Rautatieliikenteen kilpailun avautumisen myötä VR on muutoksen edessä. Muutos koskettaa koko organisaatiota eikä vähiten IT:tä, sillä digitalisaatiolle on asetettu suuri painoarvo osana muutosmatkaa. Vuonna 2018 VR:n IT-yksikössä aloitettiinkin muutosohjelma, jonka tavoitteena on luoda pohja digitaaliselle transformaatiolle.
Lähdimme yhdessä VR:n Teemu Tapanaisen kanssa, jonka vastuualueeseen kuuluu yrityksen muutoksen tuki sekä ketterämmän organisaation edistäminen, toteuttamaan valmennuksen metodein muutosmatkaa, jonka tavoitteena on kehittää organisaation kyvykkyyttä muutokselle. Valmentamisella haluttiin yksilövalmennuksen kautta vaikuttaa yrityksen strategianmukaiseen kehittämiseen.
Miksi muuttua?
Teemu Tapanainen, toimit VR:llä Lead Agile Coachina. Miksi muuttua ja mistä tarve valmennukseen tuli?
Henkilökohtaisesta näkökulmasta muutoshanke tuli minulle hyvään aikaan, sillä viimeiset vuodet tuoteomistajan roolissa kehittämäni järjestelmä kokonaisuus alkoi olla valmis ja kaipasin kipeästi uudenlaisia haasteita ja tekemistä. Transformaatiohankkeen ja sitä seuranneen organisaatiouudistuksen myötä minulle tarjoutui mahdollisuus Lead Agile Coachin rooliin, jossa tehtävänäni on johtaa organisaatiotamme muutoksessa kohti ketterää ja arvon tuottoon perustuvaa kulttuuria.
Roolin omaksuminen vaati minulta henkilökohtaista kasvua, jota tukemaan saimme apua Jani Vesteriseltä, joka toimii Solitalla organisaatioiden muutosvalmentajana. Kevään aikana teimme Janin kanssa hienon matkan, jossa yhdistyi yhdessä tekeminen, valmentaminen ja sparraus.
Miten työtä lähdettiin edistämään ja miten valmennus toimi käytännössä?
Jani Vesterinen, toimit tässä tapauksessa Agile Coach -roolissa Teemun tukena – miten koit ja näit tilanteen, miten asioita lähdettiin edistämään ja minkälaisia tuloksia odotettiin?
Valmentaminen mahdollistaa henkilön potentiaalin kasvattamisen siten, että niin yksilö kuin organisaatiokin kehittyvät – siirtyvät ongelmista itseohjautuvaan ratkaisukeskeisyyteen. Valmentaminen on prosessi, jonka aikana valmennettava oppii itse oppimaan, kehittymään ja menemään tavoitteita kohti. Siinä ei opeteta, vaan opetetaan oppimaan. Erityisen hyvin valmentaminen sopii nykyiseen alati monimutkaistuvaan maailmaan – siinä pystytään hyvinkin ketterästi ymmärtämään eri kontekstien tarpeet ja tavoiteasetanta on kunnianhimoista ja realistista.
VR:n ja Teemun tilanne oli juuri tällainen: Oli suuntaa-antavia tavoitteita organisaation taholta, toisaalta ei ollut täysin selkeää, miten ne konkretisoituvat. Toinen puoli oli sitten henkilökohtainen kehittyminen uudessa roolissa.
Työskentelytavasta luotiin yhdessä joustava ja vahvasti tavoite ohjautuva. Valmentajan näkökulmasta tässä oli elintärkeä asia se, että Teemun esimies oli tähän myös sitoutunut; tähän oli mahdollista käyttää aikaa. Varsinainen valmennus tapahtui kevään 2019 aikana.
Työskentelytapa oli yksinkertaisuudessaan seuraava: Ensimmäisessä tapaamisessa kun aloitimme, Teemu valitsi tavoitteekseen oppimis- ja kehityssuunnitelman rakentamisen. Tätä aloimme työstämään valmennuksen menetelmin. Tapasimme noin kolmen viikon välein; tällöin kävimme läpi välitavoitteeseen liittyvät toimenpiteet ja vaikuttavuuden, seuraavan valmennussyklin tavoitteet ja edellytykset.
Valmentamisessa käytin yksinkertaista ja kokemuksen mukaan toimivaa GROW -mallia. Sovimme myös Teemun kanssa alusta asti periaatteista, miten valmennus tapahtuu ja miten tavoitteita seurataan.
Valmennuksen lisäksi toimin sparrausapuna erilaisten asioiden tiimoilta – tähän liittyi erinäiset ketterät portfoliot, työpajat ja toimintamallit. Nämä liittyivät läheisesti Teemun kehitysalueisiin ja oppimissuunnitelmaan.
