29.9.2014Blogi

Takaisin tiedolla johtamiseen

Tiedolla johtaminen (tiedostettuna ilmiönä) tai business intelligence on perinteisesti tarkoittanut erityisesti talouslähtöistä toteumaraportointia ja budjetointia, lukujen analysointia ja erilaisia mittareita. Enää ei riitä vain raportointi ja budjetointi. Tiedolla johtaminen ei ole enää vain talousosaston salatiedettä. Samalla tavalla toimitusketjunhallinta on alkujaan keskittynyt logistisiin toimintoihin, markkinointi mainostamiseen, tuotekehitys tuotteeseen ja tuotanto vain valmistamaan sen, mitä tuotesuunnittelu on suunnitellut.

Nyt on jo ymmärretty siiloajattelun ongelmat ja pitäisi keskittyä todellisiin ajureihin ja toimintorajat ylittäviin vaikutussuhteisiin.

Pisteratkaisuja eri toimialojen eri prosessien suunnitteluun ja johtamiseen löytyy vaikka kuinka mutta välineitä, joilla voi mallintaa ja visualisoida todellisiin ajureihin perustuvia prosesseja yli organisaation toimintorajojen on harvassa. Läpinäkyvyys ja joustavuus ovat koko ajan tärkeämpiä lähtökohtia organisaatioilla, ja toimintojen hajanaisuuden myötä tietojärjestelmät ovat pakollisia apuvälineitä. Nykyaikaisilla suunnittelujärjestelmillä (Enterprise Planning Software) voidaan parhaimmillaan tuoda sellaista läpinäkyvyyttä, joka mahdollistaa nopean reagoimisen ja toimintorajat ylittäviin vaikutussuhteisiin perustuvan toiminnan kehittämisen. Suunnittelujärjestelmät taipuvat projektiliiketoiminnan suunnitteluun, myynnin ja toimitusketjun yhtenäisen prosessin hallintaan (S&OP), erilaisiin allokointiratkaisuihin, henkilöstösuunnitteluun, tuotekannattavuuslaskentaan, toimitusketjun tai tuotevariaatioiden analysointiin ja scenarointiin. Tässä nyt muutamia esimerkkejä, sillä tiedän ja olen iloinen, että kaikkea emme ole vielä keksineet.

Suunnittelujärjestelmiä voidaan käyttää budjetointiin, mutta ne ovat moneen muuhun vielä etevämpiä. Ne vaativat uudenlaista ajattelua ja mahdollistavat uudenlaisen ajattelun. Suunnittelujärjestelmä on mielestäni ennen kaikkea johtamisväline. Se mikä ennen ei ollut mahdollista on enää vain vaikeaa (”haastavaa” on usein käytetty ja poliittisesti korrektimpi, mutta laimea sana, joka kuitenkin tarkoittaa samaa). Vaikeaa siinä mielessä, että pitää oikeasti ymmärtää organisaation toimintaa, arvoketjuja, tuotannon prosesseja ja liiketoiminnan vaikutussuhteita.

Organisaation pitää pystyä reagoimaan, oppimaan ja kehittymään organisaation toimintorajojen yli. Niin myös sitä tukevien järjestelmien on tehtävä.

Budjetilla on edelleen tärkeä rooli toiminnan ja rahoituksen suunnittelussa. Näkyvyyttä ja suunta pitää olla. Budjetoinnin toimintana ei tarvitse kuitenkaan olla yhtä merkittävä osa työnkuvaa. Talouden luvut ja budjetti kyllä syntyvät siinä sivussa kun suunnitellaan organisaation todellista toimintaa, ympäri vuoden. Ei kertaluontoisena unettomana taisteluna.

Ihan sama rakennetaanko tietojärjestelmää, prosessia vai organisaatiota – liian usein edelleen yritetään tehdä jotain ”valmiiksi” siten, että sitä ei tarvitse esimerkiksi puoleen vuoteen muuttaa.

Kuitenkin aika harva yritys tai organisaatio tänä päivänä on puoli vuotta muuttumaton. Pitää pystyä reagoimaan. Yhä enemmän korostuu joustavuus ja ketteryys niin tietojärjestelmissä kuin toimitusketjussa tai palvelutarjonnassa. Pitää olla joustava siten, että pystytään tekemään eri asioita muuttamatta mitään. Pitää olla myös ketterä, että pysytään kehityksen mukana ja muutos tapahtuu pikkuhiljaa ja jatkuvasti. Paradoksaalisesti analyyttinen ja läpinäkyvä suunnittelujärjestelmä ruokkii omaa muutostarvettaan ja kiihdyttää myös oppimisprosessia. Valmis ei saa tarkoittaa, ettei järjestelmää kehitetä.

Niin ja mitä tarkoitin tiedolla johtamisella ”tiedostettuna ilmiönä”? Vielä viisikymmentä vuottakin sitten työympäristöt ovat olleet suhteellisen muuttumattomia, yksinkertaisempia ja paikallisesti toimivia. Niissä tiedolla johtamisen voidaan katsoa toteutuneen luonnollisesti ja tiedostamatta: Päätöksenteko ja toiminta ovat aidosti perustuneet tietoon ja ymmärrykseen asioista. Muutosnopeus on ollut hitaampaa ja esimerkiksi tuotantolaitoksen kaikki tuotannontekijät ovat löytyneet samalta tontilta. Asiat olivat ihmisaivoin käsitettäviä. Nyt on eri meininki. Monellakin tapaa. Mutta ei mennä enää siihen…

Kiinnostuitko? Tutustu tiedolla johtamisen ratkaisuihimme, sekä lue lisää ajatuksistamme ajankohtaisista blogeista