Talousosasto puhuu budjetoinnista, myyntipäällikkö myynnin suunnittelusta, käyttäjien mielestä kyse on vain lukujen syöttämisestä raporteille – kaikki liittyy liiketoiminnan tulevaisuuden suunnitteluun, mutta termien sekamelska hankaloittaa keskustelua aiheesta. Pohja yhteiselle ymmärrykselle ja suunnittelun kehittämiselle luodaan määrittelemällä nykyistä selkeämmin se, mitä liiketoiminnan suunnittelulla tarkoitetaan. Tunnistatko näitä piirteitä oman organisaatiosi suunnitteluprosesseista?
Mitä liiketoiminnan suunnittelu tarkoittaa?
Uusien teknologioiden avulla liiketoiminnan tapahtumista voidaan tuottaa reaaliaikaisesti entistä suurempia datamassoja päätöksenteon tueksi. Lähtökohtaisesti dataa on kuitenkin saatavilla vain nykyhetkestä taaksepäin. Yhä nopeammin muuttuvassa maailmassa on kuitenkin entistä tärkeämpää kyetä ennakoimaan myös liiketoiminnan tulevia kehityssuuntia, suunnittelemaan tarvittavia toimenpiteitä ajoissa sekä ymmärtämään erilaisten skenaarioiden vaikutuksia liiketoiminnan kannalta.
Kuva 1: BI-menetelmillä luodaan informaatiota päätöksenteon tueksi konkreettisesta datasta, suunnittelun avulla myös asiantuntijatiedosta ja henkilökohtaisesta näkemyksestä.
Liiketoiminnan suunnittelulla tarkoitan liiketoiminnan tulevaisuuden kannalta merkityksellisen tiedon ja näkemyksen keräämistä, kokoamista ja konkretisointia päätöksenteossa hyödynnettäväksi informaatioksi. Osa tästä informaatiosta voidaan tuottaa automaattisesti olemassa olevan datan ja laskentamallien perusteella. Huomattavan suuri osa tulevaisuuden kannalta oleellisesta informaatiosta perustuu kuitenkin liiketoiminnan avainhenkilöiden näkemyksiin ja hiljaiseen tietoon.
Terminä liiketoiminnan suunnittelu on monitulkintainen
Näkemykseni mukaan sitä tehdään ensinnäkin liiketoimintalähtöisesti tärkeimpiin ajureihin perustuen ja toisaalta liiketoiminnallisten vaikutusten ymmärtämiseksi. Suunnittelulla tarkoitan tässä yhteydessä tulevaisuuden järjestelmällistä hahmottamista jostain seuraavasta näkökulmasta: toimenpiteiden suunnittelu, todennäköisimmän toteuman ennustaminen tai tavoitteiden asettaminen. Kenties perinteisin esimerkki liiketoiminnan suunnittelusta on budjetointi, jossa määritellään taloudelliset tavoitteet tai raamit seuraavalle vuodelle. Vaikka taloudellinen näkökulma ohjaakin suunnittelua vahvasti monessa organisaatiossa, vähitellen ollaan siirrytty puhumaan taloussuunnittelun sijaan liiketoiminnan suunnittelusta.
Pienessä organisaatiossa johto voi olla hyvin perillä liiketoiminnan kehittymisestä ilman varsinaista suunnitteluprosessiakin. Avainhenkilöiden lukumäärän kasvaessa ja liiketoiminnan monimutkaistuessa johdon on kuitenkin koko ajan vaikeampaa pysyä perillä liiketoiminnassa tapahtuvista muutoksista. Jos liiketoiminnan suunnittelu ei ole organisoitua, on hyvin haastavaa reagoida ajoissa muutoksiin ja perustaa päätöksentekoa ajantasaiseen informaatioon.
Onko suunnitteluprosessinne määrätietoisen kehitystyön tulos, vai onko se muotoutunut nykyisen kaltaiseksi ajan myötä? Onko se kuvattu ja dokumentoitu?
