08.11.2016 | Blogi

Nopeaa, läpinäkyvää ja näyttävää tiedolla johtamista

Teemu on työskennellyt kohta 10 vuotta tiedolla johtamisen ratkaisujen parissa. Moni asia on muuttunut. Esimerkiksi projekteille ja ratkaisuille asetetaan aikaisempaa huolellisemmin etenkin liiketoiminnalliset tavoitteet. Silti osa ratkaisuille asetettavista tavoitteista on edelleen yleisellä tasolla – niiden halutaan toimivan ja tuovan tuloksia nopeammin, läpinäkyvämmin ja näyttävämmin.

Keskityn kirjoituksessani näihin edellä mainittuun kolmeen yleiseen tavoitteeseen, vaikka aihetta olisi mielenkiintoista käydä kattavamminkin läpi. Yritän kääntää näitä yleistermejä lähemmäksi käytäntöä, jotta tavoitteita voitaisiin tarkentaa ja samalla niiden saavuttaminen mahdollistuisi paremmin.

1 Nopeammin

Nopeus on tavoitteista helpoiten mitattava. Silti sitä kannattaa tarkentaa, jotta kaikilla osapuolilla on varmasti yhtenäinen tavoite. Mitataanko kuukausiraportointiprosessia kalenteriajassa? Budjetoinnin läpivientiin tarvittavaa aikaa? Prosesseihin käytettävää kokonaistyöaikaa? Tietojen siirtymistä järjestelmästä toiseen? Tietojen päivittymistä raportointiin? Järjestelmän vasteaikaa käyttäjän suorittamaan toimintoon? Millä näihin voidaan vaikuttaa ratkaisun toteuttamisen näkökulmasta?

Kaiken A ja O on yksinkertaisuus (hyvällä tavalla). Ei kannata hukuttautua yksityiskohtiin, vaan keskittyä liiketoiminnan kannalta olennaiseen.

Yksinkertaista on nopeampaa rakentaa, se toimii varmemmin ja kestää tulevia muutoksia paremmin. Mikäli taas runsas yksityiskohtien määrä on liiketoiminnan kannalta tärkeää, kannattaa panostaa enemmän niihin, jotta ratkaisu säilyy käyttäjän kannalta yksinkertaisena.

Toisaalta voidaan miettiä juurisyitä: mikä aikaa oikeasti vie? Useimmiten juurisyyt kohdistuvat datan laatuun ja yhtenäiseen masterdatan hallintaan, eivät esimerkiksi BI-työvälineisiin. Datan laadun parantaminen ei yleensä ole projektin tavoitteissa, korkeintaan riskianalyysissä.

En kuitenkaan ole törmännyt kertaakaan tavoitteisiin, joissa haluttaisiin keskittyä päätöksenteon nopeuttamiseen.

Luonnollisesti raportointiprosessiin liittyy myös päätöksenteko, mutta organisaatioissa tehdään paljon päätöksiä eri tasoilla arjessa. Kuulisinkin mielelläni tarinoita onnistuneista projekteista, joissa: ”Päätöksentekoa tukeva materiaalia oli saatavilla reaaliaikaisesti, ja pystyimme tekemään vaihtoehtoislaskelman ja lopullisen päätöksen kokouksen aikana samantien.”

2 Läpinäkyvämmin

Läpinäkyvyyttä on  huomattavasti vaikeampi mitata kuin nopeutta. Sen osalta onkin suurempi riski päätyä erilaisiin tulkintoihin läpinäkyvyydestä tavoitteena. Jollekin läpinäkyvyys voi tarkoittaa kykyä porautua lähdetietoihin, ja samalla varmistua lukujen oikeellisuudesta. Joku toinen hakee puolestaan läpinäkyvyyttä liiketoimintaan, ymmärtääkseen mistä eristä summatut luvut koostuvat.

Ihmisen oma kapasiteetti ei riitä käsittelemään koko organisaation kaikkea toimintaa yksityiskohtaisella tasolla. Avuksi tarvitaan joko yksinkertaistuksia tai järjestelmäratkaisuja tai näitä molempia. Miten tiedolla johtamisen ratkaisuissa voidaan tuottaa läpinäkyvyyttä?

