08.03.2017Blogi

Onnistuneen projektityöskentelyn salaisuus

Projektityölle asetetut vaatimuksen ja odotukset kasvavat jatkuvasti, olipa kyse yrityksen sisäisistä tai ostetuista projekteista. Usein projektityöstä välittyy varsin kaoottinen fiilis: näkyviä tuloksia pitää saada aikaiseksi välittömästi ja toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin pitäisi pystyä reagoimaan silmänräpäyksessä. Paljastan tässä kirjoituksessa periaatteita ja toimintatapoja, joilla projekteille luodaan onnistuneet puitteet.

Reilun kymmenen vuotta erilaisia projektimuotoisia töitä tehneenä kokosin tähän alkuun seuraavan projektityöskentelyn luonnetta kuvaavan listan, joka voi kuulostaa joillekin liiankin tutulta:

  • Kehittämisen budjetti on kiristetty äärimmilleen kiristyvästä kilpailuasetelmasta johtuen.
  • Tekeminen työjonossa lisääntyy, mutta kehittämisen resurssit vaan vähenevät samaa vauhtia.
  • Projektiorganisaatio vaihtuu ja muuttuu jatkuvasti ympärilläsi.
  • Ylhäältä annetut aikataulut ovat utopistisia.
  • Priorisointi on hankalaa, jos ei jopa mahdotonta: jokaikinen tehtävä on luokiteltu kriittiseksi ja kiireellisenä hoidettavaksi.
  • Tuntuu siltä, että vanhat tutut toimintatavat eivät enää pure tai takaa onnistumista entiseen malliin.

Joskus olen tullut pohtineeksi sitä, ovatko jatkuva kaaos, kiire ja paine asioita, jotka on vain hyväksyttävä ja joihin on sopeuduttava koko työuraksi. Uskon, että uudenlaisella ajattelulla ja toimintatapojen muutoksella meillä on mahdollisuus saada vähemmällä yrittämisellä paras mahdollinen potentiaalisuus esiin itsestämme, työtovereistamme ja asiakkaistamme.

Yrityskulttuurit projektityön mausteena

Projektityöhön liittyy vahvasti yhdessä tekemisen meininki. Tai monesti emme puhu enää pelkästä projektityöstä, vaan jatkuvasta kehittämisestä ja kumppanuuksista.

Projektien tekeminen asiakkaan ja toimittajan yhteistyönä törmäyttää yhteen erilaisia arvoja, ajattelutapoja ja yrityskulttuureja. Tämä luo mahdollisuuden tuottaa jotakin uutta ja ennennäkemätöntä.

Yhteinen matka ei kuitenkaan ole välttämättä kaikkein helpoin kuljettava. Erilaiset kulttuurit ja toimintatavat aiheuttavat paljon väärinymmärrystä ja hampaiden kiristelyä, ja vaativat kompromissien tekemistä. Toisinaan ne vaativat jopa omista henkilökohtaisista arvoista ja periaatteista joustamista. Silti uskon vahvasti yhdessä tekemiseen ja yhteisen hyvän saavuttamiseen.

Solitalaisen projektityön taustalla on esimerkiksi vahvasti arvoihin nojaava yrityskulttuuri – välittäminen, rohkeus, intohimo ja rentous ovat vahvasti läsnä kaikessa mitä teemme. Arvot maustavat vahvasti myös projektityötä ja toimintatapoja.

Arvojen kautta myös asiakastyöhön voidaan tuoda paljon hyvää.

Arvojen lisäksi solitalaisessa projektityössä ”matkoppaus” on myös vahvasti läsnä. Matkaoppautteen kuuluu vastuu itse matkan onnistumisesta, tavoitteiden saavuttamisesta, hienosta kokemuksesta sekä tinkimättömästä laadusta. Kukin meistä on matkaopas asiakkaillemme omalla tavallaan. Projektityössä matkaoppaus voi olla esimerkiksi syvää teknistä asiantuntemusta, taitoa jäsentää ja muotoilla asiakkaan palvelut innovatiivisesti tai kykyä kannustaa ja ohjata projektitiimejä huippusuorituksiin.

