Konsulttiyritysten tarjoukset ja konsulttien valinnat tulevista projekteista eivät perustu pelkästään liiketoiminnallisiin seikkoihin. Käsittelen tässä blogissa näkökulmia, joita ainakin itse arvioin tehdessäni päätöksiä uusista projekteista. Konsultointipalvelun ostajalle kirjoitus antaa konkreettisia ohjeita, kuinka haalit projekteihisi osaavia, sitoutuneita ja aikaansaavia konsultteja.
#1 Ajattele, että konsultti on uusi työkaverisi
Vaikka konsultti on jonkin alan erityisasiantuntija, uudella asiakkaalla aloittaminen on aina kuin ensimmäinen työpäivä. Kaikki on uutta, ihmiset ovat vieraita ja konsulttia voi jopa vähän jännittääkin.
Mikäli konsultti kokee itsensä ulkopuoliseksi, vaikuttaa se yhteistyön sujuvuuteen. Konsulttia kannattaa siksi kohdella kuin yrityksen muitakin työntekijöitä. Näin varmistat saumattoman ja toimivan yhteistyön heti alusta alkaen.
#2 Perusasiat kuntoon heti alusta alkaen
Ulkopuoliselle konsultille on suositeltavaa tilata kulkuoikeudet ja järjestelmien tunnukset valmiiksi ennen projektin alkua samaan tapaan kuin uusille työntekijöille. Liiketoiminnallisesti perustelu on selvä: konsultin työaika kannattaa käyttää varsinaiseen työhön, ei byrokratiaan.
Vaikka perusasiat on yleensä hoidettu kuntoon suurimmassa osassa tapauksia, löytää konsultin toisinaan työskentelemästä päivästä toiseen eri neuvotteluhuoneen nurkasta. Konsultin työolosuhteet on hyvä varmistaa vähintään yleisten toimistonormien mukaiseksi, koska näillä seikoilla on vaikutusta myös motivaatioon, vireystilaan ja viihtyvyyteen, mitkä puolestaan vaikuttavat työn tuloksiin.
#3 Alun kärsivällisyys palkitsee
Oma työhistoriani painottuu varhaisen vaiheen analytiikkaprojekteihin, joissa työtavat ja tavoitteet saattavat elää voimakkaasti työn edetessä.
Kokemukseni mukaan johdon odotukset projektin tuloksista noudattavat hypesykliä, joka on huipussaan projektin alkaessa, kun taas konsultin tietämys ja mahdollisuudet saada aikaan tuloksia heti projektin alussa ovat pienimmillään.
Kuva. Hypesykli sovellettuna projektin odotuksiin. Vaaka-akselilla on aika. Punainen viiva kuvastaa asiakkaan odotusten kehitystä. Sininen viiva puolestaan esittää konsultin kykyä tuottaa tuloksia ajan mittaan.
Epärealistiset alkuvaiheen odotukset aiheuttavat helposti kovan paineen ja ne saattavat kuormittaa henkisesti. Oman nyrkkisääntöni mukaan ensimmäinen kuukausi on koko projektitiimille opettelua, toisena kuukautena aletaan päästä vauhtiin ja kolmannessa toiminta alkaa vasta vakiintua. Tosin, tarkasti rajattu menetelmän testaaminen saadaan tehtyä jo paljon aiemmin.
Projektin johto ja muut tekijät haluavat luonnollisesti pysyä kartalla siitä, mitä konsultti on saanut työpanoksellaan aikaiseksi. On kuitenkin hyvä muistaa, että alkuvaiheessa toistuva tilannekuvan tiedustelu voi toimia myös itseään vastaan verottamalla konsultilta alkuvaiheen vaatimaa välttämätöntä luovaa ajatustyötä.
Työrauhan ja projektiseurannan kompromissiin tähtäävä ratkaisu on esimerkiksi tarjota konsultille työkalu tai kanava raportoida pienistäkin edistymisistä oma-aloitteisesti esimerkiksi jonkun viestintäsovelluksen kautta tai säännöllisissä tapaamisissa.
#4 Aseta projektille suunta ja kirkasta vastuut
On hämmentävää, kuinka usein hankkeen tavoitteet tai konsultin oma rooli voivat jäädä epäselviksi projekteissa. Esimerkiksi tällainen info projektin alussa tai valmistelevissa neuvotteluissa voi olla konsultille jo timanttia ja selkeyttää ja tehostaa työtä huomattavasti:
“Projektin tavoite on A ja siihen on ryhdytty koska B. Sinun roolisi on alustavasti C ja odotamme sinun saavan aikaan asiat D, E ja F päivämäärään G mennessä. Projektia johtaa henkilö H ja teknisissä asioissa voit kysyä henkilöltä I.”
Henkilökohtaisesti pidän tärkeänä yksityiskohtana projektitiimin välistä matalan kynnyksen kommunikointia. Mielestäni tämä onnistuu parhaiten tiimin yhteisellä chat-ryhmällä esimerkiksi Slackissa tai Skypessä. Vaikka sovellukset eivät korvaa fyysistä läsnäoloa, ne tarjoavat helpon tavan jakaa ja testata ideoita hyvin ketterästi ajasta ja paikasta riippumatta. Chat-ryhmällä voi olla positiivinen vaikutus myös tiimihengen rakentamiseen.
#5 Perustele projektin vaikuttavuus
Laadukkaiden konsulttitalojen kanssa työskennellessä konsulttipalveluiden ostajan on syytä kirkastaa oman yrityksensä ja alkavan projektin visio. Toisin sanoen, on tärkeää korostaa sitä, miksi työtä ollaan tekemässä.
Parhailla tekijöillä on valinnanvaraa ja parhaiden konsulttien saaminen projektiin voi olla kiinni siitä, istuuko projekti heidän maailmankatsomukseensa. Hyvä taustatarina voi ottaa kantaa vaikkapa siihen, kuinka monen ihmisen elämään projektin lopputulos vaikuttaa ja millä tavalla. Pieni ajatusten maalailu ei yleensä ole ainakaan haitaksi.
#6 Referenssit neuvotteluvalttina
Julkiset referenssit ovat konsulttitaloille merkittävä juttu. Referenssilupa voi olla esimerksi suostumus siihen, että konsultille annetaan lupa kirjoittaa blogi projektin kulusta konsulttiyrityksen nettisivuille projektin päätyttyä vaikkapa yhdessä asiakkaan kanssa. Referenssimahdollisuuden tarjoaminen on hyvä keino erottua muista konsulttipalveluiden ostajista, jos haluaa herättää parhaiden konsulttitalojen ja -tarjoajien mielenkiinnon.
Ostajamarkkinoilla erottumisen lisäksi hyvin tehty referenssi luo positiivista mielikuvaa asiakkaille, yhteistyökumppaneille ja työnhakijoille saatujen tulosten kautta. Parhaat referenssitarinat kuuluvat yleensä konsulttitalon kotisivujen luetuimpihin julkaisuihin.
Täältä löydät malliksi referenssin Solitan ja DNA:n yhteistyöstä: Tekoälyä hyödyntävä unelmien data-alusta.
Mikael työskentelee Solitalla Data Scientistina. Hän tuottaa datasta uutta liiketoimintaa ideoimalla asiakkaan kanssa, analysoimalla dataa ja viemällä älyn tietojärjestelmiin.