Q2 budjetti ei pitänytkään paikkansa. Kuulostaako tutulta? Vuosibudjettia on rakennettu ensin hartaasti 3-6 kk ja sitä on viimeistelty vielä mahdollisesti seuraavan vuoden alussa. Kun vuotta on kulunut ensimmäiset kolme kuukautta, on budjetti menettänyt kuitenkin jo tarkoituksensa. Jos on käynyt hyvin, ylätason tavoitteet on saavutettu. Kuitenkin lukuisat toiminnalliset muutokset (joita ei ole voitu syys-marraskuussa edes ennakoida) ovat vesittäneet tarkemman tason budjettien käyttämisen tavoitteena.
Budjetointia kohtaan esitetään paljon kritiikkiä. Sitä kritisoidaan prosessiin osallistuvien, prosessia hallinnoivien henkilöiden sekä johdon toimesta. Prosessi on työläs ja sitä tehdään muiden töiden ohella kiireisellä aikataululla, vaikka lopputulos on kuitenkin jo saneltu hallituksen toimesta. Pelkästään prosessiin sitoutunut ajankäyttö saattaa aiheuttaa kymmenien tai satojen tuhansien eurojen kustannuksia. Silti, jostakin kumman syystä budjetointia halutaan edelleen tehdä…
Budjetille on edelleen paikkansa
Mielestäni budjeteille on edelleen selkeä tarve ja niille on paikkansa, kunhan ne on rakennettu järkevästi ja linkitetty muihin suunnitteluprosesseihin. Karkeammalla tasolla tehdyn budjettistrategian tulee:
- konkretisoitua myös tarkemmilla tasoilla.
- jalkautua toimintoihin myös lukujen valossa.
- saada organisaatio keskustelemaan liiketoiminnan suunnasta ja siihen liittyvistä toimenpiteistä.
Budjetti ei kuitenkaan ole oikea paikka tehdä tarkan tason toiminnallisia suunnitelmia yli vuoden päähän. Harva yritys pystyy nykyaikoina ennakoimaan edes niin pitkälle. Kuinka budjetoinnille löydettäisiin sitten sille kuuluva rooli? Entä kuinka budjetoinnista voisi tulla jopa mukavaa?
Ensimmäiseksi on tunnistettava yrityksen suunnittelutarve, joka selviää miettimällä seuraavia asioita:
- Ketä varten budjetti tehdään? Mitä hallitus ja omistajat oikeasti tarvitsevat? Mitä tietoja rahoittajat tarvitsevat? Entä muut ulkoiset sidosryhmät? Entäpä sisäiset tarpeet kuten yksiköiden ja johdon tarpeet?
- Millainen toimintaympäristö on? Mikäli toimintaympäristö on stabiili, voi olla perusteltua panostaa kerran vuodessa vuosibudjetointiin ja päivittää vuoden mittaan ennustetta karkeammalla tasolla. Mikäli toimintaympäristö puolestaan ei ole staattinen, olisiko perustellumpaa siirtyä rullaavaan ennustamiseen? Tällöin vuosibudjetti voidaan ottaa talteen ennusteen versiona, lisäten siihen mukaan tavoitteita. Eli, ennuste säilyy realistisena ja budjetti tavoitteellisena.
Toisekseen, budjetointia on hyvä tarkastella myös seuraavien kysymysten kautta:
- Mikä olisi järkevä budjetointitaso? Onko järkevää budjetoida kaikkea tarkalla tasolla? Voidaanko keskittyä ainoastaan olennaisiin eriin ja muissa erissä käyttää kuluvan vuoden ennustetta pohjalla?
- Voidaanko olettaa ja yksinkertaistaa, mutta päästä silti samaan lopputulokseen? Entä voidaanko osa laskennasta automatisoida?
- Onko budjetti pelkästään talouspohjaista tavoitteen asetantaa, vai muodostuvatko talousluvut aidosti toiminnan kautta ajuripohjaisesti?
- Onhan budjetti realistinen ja linkissä oikeisiin toimenpiteisiin, joilla budjetti saavutetaan? Erottuvathan liiketoiminnan kannalta oikeasti kriittiset toimenpiteet ja kehityshankkeet massasta? Onhan niille oikeat seurannan mittarit asetettuna?
- Miten varmistutaan, että budjetti on linkissä strategiaan? Ja on linkissä strategiaan muutenkin kuin talouslukujen kautta? Onko yksilöiden tuloskortit ja samalla palkitsemisjärjestelmä linkissä budjetteihin ja samalla strategiaan?
- Kuinka paljon budjetointi vie oikeasti aikaa? Mikä on loppujen lopuksi siitä saatava hyöty organisaation kannalta? Entä yksittäisen ihmisen?
Toimintaympäristöllä, kulttuurilla ja toimintatavoilla on väliä
Mielestäni sekä toimintaympäristö että organisaation kulttuuri ja toimintatavat sanelevat, minkälainen budjetointiprosessi kannattaa luoda.
Organisaatiot siirtyvät koko ajan entistä enemmän vuosibudjetoinnista rullaavaan suunnitteluun. Tämä antaa useasti lisää kaivattua reagointinopeutta erilaisiin toimintaympäristön muutoksiin.
Esimerkiksi Solitalla, budjetointiprosessissa itse tietojen keräämisvaihe on todella kevyt verrattuna moniin muihin yrityksiin. Meiltä jäisi monta mahdollisuutta käyttämättä vuoden aikana, jos olisimme rakentaneet tarkan vuosibudjetin, jota yrittäisimme orjallisesti noudattaa. Meille on olennaisempaa ymmärtää ajantasainen tilannekuva. Ymmärrämme missä liiketoimintamme on nyt, mihin suuntaan olemme menossa ja havaitsemme jo varhaisessa vaiheessa suunnanmuutosten tarpeen.
Teemu työskentelee Solitalla vanhempana konsulttina tiedolla johtamisen parissa. Hänen erityisosaamistaan on liiketoiminnan suunnittelu, josta hänellä on jo 10 vuoden kokemus niin yksityisen kuin julkisen sektorinkin puolelta.