Onnistuneen projekti- ja palvelutyöskentelyn pointit

Erilaiset toimintamallit konkretisoivat yrityskulttuuria, arvoja ja periaatteita. Tässä kuusi pointtia ja tärkeää huomiota, joiden varaan onnistuneet projektit on rakennettu (tai näin ainakin koemme omassa työpaikassani):

1. Toimivat lopputulokset ja asiakkaiden liiketoiminnallisten tarpeiden täyttymisen varmistavat toimintamallit.

Kiveen hakattujen projektityömallien sijaan uskomme yhteistyöhön, luottamukseen ja aitoon kumppanuuteen asiakkaidemme kanssa, ihmisten välisiin kohtaamisiin. Prosessit ja työkalut helpottavat arjen rutiineja, mutta eivät korvaa ihmisten välistä vuorovaikutusta.

2. Asiakkaan saaman arvon mittaaminen läpi projektien elinkaaren.

Asiakkaan projektista saama hyöty on meille tärkeää. Siksi tavoitteet määritellään projektin alussa asiakkaan kanssa yhdessä. Perinteisten projektimittareiden lisäksi pyrimme mittaamaan asiakkaan lopputuloksista saamaa arvoa jo projektin aikana. Projektin sisältöön ja suuntaan tehtäviä muutoksia arvioidaan asetettuja tavoitteita vasten.

3. Monipuoliset roolit ja työnkuvat.

Kannustamme rohkeasti kokeilemaan erilaisia työtehtäviä ja rooleja, millä varmistamme laajat kehittymismahdollisuudet ja kyvyn ajatella asioita eri näkökulmista. Kaikissa tehtävissämme kuitenkin korostuu kyky motivoida muita ihmisiä omalla esimerkillä, kyky omistautua ja kyky tarttua rohkeasti myös vaikeisiin asioihin.

4. Itseohjautuva osaamisen kehittäminen.

Osaaminen laajenee ja kehittyy automaattisesti tiimeissä, joissa on erilaisen kokemus- ja osaamistaustan omaavia ihmisiä. Suurin viisautemme asuu niissä ihmisissä, jotka kohtaavat ja ratkovat päivittäisessä arjessaan asiakkaiden haasteita. Tämä osaaminen ja kokemus on kyettävä hyödyntämään laaja-alaisesti ohi organisatoristen raja-aitojen.

5. Jatkuva palautteen kerääminen ja hyödyntäminen.

Palaute auttaa uudistumisessa ja kehittämisessä. Välitön palaute auttaa reagoimaan asioihin välittömästi ja korjaamaan suuntaa, jos tarvetta ilmenee. Projektien aikana pyrimme saamaan säännöllisesti palautetta asiakkaan ja meidän yhteiseltä projektitiimiltä ja muilta keskeisiltä sidosryhmiltä.

6. Aktiivinen retrospektiivikulttuuri.

Palautteen rinnalla retrot ovat keskeinen työkalu sisäisen toimintamme kehittämisessä ja projektitoiminnassa asiakkaiden kanssa. Retrojen avulla projektien ongelmia ja onnistumisia voidaan nostaa nopeasti esiin. Niillä myös kehitetään tiimin toimintaa ja yhteishenkeä ja autetaan tiimejä toimimaan entistä paremmin.

Tämän kirjoituksen tarkoituksena on toimia herätteenä onnistuneen projektityön tekemiseen. Haastan rakkaat, työhönsä intohimolla suhtautuvat kollegani avaamaan ajatuksiaan tarkemmin listan kustakin kohdasta kuin myös yleisemmin kertomaan projektiarjestaan ja niihin liittyvistä opeista, oivalluksista ja havainnoista.

Kiinnostuitko? Lue lisää asiakastöistämme ja palveluistamme verkkosivuiltamme tai ajankohtaisista blogeistamme. Kurkkaa lisäksi avoimet työpaikkamme, sillä etsimme jatkuvasti uusia solitalaisia joukkoomme. Oletkohan sinä seuraava Hannan kollega?

Hanna luotsaa Solitan asiakkuustiimejä toteuttamaan asiakkaiden tarpeisiin vastaavia ratkaisuja intohimolla ja ketterästi. Laaja-alainen kokemus asiakkaiden liiketoiminnan ja IT:n kehittämisestä auttaa mukautumaan erilaisiin toimintaympäristöihin ja löytämään asiakkaita parhaiten palvelevat ratkaisut.