5.10.2015Blogi

Organisaation oloinen intranet

Olemme käyneet viimeaikoina Solitassa kiivasta debattia siitä, mikä on intranetin rooli nyt ja tulevaisuudessa. On esitetty niinkin vahvoja ajatuksia, että intranet on kuollut, eikä nykypäivänä tarvita omaa erillistä intranetjärjestelmää. Perusteluna on esitetty, että intranetin korvaavat pistemäiset tiettyyn tarpeeseen vastaavat verkkopalvelut ja järjestelmät. Tähän suuntaan on mennyt esimerkiksi Microsoft ja Office 365, jonka aloitusnäkymä kokoaa yhteen useat eri palvelut. Myös Googlen palveluilla voidaan kattaa intranetien tehtäviä ja onpa Google-palveluiden pohjalle hiljattain julkaistu mielenkiintoinen intranetkonseptikin blokk.io.

Viimeiset vuodet tiivisti intranetien konseptointi-, määrittely- ja toteutusprojekteissa mukana olleena tämä herättää huolen: Onko keräämäni kokemus ja osaaminen intraneteistä piakkoin vanhenevaa kansanperinnettä? No, eihän se ole – näkökulmaan vain pitää tehdä tarkistusta. Pienellä täsmennyksellä voin minäkin haudata intranetin: Intranet on kuollut monoliittisena alustana, jolla pyritään ratkaisemaan kaikki tarpeet. Itse uskon, että kyllä jatkossakin, ainakin isommissa organisaatioissa, tarvitaan järjestelmä, joka kokoaa palvelut yhteen ja tarjoaa paikan perustiedoille organisaatiosta ja tukipalveluista.

Monoliitin sijaan kannattaakin rakentaa organisaation oloinen intranet, joka palvelee organisaation tarpeita, tavoitetilaa ja toimintaympäristöä. Kun intranet uudistus on käsillä, oli herätteenä sitten vanhentuva teknologia, yritysjärjestelyt tai se, että nykyinen intranet on tiedon hautausmaa, kannattaa organisaation oloista intranetiä lähteä määrittelemään kolmen tehtävän kautta:

1. Tunnista käyttäjätarpeet ja käyttötilanteet

  • Ei sieltä löydä mitään, sehän on tiedon hautausmaa.
  • Aika tylsä, ruma ja sekava.
  • Onhan noita kaikenlaisia järjestelmiä, mutta ei mulla ole oikein aikaa intrassa käydä.
  • Katson mä sieltä ruokalistan, mutta en paljon muuhun käytä.
  • Miksei se ole niin kuin Facebook?
  • Soitan mieluummin HR:ään ja kysyn suoraan sieltä, kun intran tietoon ei oikein voi luottaa.
  • Käyttäisin kyllä, mutta en ole koskaan toimistolla ja en pääse siihen kännykällä.
  • En avaisi, mutta kun se on pakotettu selaimenetusivuksi.

Tuntuuko tutulta? Et ole yksin. Valitettavan usein intranetit on edelleenkin jäsennetty organisaatiorakenteen pohjalta ja valitun intranetjärjestelmän ominaisuudet edellä ilman, että on kunnolla mietitty mihin tarpeeseen tieto ja toiminnallisuudet vastaavat ja miten ne nivoutuvat osaksi yrityksen prosesseja ja käytäntöjä.

Käyttäjille intranet merkitsee nykypäivänä, ja on aina merkinnyt, laajempaa kokonaisuutta erilaisia järjestelmiä tai oikeastaan niiden tarjoamia palveluita.

Käyttäjille intranet merkitsee nykypäivänä, ja on aina merkinnyt, laajempaa kokonaisuutta erilaisia järjestelmiä tai oikeastaan niiden tarjoamia palveluita. Ei käyttäjää kiinnosta, onko palvelu toteutettu EpiServerillä, Sharepointilla tai jollain muulla intranetalustalla. Tärkeintä käyttäjille on, että kyseillä oleva tietotarve tulee tyydytettyä tai tehtävä suoritettua mahdollisimman tehokkaasti ja miellyttävästi. Usein käyttäjiä haastatellessani ja kysyessäni intranetin käyttötavoista, käyttäjät kertovat tekevänsä matkalaskunsa intranetissä, ilmoittavansa poissaoloista intranetissä tai lukevansa talouden raportteja intranetissä, vaikka toiminnallisuudet sijaitsevat HR:n ja taloushallinnon järjestelmissä ja niihin vain siirrytään intranetin kautta.

Vinkit:

Opi tuntemaan intranetisi käyttäjät uudesta työntekijästä konkariin ja toimitusjohtajasta prosessityöläiseen. Hyödynnä käyttäjäkeskeisen suunnittelun ja palvelumuotoilun menetelmiä: haastattele, tee kysely, tunnista käyttäjäryhmät, laadi käyttäjäpersoonat, tarkkaile käyttäjiä kun he käyttävät nykyistä intranetiä ja tutki käyttöanalytiikkaa.

