram konkreta verktyg och metoder för att underlätta digitalisering för hela ekosystemet.”

Enligt Terese Skärvagen är både intresset och engagemanget stort från bostadsbolagens håll när det gäller digital transformation, men man har flera svåra förutsättningar. Allmännyttan hjälper bolagen att höja kompetens och mognad inom området och att skaffa vassa verktyg.

”Det låter kanske enkelt, men att arbeta strategiskt med digitalisering är otroligt svårt för enskilda bolag, oavsett bransch. Att ha intern samsyn, föra bra resonemang och ta in extern kompetens och facilitatorstöd är viktigt för alla, det är svårt att göra en strategisk plan själv”, säger Maria Hansson, seniorkonsult på Solita och en av de ansvariga för arbetet med affärsarkitekturen.

"Tillsammans med Solita tar vi fram konkreta verktyg och metoder för att underlätta digitalisering för hela ekosystemet."Terese Skärvagen, Projektchef för DI

Gemensamma lösningar till nytta för alla

Solita har designat en adaptiv affärsarkitektur, alltså en schematisk ritning över hur verksamheten i Allmännyttan är uppbyggd. Det fanns en processkartläggning gjord sedan tidigare, och utifrån den har Solita utvecklat affärsarkitekturen.

”En affärsarkitektur fungerar som en karta när man ska digitalisera och är ett måste för att förstå kontexten. Det är ett nödvändigt underlag för diskussion och förmåga att hitta gemensamma utgångspunkter trots komplexa sammanhang”, säger Terese Skärvagen. ”Ett exempel är Ärendehantering, en central process i bolagen som involverar flera verksamhetsområden och där det är svårt att överblicka hur en förändring slår. Hur är den kopplad till den övriga digitala infrastrukturen? Var på kartan finns den här förändringen? Hur påverkar förändringar av processteg resten av verksamheten? Vad hade varit bra att få på plats innan bolaget tar sig an ärendehantering, eller finns det synergier att hämta genom att göra saker i en viss ordning? Genom affärarkitekturen kan vi uppnå sådan spårbarhet.”

Affärsarkitekturen brukar ge företag, och i detta fall bostadsbolagen inom Allmännyttan ett gemensamt sätt att beskriva verksamheterna. Det gör att man mycket lättare kan resonera tillsammans, lära av varandra, göra gemensamma behovsbeskrivningar och samverka kring kravställningar och även inköp och utrullning av nya digitala lösningar.

”Det handlar om att hitta gemensamma utgångspunkter för samverkan och inte bara gemensamma behov”, säger Terese Skärvagen. ”Det är inte så enkelt att alla kan eller ska göra likadant. I stället ligger vinningen i Allmännyttans förmåga att dela erfarenheter och lärande så att vi hela tiden kan bygga vidare på varandras lösningar, inte nödvändigtvis att alla ska ha samma tjänst på samma sätt. Fastighetsteknik är otroligt komplext och dessutom är människor komplexa, så att förvalta ett bestånd av hyreslägenheter är väldigt komplicerat. Det är många parametrar att ta hänsyn till samtidigt, så en till synes enkel sak som att kunna beskriva verksamheten korrekt är ovärderligt.”

Solita har också tagit fram ett strategiskt beslutsstöd för bostadsbolagen, något att luta sig mot när de ska digitalisera sina verksamheter. Till det har Solita tillsammans med några av bostadsbolagen utvecklat ett metodstöd, så att bolagen kan analysera behov, resonera kring existerande och icke existerande digitala förmågor och så småningom enas om en gemensam bild av hur en strategisk färdplan bör se ut, det vill säga vad som ska göras för att man så strategiskt som möjligt navigerar sig fram i digitaliseringsresan.

”Världen behöver inte ytterligare en konsultrapport”, säger Terese Skärvagen. ”Vi behöver konkreta verktyg för att arbeta med digitalisering. Tillsammans med Solita har vi utarbetat precis det, redan nu arbetar vi aktivt med den struktur som Solita ansvarat för att ta fram. Nästa steg är att bryta ner strukturen i ännu fler verktyg som bolagen har konkret nytta av i sitt förändringsarbete. Om de till exempel ska formulera en integrationsstrategi så får de ett tydligt och enkelt verktyg av oss för att genomföra det arbetet och i anslutning till det flera goda exempel från andra allmännyttor som har en väl fungerande integrationsstrategi på plats. Det landar i väldigt konkreta hjälpmedel som bostadsbolagen får till hjälp i sin digitalisering.”

 

"Världen behöver inte ytterligare en konsultrapport, vi behöver konkreta verktyg för att arbeta med digitalisering. Tillsammans med Solita har vi utarbetat precis det, redan nu arbetar vi aktivt med den struktur som Solita ansvarat för att ta fram."Terese Skärvagen, Projektchef för DI

Långsiktigt samarbete

Solita har arbetat tillsammans med Allmännyttan i två år och båda parter har varit nöjda med samarbetet.

”Det har funkat väldigt bra att jobba med Solita”, säger Terese Skärvagen. ”Det har varit lätt att följa progressen och vi har fått bra och tydliga leveranser med god kvalitet. Det har varit enkelt och flexibelt att jobba med dem och de konsulter vi haft har verkligen levererat.”

”För mig som brinner för hållbar digitalisering är det oerhört spännande att jobba med Allmännyttan”, säger Maria Hansson. ”Det Allmännyttan gör gynnar så många fler, hela fastighetsbranschen och ekosystemet i stort. Alla fastighetsbolag har liknande behov när det gäller till exempel fastighetsskötsel, underhåll, säkerhet och hemtjänst, det blir både mer hållbart och kostnadseffektivt om bolagen dels arbetar tillsammans och hjälper varandra samt gemensamt tar fram stöd och redo-att-använda referenser för bra digitalisering. Det känns värdefullt att få vara med och bidra till den utvecklingen.”

Resultatet av Solitas arbete med Allmännyttans digitaliseringsinitiativ:

  • Digitaliseringsradarn – ett verktyg som ger bostadsbolagen en visualiserad bild över var man befinner sig i digitaliseringsarbetet – var man är stark och var man är svag – samt används i jämförelse med andra bolag för att uppmärksammas var det finns samverksanspotential.
  • Metodstöd för strategisk planering – effektiv metod för att ta verksamhetsbehov till en strategiskt rimlig planering av utvecklingsaktiviteter, vilka digitala förmågor är strategiskt viktiga, hur bör verksamheten kring digitaliserings planeras.
  • Design av en adaptiv affärsarkitektur – en schematisk ritning av hur verksamheten är uppbyggd, från affärs- och kundbehov, till information, applikation, digitala förmågor och generella möjligggörare.
  • Referensunderlag för hållbar och mer flexibel processautomation och ärendehantering hos fastighetsbolag – en stor utmaning i fastighetsbranschen är mjukvaruberoenden och alltför statiska processer i fastighetssystemen.