Mielestäni läpinäkyvyydessä on tärkeää mennä vielä askel syvemmälle, ymmärrykseen asioiden syy-seuraussuhteita.

Kuinka voimakkaasti Etelä-Aasian tulvien aiheuttama raaka-aineiden niukkuus vaikuttaa liiketoimintaamme loppuvuonna? Kuka myyjistä ennustaa kysyntää säännönmukaisesti liian optimisesti? Mitä hukkaprosentin parantaminen tarkoittaa tuotannon, asiakkaan tai kannattavuuden näkökulmasta?

Porautumismahdollisuudet tuovat läpinäkyvyyttä dataan – sen oikeellisuuteen ja sisältöön. Raportilta, työpöydältä tms. voidaan porautua tarkemmalle tasolle tai esimerkiksi ristikkäiseen näkökulmaan. Liiketoiminnan suunnittelussa kytketyt suunnittelumallit tuovat läpinäkyvyyttä, välillä armottomastikin. Tiedot siirtyvät esimerkiksi myynnin ja tuotannon suunnittelun välillä ja mahdollistavat yhden yhtenäisen näkemyksen muodostamisen.

3 Näyttävämmin

Yksi tiedolla johtamisen kulmakivistä, ajantasainen tilannekuva tiivistyy usein dashboardiin, työpöytään, johdon työpöytään, mittaristoon tai miksi sitä halutaankaan kutsua. Dashboard mahdollistaa järkevästi rakennettuna tilannekuvan näkemisen selkeästi ja nopeasti tulkittavasti. Tarkoituksella en kirjoittanut ”visuaalisesti näyttävästi”, koska mielestäni käyttäjäystävälliset grafiikat ja selkeä visualisointi ovat minkä tahansa modernin ratkaisun peruselementtejä.

Keskitytään itse sisältöön muutamien kysymyksien kautta. Sisältääkö dashboard ajantasaisen tilannekuvan eilisestä sisältäen historiatietoa? Kertooko se myös mihin suuntaan liiketoiminta on menossa tulevaisuudessa? Pääsenkö edellisessä kohdassa mainitusti kiinni helposti syy-seuraussuhteisiin? Nousevatko dasboardille huomiota herättävästi ne asiat, jotka ylittävät riskiarvoja tai vaativat akuuttia reagointia? Entä kun asia on nostettu esille, tarjoaako dashboard oikeanlaista tietoa päätöksentekoa varten?

Kilpailija muutti hinnoittelua. Mitä tarkoittaisi kannattavuudelle, mikäli muuttaisimme omaa hinnoitteluamme?

Mielestäni näyttävyyttäkin tarvitaan, etenkin kun halutaan julkaista tietoa organisaatiosta ulospäin. Ja sisäisessä käytössäkin käyttäjät ovat tyytyväisempiä, mikäli näytöllä olevat asiat miellyttävät silmää. Vaihtaisin kuitenkin tarjouspyyntöjen kysymykset käytettävistä graafityypeistä koskemaan mieluummin sitä, tukeeko ratkaisu skenaarioiden laatimista tai simulointia. Kukapa meistä ei haluaisi nähdä vilausta huomisen ajantasaisesta tilannekuvasta jo tänään, ennen päätöksentekoa hinnoittelumuutoksesta?

Heräsikö ajatuksia? Haluatko kuulla aiheesta lisää? Haluamme toivottaa Sinut ja kollegasi loppuvuoden tiedolla johtamisen tapahtumiimme keskustelemaan kanssamme aiheesta. Ilmoittaudu mukaan Jedox World Tour 2016 -tapahtumaan torstaina 17.11., jossa kerromme kuinka rakennat liiketoiminnan tilannekuvan suoraviivaisesti. Järjestämme myös Tiedolla johtamisen trilogia, osa 3: Analytiikkaa itsepalveluna -tapahtuman 7.12. Lisätietoa tulossa pian verkkosivujemme ajankohtaista-osioon.