2. Määrittele intranetin tavoitteet ja mittarit

Käyttäjätarpeiden tunnistamisen rinnalla tulee määrittää tavoitteet intranetille ja se, miten organisaatio hyötyy intranetistä. Onko tavoitteena kehittää yrityskulttuuria tiettyyn suuntaan, parantaa työn tuottavuutta hyödyntämällä intranetiä operatiivisen toiminnan ohjaamisessa, tuoda hiljainen tieto näkyväksi tarjoamalla vuorovaikutus- ja verkostoitumisalusta vai rakentaa HR-portaali?

Usein kuultuja tavoitteita ovat esimerkiksi:

  • Intranet tukee avointa organisaatiokulttuuria ja tiedon jakamista organisaation sisällä.
  • Intranet parantaa työn tuottavuutta.
  • Intranetiä on helppo käyttää.

Sinänsä ihan tavoittelemisen arvoisia asioita, mutta ilman konkretiaa ja mittareita nämä todennäköisesti jäävät riveiksi konsultin Power Point -esitykseen. Vasta mittaaminen ohjaa tekemistä aidosti. Miltä kuulostaisi mitattavissa oleva tavoitteet? Intranetin uutiset tavoittavat 95% henkilöstöstä yhdessä arkipäivässä tai HR-lomakkeiden löytäminen on kaksi kertaa nopeampaa kuin nyt.

Intranetin uutiset tavoittavat 95% henkilöstöstä yhdessä arkipäivässä tai HR-lomakkeiden löytäminen on kaksi kertaa nopeampaa kuin nyt.

Mittaamalla ollaan jo hitusen lähempänä tavoitteiden saavuttamista, kunhan muistetaan, että intranet- ja muut tietojärjestelmät ovat vain työkaluja. Hyötyjä ei saada ulosmitattua, jos ei ymmärretä, että myös toimintatavat ja prosessit vaativat uudelleen suunnittelua.

Vinkit:

Ota johto mukaan tavoitteiden asettamiseen ja osoita johdolle organisaation oloisen intranetin kehittämiseen osoitettavien panostusten hyödyt, mieluiten euroina. Muista, että intranethanke vaatii muutosjohtamista.

3. Kuvaa intranetin rooli järjestelmäkentässä

Intranetin tavoitteisiin ja käyttäjien tarpeisiin peilaten kannattaa määritellä intranetin rooli ainakin yrityksen sisäisten viestintäkanavien, kommunikaatio- ja kollaboraatiotyökalujen sekä dokumentinhallinnan järjestelmien suhteen. Tilanteesta riippuen kannattaa tarkastella myös henkilöstöhallinnon, toiminnan ohjauksen ja taloushallinnon järjestelmiä.

Parhaassa tapauksessa voidaan karsia käytettävissä olevien järjestelmien määrää ja vähentää järjestelmien ylläpito- ja jatkokehityskustannuksia huomattavasti.

Määrittelemällä intranetin roolin intranethankkeen alkuvaiheessa voidaan välttää ylilyöntejä teknologiavalinnoissa, suhtautua realistisesti järjestelmätoimittajien ja myyntimiesten tietotyöfantasioihin ja näin tehdä juuri omiin tarpeisiin ja tavoitteisiin pohjautuvat teknologiavalinnat. Parhaassa tapauksessa voidaan karsia käytettävissä olevien järjestelmien määrää ja vähentää järjestelmien ylläpito- ja jatkokehityskustannuksia huomattavasti.

Vinkit:

Kuvaa intranet ja lähellä olevat järjestelmät käyttäjien, tarpeiden ja intranetin tavoitteiden näkökulmasta. Mitä tarpeita ja tavoitteita järjestelmät pyrkivät täyttämään? Mitä järjestelmiä eri käyttäjäryhmillä on käytössään? Älä sokeudu hienojen ominaisuuksien edessä, vaan kysy aina, miten ominaisuus voi tukea intranetin tavoitteita ja käyttäjien arkea.

Siis mikä ihmeen organisaation oloinen intranet?

Joskus kannattaa tukeutua yhteen järeämpäänkin järjestelmään, joskus taas voi riittää että käytössä on Googlen ilmaiset työkalut tai vaikkapa Facebook-ryhmä, kuten Janne Gylling provokatiivisessa videossaan ”Teit sitten intranetin” ehdottaa. Oleellista on, että teknologioista riippumatta organisaation oloinen intranet tukee käyttäjien tarpeita, tuottaa mitattavissa olevaa liiketoimintahyötyä ja sillä on selkeä rooli yrityksen tietojärjestelmien joukossa.

Aleksi Kallan työskentelee Solitalla Service Designer -roolissa vastaten palvelumuotoilusta ja palvelusuunnittelusta. Kiinnostuitko aiheesta? Lue lisää verkkopalvelut ja -kaupat tai Digitaalinen strategia ja transformaatio -verkkosivuiltamme.