Säg ”hållbar digitalisering” i ett rum fullt av verksamhetsansvariga och de flesta får något jagat i blicken. Börja sedan prata om digitaliseringsvrak och panik utbryter. Men egentligen är det inte så krångligt som det låter – allt handlar om att göra rätt från början och fatta så strategiska beslut som möjligt. Som senior konsult inom Business Design och Hållbara digitala ekosystem (Sustainable Value Creation in Data driven Ecosystems) på Solita så hjälper jag och mitt team våra kunder med just det.
Vad är egentligen hållbar digitalisering?
Men vi tar det från början. Hållbar digitalisering innebär helt enkelt att vi hjälper våra kunder att planera rätt. För att kunna göra det börjar vi alltid med en helhetssyn – vi tar reda på var våra kunden är idag, vart de är på väg, vart de faktiskt borde vara på väg, vart de tror att de ska och vart deras bransch är på väg. Vi skapar en samsyn för att sedan kunna planera tillsammans på ett strategiskt sätt. Och med ”strategiskt” menar jag helt enkelt ett genomtänkt och långsiktigt sätt – att prioritera vad som är viktigt nu och vad som är viktigt längre fram. Jag brukar tänka precis som i vardagen, man tar en stund och planerar. Är det smart att åka söderut och fika nu när vi ändå måste åka långt norrut samma dag? Är det smart att handla glassen nu eller är det bättre att åka förbi affären efter fotbollsträningen? Att ta strategiskt smarta beslut helt enkelt. Tänka till lite (eller ibland ganska mycket).
Ofta behöver vi förhålla oss till vad ledningen har satt upp för mål, det kan vara att satsa på automation, att höja kvaliteten i produkter eller att öka antalet kunder. För att uppfylla ett mål kan man behöva ge avkall på annat. Det är inte alltid lätt att veta vad som är viktigast och vad som bör prioriteras. Ibland kan man också behöva ifrågasätta ledningsmål. Är det smart att automatisera processer nu innan vi har ordning på den data som ska flöda i de automatiserade processerna? Har vi verkligen koll på var datan kommer ifrån, hur den sköts, datasäkerheten, och kvalitet? Här kanske en satsning på att få till bättre rutiner kring datahantering och datakvalitet skulle vara mer strategiskt smart att göra först, innan vi sedan tar oss an processautomationen.
Kompetens och pedagogik
Men innan vi ens kan börja prata om prioriteringar behöver vi förstå varandras språk – digitaliseringspråket. Det är som att baka, det är svårt att baka om du inte förstår språket, om du inte vet vad ingredienserna är och heter. En del i vår strategi med kunder är ofta att höja kompetensen och att lära sig ord och begrepp – vad betyder till exempel digital förmåga, master data, automation, publika APIer och dataplattform?
Här har vi konsulter ett stort ansvar. Vårt uppdrag är att bidra med kompetens och pedagogik, hand i hand. Vi har varken tid eller råd med missförstånd, antaganden, obegripliga syfte- och målbeskrivningar och ett språk som kanske bara en liten del av verksamheten förstår.
När vi har ett gemensamt språk kan vi hjälpa våra kunder att prioritera och ett sätt jag personligen gillar är att göra det ganska snabbt, i tre steg. Jag tycker ofta att det funkar bra att använda sig av en “speed method” när det gäller strategiska workshops, dvs. en metod som går undan. Om man ger detaljer för mycket tid så riskerar man att hamna i alltför långa detaljerade diskussioner, vilket leder till att man tappar både motivation och energi för att nå en helhetsbild att utgå ifrån. Den bild man får är inte fullkomlig eller perfekt men den är en utomordentligt bra grund till en strategisk planering.
Så här kan de tre stegen se ut
- Hur ser aktörslandskapet ut?
Vilka är era konkurrenter, samarbetspartners, potentiella samarbetspartner, vilka myndigheter interagerar ni med, vilka andra aktörer är ni beroende av, vilka är era kunder? Hur går strömmarna mellan aktörerna? Hur flödar pengar och kundvärde? Vi slänger upp allt på en whiteboard och drar streck. Det gör att vi kan se hur nätverket balanserar, vilka har vi mest att göra med nu och i framtiden – hur ser de framtida interaktionerna ut? Här jobbar vi snabbt och med breda penseldrag. - Vilka är era behov?
Nästa steg handlar om vilka behov kunden har. Vilka verksamhetsområden finns och vilka är förändringsbehoven? Vad måste man göra? Vad vill medarbetarna göra? Vad vill kunderna att man gör? Vad vill ledningen? Vi ritar upp det – alla möjliga behov åker upp på whiteboarden. Men vi fokuserar inte på detaljer och försöker inte lösa några problem i det här skedet. - Hur ska vi uppfylla behoven?
Vilka digitala förmågor behövs? Vad ska vi digitalisera och vilka digitala lösningar har vi redan? Ett exempel kan vara ett fastighetsbolag som har behov av en bättre låshantering för sina fastigheter. Idag är hanteringen krånglig och tidskrävande, nycklar försvinner och det kostar mycket i tid, energi och pengar att reda ut strulet. Dessutom förväntar sig många kunder idag nyckellöst lås. Då kan den digitala förmågan vara ett smart låshanteringssystem.
Behoven kan vara många och frågan är vilka förmågor som passar ihop med behoven. I exemplet med fastighetsbolaget ovan blir det snabbt tydligt att en viss typ av information behöver finnas på plats (info om vilka som bor i huset, fastigheten, dörrar, utrymmen, behörighetsregler för de boende men även för externa besökare t.ex regler för in- och utpassering för hemtjänst). Här börjar det ofta utkristallisera sig att digitala förmågor uppfyller flera behov.
Ett smart låshanteringssystem löser ofta flera behov – i och med att det tar bort krånglig nyckelhantering för fastighetsskötsel, underlättar för hemtjänsten, post, socialtjänst, blåljus och checkar boxen för de hyresgäster som förväntar sig ett modernt, nyckellöst låssystem. Ju fler behov en digital förmåga uppfyller, och ju mer värde det ger, desto mer hållbart är det att genomföra en sådan digitalisering. Om någon förmåga dessutom är en förutsättning för väldigt många andra moment framöver så är den en viktig strategisk komponent att få på plats i tid.
Efter att ha jobbat oss igenom de tre stegen ovan blir det ofta tydligt vilka områden som är av hållbar karaktär och vad som är av lägre hållbar, dvs. mindre strategisk karaktär. Därefter kan våra kunder arbeta med verksamhet- och utvecklingsplanering för de kommande åren, med ett strategiskt underlag för planeringen.
Vad är värdet?
Det handlar såklart om att spara tid och pengar – och att skapa en hållbar verksamhetsutveckling, som ger så mycket värde som möjligt per investerad krona. Vi ser till att du inte börjar i fel ände och behöver lappa och laga i efterhand, det kostar alltid mycket mer, både i tid och i pengar. Gör du grundarbetet rätt kommer din lösning att hålla över tid. Det handlar helt enkelt om att ta sig tid att tänka förnuftigt. Ibland blir det förstås fel ändå. Men det är en annan historia.
