16.08.2017Blogi

Excel – vihaa, rakkautta vai jotain muuta?

Väitän, että Excel on maailman käytetyin liiketoiminnan suunnittelun, seurannan ja analysoinnin työväline. Ainakaan kyselyihin pohjaten en usko olevani väärässä, sillä niiden mukaan lähes kaikki organisaatiot käyttävät Exceliä ainakin jollain tavalla. Mutta tulisiko niitä vihata, rakastaa vai onko olemassa jokin muu lähestymistapa?

Alan ammattilaisena seuraan aktiivisesti erilaisten työkalujen kehittymistä ja keskustelen aiheesta asiakkaiden ja kollegoideni kanssa. Jos katson pelkästään liiketoiminnan suunnittelun työkalujen markkinointiviestintää, niin markkina näyttää jakautuvan kolmeen lähestymiseen Excelin suhteen. Suhde on joko:

  • Rakkautta – halu vahvistaa liittoa Excelin kanssa niin, että kaikki hyötyvät sen käytöstä.
  • Vihaa – pakonomainen tarve tappaa Excel.
  • Jotain muuta: kuten hiljainen pakkoliitto Excelin kanssa, koska käyttäjät kuitenkin tahtovat sitä.

Mielestäni lähestyminen on melko mustavalkoista (kuten markkinointiviestinnän tulee ollakin). Asiakkaan näkökulmasta viestintä tuntuu kuitenkin sekavalta. Kuka on oikeassa? Ketä tulisi uskoa kun kaikki argumentit tuntuvat jollain tapaa järkeviltä? Lisäksi kun otetaan vielä huomioon viestin tulkitseminen vastaanottajan kokemuspohjaan perustuen, voidaan puhua jo hyvin eri asioista.

Pilkotaan Excel-suhteet pienempiin osiin

Excelin vihaajilta haluaisin selvittää, mitä oikeasti ollaan tappamassa? Exceliä rakastavilta haluaisin puolestani selvittää; miten Excelin hyvät puolet saadaan oikeasti säilytettyä eliminoimalla huonot puolet muutenkin kuin korulauseissa?

Jos lähtisin liikkeelle siitä, mihin Exceliä käytetään tässä aihekokonaisuudessa, päätyisin listaamaan kaiken mahdollisen.

Niinpä lähestynkin aihetta sen kannalta, onko ylipäätään edes mahdollista siirtyä pois Excelin käytöstä. Exceleistä luopuminen ja eroon pääseminen ei tule kysymykseen ainakaan kolmessa tapauksessa – silloin kun organisaatiossa…

…ei ole liiketoiminnan suunnitteluun tarkoitettua erillistä järjestelmää. Tämä ehkä siksi, koska siihen investoimista ei ole nähty tarpeellisena tai siihen ei ole rahaa ja/tai aikaa, vaikka tarve ja liiketoiminnan case olisi olemassa. Tässä tilanteessa luonnollisesti kaikki se, mitä ei tehdä ulospäin näkyväksi, tehdään Excelissä.

…hyödynnetään liiketoiminnan suunnittelussa ainakin osittain muita järjestelmiä, kuten toiminnanohjausjärjestelmää. Se palvelee osittain liiketoiminnan suunnittelussa, mutta sitä täydentämään joudutaan käyttämään muita järjestelmiä, kuten Exceliä.

…on liiketoiminnan suunnittelujärjestelmä, mutta se on tehty puhtaasti talousosaston ja ylimmän johdon tarpeisiin. Muille käyttäjille se toimii lähinnä tiedon syöttämisen välineenä johdon ja talouden tarvitsemalla tiedon tarkkuustasolla. Tai sen käyttö on vain rajatulle kohderyhmälle. Kaikki muu tehdään Excelissä.

Yllä mainituissa tapauksissa ei ole edes mahdollista ajatella Exceleistä luopumista, ellei päätetä luopua nykyisestä toimintamallista ja nykyisin tarvitusta tiedon tarkkuudesta.

Voiko olla tapauksia, joissa järjestelmä on jo olemassa, mutta Excelit jyräävät?

Voiko olla, että olemassa oleva järjestelmä on jopa suunnattu oikealle kohderyhmälle ja tarvittavilla käyttäjillä on pääsy järjestelmään, mutta silti Exceleistä ei olla päästy eroon? Alla muutamia esimerkkejä Excelien käytöstä tällaisissa tapauksissa:

