Perinteisesti liiketoiminnan suunnittelu on jakautunut organisaatioissa kahteen osaan järjestelmien näkökulmasta. Toimintaa suunnitellaan erilaisissa Office–dokumenteissa ja taloutta erillisessä taloussuunnittelujärjestelmässä. Järjestelmän puuttuessa Excel toimii hyvänä korvikkeena ja vaikka erillinen järjestelmä olisikin käytössä, Excel täydentää sitä mainiosti.
Järjestelmien talouslähtöisyyden vuoksi myös pää- ja muut tehokäyttäjät ovat usein taloudesta, jolloin koko suunnitteluprosessi on ollut vahvasti talouden omissa käsissä. Syöttönäkymät ovat monesti tili-kustannuspaikka -tyyppisiä, jolloin samoilla näkymillä pystytään budjetoimaan koko organisaatio ( pl. myynnin budjetointi erillisellä syöttönäkymällä asiakkaittain ja/tai tuotteittain).
Hieman kärjistäen, järjestelmää käytetään kerran vuodessa budjetoinnin aikana, jonka jälkeen budjetit siirretään raportointiin vertailutiedoksi.
Tarvitaan uutta, laaja-alaisempaa osaamista ja näkemystä
Kun puhutaan moderneista suunnittelujärjestelmistä, itselleni tulee ensimmäisenä mieleen mm. seuraavat asiat:
– Liiketoimintalähtöinen suunnittelu
– Kytketyt suunnittelumallit
– Rullaava ennustaminen
– Päätöksenteon tuki, skenaariot, simulointi
– Järjestelmän kehittäminen liiketoiminnan tarpeet edellä: pienet kehitysaskeleet, nopeat hyödyt
Liiketoimintalähtöisten suunnittelumallien rakentamisessa suunnittelujärjestelmästä vastaavien henkilöiden rooli muuttuu merkittävästi perinteisiin taloussuunnittelujärjestelmiin nähden. Tarvitaan yhdistävää tahoa, joka pystyy yhdistämään liiketoiminnan tarpeet mm. eri funktioiden, kuten talouden ja henkilöstöhallinnon tarpeisiin. Lopputulokseksi tulisi muodostua ratkaisu, joka palvelee liiketoimintaa heidän arjessaan ja tuottaa kuitenkin esim. talouden tarvitseman taloudellisen informaation niin tuloslaskelman, taseen kuin kassavirtalaskelman muodossa. Tarvitaan siis laaja-alaista tuntemusta organisaation toiminnasta sekä osaamista eri funktioiden näkökulmasta.
One set of numbers
Kytkettyjen suunnittelumallien avulla tiedot siirtyvät suunnittelun eri osa-alueista muihin osa-alueisiin reaaliaikaisesti, esimerkiksi investointien suunnittelusta tulos- ja tasebudjetteihin. Eli askel lähemmäksi monesti kalvoilla nähtyä tavoitetilaa ”one set of numbers”. Ei esimerkiksi enää jatkuvaa lukujen täsmäytystä eri osabudjettien ja lopullisen tulos- tai tasebudjetin välillä. Järjestelmien näkökulmasta kytketyt suunnittelumallit vaativat luonnollisesti myös enemmän logiikkaa. Tietojen siirtyminen osa-alueesta toiseen perustuu erilaisiin ohjaustekijöihin, joten mm. masterdata, sen laadun ja hallinnan rooli korostuvat.
Kertarypistyksestä jatkuvaksi suunnitteluksi
Järjestelmät mahdollistavat myös kalenterivuodesta poikkeavat suunnitteluajanjaksot ja ennen kaikkea jatkuvan suunnittelun, jolloin budjetointi ei jää irralliseksi kerran vuodessa tehtäväksi harjoitukseksi. Myös päätöksenteon tueksi on mahdollista saada aiempaa kattavammin tietoa, koska järjestelmässä jo saatavilla olevaa tietoa hyödyntäen voidaan simuloida erilaisten päätösten vaikutuksia sekä laatia erilaisia tulevaisuuden skenaarioita.
Ajattele laajasti alusta saakka
Moderni suunnittelujärjestelmä mahdollistaa paljon, mutta toisaalta se myös vaatii paljon. Kannattaa suunnitella jo alusta alkaen mihin järjestelmää tullaan käyttämään ja valita riittävät ja sopivat avainhenkilöt mukaan järjestelmän kehittämiseen ja ylläpitoon. Tarvitaan intoa miettiä ratkaisuja niin liiketoiminnan, IT:n henkilöstöhallinnon, johdon kuin taloudenkin näkökulmasta. Vaikka kokonaisuus olisi laaja, nopeita liiketoimintahyötyjä kannattaa tavoitella vaiheistamalla kehitys järkevästi, ja tekemällä aluksi perusratkaisu, jota voidaan myöhemmin laajentaa ja kehittää. Tarvitaan siis sekä teknistä että sisällöllistä näkemystä ja vastuunkantoa laajasta kokonaisuudesta.
Joskus yksinkertaisillakin oivalluksilla on mahdollisuus karsia päällekkäisyyksiä eri järjestelmistä muistaen se, että suunnittelujärjestelmän tärkein tehtävä on tiedon kerääminen. Järjestelmien avulla on mahdollista tehostaa prosesseja ja säästää aikaa, mutta toisaalta järjestelmäinvestoinneissa ei saada tehoja irti jos niihin ei panosteta aikaa riittävästi.
Kirjoittaja on määritellyt ja toteuttanut kymmeniä perinteisiä talousohjausjärjestelmiä ja uskoo niille olevan edelleen tarvetta. Monimutkaisia suunnittelumalleja ei kannata luoda ainoastaan siksi, että se on mahdollista. Toisaalta, uskon vahvasti modernien suunnittelujärjestelmien tuomiin hyötyihin. Järkevästi suunniteltuna ja kestävästi toteutettuna ne voivat olla merkittävä osa organisaation toimintaa, toiminnan suunnittelua ja päätöksentekoa.