Kuten muukin hiljaisen tiedon konkretisointi, myös liiketoiminnan suunnittelu vaatii onnistuakseen yhdessä sovittuja periaatteita: mitä suunnitellaan, kenen toimesta, milloin ja miten lopputulosta hyödynnetään. Suunnitteluprosessi ei saa olla liian raskas tai aikaa vievä, muttei liian kevytkään, jotta sillä voidaan aidosti tukea päätöksentekoa. Sama koskee järjestelmiä, joita suunnittelussa käytetään: niiden tulee olla tarpeeksi helppokäyttöisiä, mutta riittävän monipuolisia.
Mitä liiketoiminnan suunnittelu pitää sisällään?
Liiketoiminnan suunnitteluksi voidaan laskea lukematon määrä erilaisia käyttötapauksia, ja jokainen organisaatio suunnittelee toimintansa osa-alueita eri tavoin. Jotta liiketoiminnan suunnittelusta voidaan keskustella sujuvasti eri organisaatioiden välillä, tarvitaan yhteisesti ymmärrettäviä viitekehyksiä.
Suunnittelun eri näkökulmat menevät yllättävän helposti sekaisin, mikä vaikeuttaa suunnittelun läpivientiä ja vääristää lopputuloksia. Huomioi siis, onko suunnittelussa kyse toimenpiteiden suunnittelusta, ennustamisesta vai tavoitteiden asettamisesta.
Helppo ja yleinen tapa kuvata erilaisia liiketoiminnan suunnittelun muotoja on tehdä jako operatiiviseen, taktiseen ja strategiseen suunnitteluun.
- Operatiivisessa suunnittelussa aikajänne on viikoista muutamiin kuukausiin. Sitä tehdään suhteellisen tiiviillä syklillä eli esimerkiksi viikoittain tai kuukausittain. Lähitulevaisuutta suunnitellaan luonnollisesti tarkemmin kuin pidempää aikaväliä, ja eri yksiköillä tai funktiolla voi olla hyvinkin poikkeavat operatiiviset suunnittelutarpeet, jolloin suunnittelua myös johdetaan yksikön tai funktion sisältä. Näkökulmana on tavallisesti konkreettisten toimenpiteiden suunnittelu tai todennäköisimmän toteuman ennustaminen.
- Taktisella liiketoiminnan suunnittelulla tarkoitetaan seuraavan 1 – 2 vuoden aikajänteen suunnittelua. Suunnittelusykli ei ole yhtä tiivis kuin operatiivisessa suunnittelussa, eikä sitä ole yleensä tarvetta tehdä yhtä tarkalla tasolla. Taktisessa suunnittelussa pyritään tavallisesti yhdistämään koko organisaatio saman suunnitteluprosessin alle. Suunnittelun näkökulmana on yleensä todennäköisimmän toteuman ennustaminen, tavoitteiden asettaminen tai niiden seuranta.
- Pidemmän tähtäimen strateginen suunnittelu on yleensä kerran vuodessa osana strategiatyötä tehtävä toimenpide. Suunniteltava aikajänne on useampia vuosia, toimialasta riippuen jopa kymmeniä. Strategisen suunnittelun ydin on konkretisoida valittu strategia tavoitteiksi ja mittareiksi, joihin organisaation tulee pyrkiä ja joiden toteutumista pystytään seuraamaan. Strategisessa suunnittelussa otetaan usein kantaa myös organisaation ulkopuolisiin tekijöihin eli liiketoimintaympäristön kehittymiseen, mikä ei välttämättä ole mielekästä operatiivisessa tai taktisessa suunnittelussa.
Taulukko: Esimerkkejä erilaisista suunnittelutapauksista.
Operatiivinen, taktinen ja strateginen ovat siis yleisimmät tasot, joihin liiketoiminnan suunnittelu eri organisaatioissa voidaan jakaa. Jaottelu on karkea ja yksinkertaistettu, mutta antaa hyvän lähtökohdan erilaisten suunnittelutarpeiden hahmottamiseen ja niiden kehittämiseen. Kuinka hyvin jaottelu on sovellettavissa teidän liiketoimintanne suunnitteluun?
Lue miten voimme auttaa liiketoiminnan suunnittelussa ja organisaatiosi suorituskyvyn johtamisessa