Yhtenä esimerkkinä työskentelystämme nostaisin Teemun hyvin visuaalisen tavan hahmottaa ja ymmärtää maailmaa. Hän käytännössä piirsi hyvinkin paljon tavoitteensa, erilaiset stepit ja tapahtumat taululle tai digitaaliseen muotoon. Eli tärkeintä ei ole työkalut, vaan miten valmennettava haluaa ja kykenee itse parhaiten hyödyntämään omaa tapaansa kommunikoida ja jäsentää asiat.
Jani, kuvaisitko miten ja mitä käytännössä tehtiin, miten tuloksia seurattiin ja vaikuttavuutta analysoitiin?
Tärkeimpänä asiana valmennuksessa on pidettävä mielessä:
- tavoitteet ja välitavoitteet
- valmennettavan oma tekeminen ja sitoutuminen – valmennettavan omien kyvykkyyksien ja potentiaalin kaivaminen
- yrityksen luoma mahdollisuus kehittämiselle
Valmennuksessa kehitetään sekä yritystä että yksilöä. Yksilön kehittämisen kautta syntyy vaikuttavuus yrityksen strategian mukaiseen toimintaan. Tähän kiinnitimme jokaisessa valmennustapaamisessa huomiota. Meillä oli alussa määritelty muutostavoite henkilökohtaisten kyvykkyyksien kasvattamiselle, jotta yritystason tavoitteet on mahdollista saavuttaa. Pidimme myös taustalla koko ajan mielessä sen, että opittuja asioita on mahdollista skaalata laajemmin organisaatioon.
Merkittävänä tavoitteena on organisaation muuttaminen, ja jokainen pieni valmennussykli vie sitä tavoitetta kohti. Huomioiden 1) syklien välillä tapahtuneen muutoksen ja 2) mahdolliset hidasteet.
Viimeisimpänä lisäisin vielä toimivan ja rehellisen valmentaja – valmennettava -yhteistyön. Sekä tarpeiden tunnistamisen – sparraava valmentaminen on oikein hyödynnettynä erittäin tuloksellista ja kehittävää.
Teemu, kertoisitko vielä mitä opit valmennuksesta, tyydyttivätkö tulokset ja miten tästä eteenpäin? Miten organisaatio näki kehittymisen vaikutukset?
Henkilökohtaisesti kasvoin valmennuksen ja tekemisen kautta uuteen rooliin nopeassa ajassa. Kyseistä roolia ei myöskään ollut VR:llä aiemmin olemassa, joten valmennuksen avulla käytännössä määrittelimme roolini ja mihin tämän kaltaista tekemistä tarvitaan. Uskon, että valmennuksen tulokset näkyvät ulospäin itsevarmuutenani kertoa meidän muutostarinaamme ja johtaa yksikkömme kohti yhteistä visiota.
Opin myös luottamaan omaan tapaani tehdä työtä esimerkkinä visuaalinen hahmottaminen ja suunnittelu, jota hyödynnän nyt vielä aiempaa enemmän työssäni; se on minun tapani tehdä, hahmottaa maailmaa ja olen siinä hyvä. Koen, että olen viimeisen vuoden aikana onnistunut työssäni ja olen tällä hetkellä todella innostunut siitä mitä teen. Tästä osoituksena minut nimettiin valmentamisen lisäksi vastaamaan VR IT:n muutosjohtamisesta kokonaisuutena.
Organisaation muutos vaatii usein ihmisten kasvamista uusiin rooleihin ja valmennuksen kautta koin omakohtaisesti mitä tämä käytännössä ja parhaimmillaan tarkoittaa. Jatkossa tarkoituksenani onkin käyttää samoja muutosvalmentamisen keinoja organisaatiomme kehittämisessä.
Tällä hetkellä työni painottuu perinteisempään muutosjohtamiseen ja on ns. perustan kuntoon laittamista, mutta tavoitteenani on kasvaa organisaatiomme muutosvalmentajaksi ja olla näin mahdollistamassa paremman työntekijäkokemuksen ja kestävän muutoksen.
Antti Kleemola (CDO, VR), miten koet tämänhetkisen tilanteen VR:n IT muutosmatkalla?
Olemme muutosmatkan alkuraiteilla ja nyt on hyvä, että tähän saatu hyvät eväät ja opit joita nyt Teemu lähtee itse valmentajana hyödyntämään koko IT:n ketteröittämisessä.
Kuvassa valmennettava kuvaa valmentajalle, ’miten homma noin niinkun tehdään sit oikeasti’.
