21.2.2022Blogi

Julkishallinnon hankintojen viisastenkivi

HS Visio julkaisi tiistaina 1.2.2022 artikkelin julkisiin IT-hankintoihin liittyvistä epäkohdista otsikolla ”Hätäiset hankinnat”. Minä perehdyn vuosittain muutamaan sataan julkishallinnon tarjouspyyntöön, enkä täysin allekirjoita kaikkia artikkelissa mainittuja epäkohtia. Päinvastoin koen, että julkisten kilpailutusten taso on viime vuosien aikana parantunut. Yhdestä asiasta olen kuitenkin samaa mieltä: alituinen kiire ja resurssien niukkuus luovat epäkohtia tarjousprosesseihin.

HS Vision artikkelissa kuvattiin viisi ongelmaa, joihin puuttumalla IT-kilpailutuksista saataisiin haastateltujen mielestä tasapuolisempia ja paremmin tilaajan odotukset täyttäviä, ja näin asiakkaalla olisi myös mahdollisuus saada rahoilleen paremmin vastinetta. Artikkelissa mainittiin seuraavat epäkohdat:

  • Pienet toimijat rajautuvat ulos kisoista
  • Kilpailut ovat CV-kauneuskilpailuja
  • Rima on korkea mutta järjetön
  • Yrityksiä ei kuunnella, ja siksi hankinnoissa ei ratkota oikeita ongelmia
  • Hankintoja tehdään kiireellä

On hyvä tiedostaa, että julkisten IT-hankintojen arvo pyörii vuositasolla miljardiluokassa, eli tuolla rahalla saatava hankkeiden kappalemäärä lienee joitain tuhansia. Artikkelin mukaan lista perustuu haastateltujen kokemuksiin. Siitä ei käy ilmi, onko tarjouspyyntöjä järjestelmällisesti analysoitu, vai onko tulkinnat tehty puhtaasti fiiliksen perusteella. Itse perehdyn vuosittain muutamaan sataan julkishallinnon tarjouspyyntöön, eli oma näkemykseni on kaukana kattavasta analyysistä.

Läpikäymäni osajoukon pohjalta en täysin tunnista kaikkia artikkelissa mainittuja epäkohtia.

Osaamista ei mitata pelkän CV:n perusteella

Havaintojeni mukaan julkisten kilpailutusten taso on viime vuosien aikana parantunut. Vastaan tulee nykyään erittäinkin hyvällä asiantuntemuksella laadittuja, korkeatasoisia tarjouspyyntöjä, ja vain hyvin harvoin törmää enää puhtaisiin CV-kisoihin. CV on hyvä tapa varmistaa tarjottavan henkilön perusosaaminen, mutta toimittajavalinta vaatii sen lisäksi aina rinnalleen myös toisen tavan validoida tekijän sopivuus.

Asiakkaan tarve lopulta määrää, kuinka tarkkaan ehdokkaan osaamisen syvyys ja laajuus, projektikokemus sekä työskentely- ja vuorovaikutustaidot on syytä selvittää. Artikkelissa oli aiheellisesti todettu, että ohjelmistokehitys on lähes aina tiimityötä, jonka lopputulokseen vaikuttaa niin moni muukin asia, kuin tekijän työvuosien määrä tietyllä teknologialla.

Liikevaihdon minimirajoilla turvataan selustaa

Pienten toimijoiden kategorista karsiutumista kisojen ulkopuolelle en täysin allekirjoita. Asiakkaat asettavat joskus tarjouspyyntöihin osallistuvien liikevaihdolle minimirajat varmistaakseen toimittajien luotettavuutta, kapasiteetin riittävyyttä sekä toimitusvarmuutta. Minimiliikevaihdon sijaan riittävän suuren vastuuvakuutuksen vaatiminen toimittajilta taitaa kuitenkin olla nykyisin yleisempää.

Selustan turvaaminen on luonnollista – näinhän me tavalliset kuluttajatkin isoja hankintoja tehdessämme toimimme.

Kumppaneiden avulla mahdollisuus päästä kisaamaan isoista hankkeista

Vaikka tarjouspyynnöissä liikevaihtorajoja onkin, suuri osa tarjouspyynnöistä mahdollistaa tarjoamisen ryhmittyminä sekä voimavara-alihankkijoiden tai normaalien alihankkijoiden käytön. Kumppanoitumalla pienelläkin toimijalla on täydet edellytykset päästä kisaamaan isoistakin hankkeista. Yhteistyön ja avoimuuden lisääminen ylipäätään auttaisi varmasti koko alaa kehittymään.

Itse haluaisin nähdä huomattavasti enemmän yhdessä kumppanien kanssa tehtyjä tarjouksia, vaikka edustankin ns. suurta toimijaa.

Haastattele avainhenkilöt ja mittaa tiimin toimintaa

Järjestelmäprojektin toteutus on lähes aina tiimityötä. Hankkeella on suurempi todennäköisyys onnistua, kun sitä toteuttamaan saadaan yksittäisten virtuoosien sijaan saumattomasti toimiva moniosaajatiimi. Tästä johtuen toimittajaa valittaessa olisi suositeltavaa käyttää neuvottelumenettelyä, haastatella avainhenkilöt ja mitata tiimitehtävän avulla koko tiimin toimintaa. Julkishallinnossa tehdään näillä menetelmillä onnistuneita kilpailutuksia, joten benchmark-esimerkkejä on varmasti saatavissa.

Lisäksi monet toimittajat tekevät säännöllisesti asiakastyytyväisyyskyselyitä. Tutustuminen muiden asiakkaiden kokemuksiin näiden kyselyiden tulosten pohjalta, sekä aiempien asiakkaiden haastatteleminen, antaa varmasti arvokasta tietoa valintatilanteeseen.

Julkishallinnon tarjouspyyntöihin pätee sama totuus, kuin kaikkeen muuhunkin tekemiseen elämässä: aina on mahdollista parantaa. Johtavana päämääränä tulee kuitenkin olla asiakkaan kulloisetkin tarpeet. Suurimmat julkishallinnon organisaatioiden haasteet, joista kumpuaa epäkohtia tarjousprosesseihin, ovat varmasti alituinen kiire ja resurssien niukkuus.