18.9.2014Blogi

Sähköinen asiointi tuottaa tulosta

Järvenpään kaupungin tekninen palvelupiste ilmoitti asiakkailleen 1.4.2014 siirtyvänsä sähköiseen toimintaan sijoitus- ja katulupien osalta. Hakemukset ja ilmoitukset jätettäisiin tuosta päivästä lähtien Lupapiste-palvelun kautta.

Ennen muutosta lupa-asioihin liittyen asioitiin pääosin paperihakemuksilla tai sähköpostilla, ja vaadittavat suunnitelmat toimitettiin paperisina. Tulleiden tietojen perusteella perustettiin asia kunnan asianhallintajärjestelmään, skannailtiin dokumentteja, kirjailtiin käsittelytietoja, pyydettiin lisätietoja, tulosteltiin, allekirjoitettiin ja skannailtiin taas. Lopulta, kun valitusajatkin olivat kuluneet, toimitettiin hakijalle päätös. Aikaa hakemuksen jättämisestä oli tällöin kulunut keskimäärin 3-4 viikkoa.

Muutoksen jälkeen 100% hakemuksista on tullut sähköisenä Lupapisteen kautta. Vaikka uusi toimintamalli tietysti ensi alkuun tuntuu oudolta ja aiheuttaa opettelua, ei murinoita tai vastalauseita sähköiseen asiointiin siirtymisestä ole kuulunut.

Syykin on selvä. Uusi toimintamalli on pudottanut sijoituslupien käsittelyajat murto-osaan. Normaalit hakemukset käsitellään nyt päivässä. Hankalampiin menee pari-kolme päivää, kun suunnitelmia käydään läpi ja lausuntoja pyydetään eri viranomaisilta.

Käsittelyajat ovat pudonneet keskimääräisestä 3-4 viikosta 1-3 päivään, eli siis noin 90 prosenttia.

Entä hakijat, miten he hyötyvät nopeammasta käsittelystä? Sijoituslupia hakevat ensisijaisesti teleoperaattorit, vesi- ja energiayhtiöt tai heitä edustavat suunnittelutoimistot ja konsultit. Luvanhakuvaiheeseen mennessä hankkeisiin on jo sitoutunut tehdyn suunnittelutyön kautta paljon yritysten pääomia. Pitkäksi venyvät käsittelyajat aiheuttavat hakijoille lisäksi ylimääräistä työtä, kun keskeneräisten hakemusten hallinta ja niihin liittyvä tiedonvaihto eri osapuolten kanssa vaatii oman aikansa. Yhdellä operaattorilla voi olla vuodessa tuhansia sijoitushakemuksia eri puolilla Suomea, mikä tekee luvanhaun hitaudesta sille ison mittaluokan ongelman ja kustannustekijän. Nopeampi käsittely vapauttaa siis rahaa ja resursseja, millä on positiivinen vaikutus yritysten liiketoimintaan ja talouteen.

Järvenpään mallia seuraten vastaava parannus on saavutettavissa muissakin kunnissa. Tässä on kuntasektorin kehittämisen ydin. Kyseenalaistetaan ja muutetaan vanhoja rakenteita ennakkoluulottomasti. Kehitetään yhdessä. Kopioidaan, hyödynnetään parhaat toimintatavat. Toisaalta opitaan paitsi omista, myös toisten virheistä. Käännetään itsemääräämisoikeus joka kunnan oikeudeksi ja velvollisuudeksi jakaa ja hyödyntää toisten tuotoksia. Sharing is caring.



Kirjoittaja Ilkka Mattila toimii Lupapiste-palvelussa kehitysjohtajana.