  1. Laskentarakenteet ovat muuttuneet, mutta niitä ei ole voitu tai ehditty vielä viemään perusjärjestelmiin. Tyypillisesti vuoden alussa (tai muuten organisaatiomuutosten hetkellä) saattaa syntyä varjo-Exceleitä laskentarakenteiden muutosten vuoksi.
  2. Laskentarakenteet tukevat organisaation johtamista, mutta eivät yksittäisen käyttäjien tarpeita. Järjestelmässä ei ole riittäviä mahdollisuuksia paikata puutteita syöttämällä tietoja erittelyjen kautta tai tuottaa kommentoinnin kautta riittävää erittelytietoa.
  3. Järjestelmä ei mahdollista riittävien ja tarpeeksi läpinäkyvien oikaisujen syöttämistä eri hyväksyntätasoille, eikä toisaalta muutosten vyöryttämistä ylhäältä alaspäin. Oikaisujen kohdalla on riskinä, että oikaisuista tulee jatkuva kierre, jonka vuoksi lopulta kaikki suunnittelu ja raportointi tehdään Exceleissä, koska järjestelmiin ei ehditä ikinä tekemään tarvittavia muutoksia.
  4. Käyttäjät eivät osaa käyttää järjestelmää, johtuen esimerkiksi puutteellisista koulutuksista, ohjeistuksista tai koska järjestelmän käyttöä ei ole ikinä saatu jalkautettua kaikille käyttäjille.
  5. Järjestelmään rakennettu ajuripohjainen logiikka ei toimi kaikille, tiedon tarkkuustaso on käyttäjien näkökulmasta väärä tai järjestelmän pohjadata on puutteellista. Käytännössä kaikki suunnittelu tehdään myös varjo-Exceleissä.
  6. Järjestelmä on yksinkertaisesti liian hankala käyttää, joko sen itsensä vuoksi tai siihen asiakkaalle rakennetun logiikan vuoksi. Jälkimmäinen voi myös johtua monimutkaisista laskentarakenteista, jotka ovat kertyneet vuosien saatossa esimerkiksi paikkaamalla eri perusjärjestelmien kirjausten puutteita muissa järjestelmissä.

Useampi edellä mainituista kohdista voisi koskettaa mitä tahansa järjestelmää. Tästä herää kysymys, että voidaanko siis yksinkertaistaen olettaa, että joku järjestelmä voisi tappaa Excelit? Mielestäni ei, sillä siihen tarvitaan paljon muutakin kuten luotettavaa datan hallintaa, toimivia prosesseja ja käytäntöjä, kurinalaisuutta sekä käyttäjien todellisen tarpeen selvittämistä. Niissä asioissa, joissa näiden järjestelmien toimittajat ovat oikeassa, tulisi tehdä käyttäjille mahdollisimman helpoksi. Järjestelmien helppous lisää niiden käyttöä, mikä lisää taas niiden hyödynnettävyyttä.

No entä sitten toinen puoli, eli ne jotka vannovat Excelin nimeen ja rakastavat niitä osana järjestelmiä? Ovatko he keksineet jonkun viisasten kiven? Eivät todellakaan. Vaikka järjestelmä pohjautuisi osittain Exceliin, niin ei se edelleenkään ratkaise aiemmin esitettyä kuuden esimerkin kohtaa. He ovat tosin omalta osaltaan oikeassa, sillä Exceliin pohjautuminen tuo paljon joustavuutta – siksihän Exceliä käytetään! Excel tuo laskentojen mallintamiseen paljon mahdollisuuksia ja toisaalta se mahdollistaa myös käyttäjien Exceleiden kytkemisen järjestelmän tietokantaan, jolloin edes yksi totuus säilyy, vaikka jokainen tekeekin omalla tavallaan.

No mutta kuka sitten on oikeassa – rakastaako, eikö rakastaa vai jotain muuta?

Onko asia niin mustavalkoinen kuin markkinointiviesteistä on luettavissa? Entä onko joku lopulta oikeassa? Harmikseni en pysty antamaan suoraan vastausta, vaan joudun toteamaan, että tavallaan kaikki ovat edelleen oikeassa – jokainen näkökulma pyrkii minimoimaan asiakkaan tuskaa, omilla tavoillaan. Mutta miten sitten tulisi edetä, jos olet miettimässä kuinka saisit helpotusta liiketoiminnan suunnittelun tuskaan?

Neuvoisin lähtemään liikkeelle objektiivisella tarkastelulla ja vastaamalla kysymykseen; missä olette tällä hetkellä ja miltä tulevaisuus näyttää?

Auttaisiko koulutus tai asiantuntijan opastus tuomaan helpotusta tilanteeseen lyhyellä tähtäimellä?

Onko masterdata kunnossa? Tukeeko se myös suunnittelua, eikä pelkästään menneisyyttä? Onko riittävät governance luotu niin, että se on myös tulevaisuudessa kunnossa?

Täyttävätkö nykyiset laskentarakenteet käyttäjien tarpeet? Mahdollistavatko ne myöhemmin nopeatkin muutokset toiminnassa?

Mitä harvemmin toimintaa suunnittelevat oikeasti tarvitsevat? Entä tehokäyttäjät? Onko molempien tarpeet ratkaistavissa samalla tavalla?

Voisiko suunnitteluprosesseja kehittää järjestelmistä riippumatta? Tehdäänkö suunnittelua järkevällä tarkkuustasolla? Pitäisikö suunittelua keventää tai tarkentaa? Mitä tulevaisuudessa voisi automatisoida?

Pitäisikö selvittää tarkemmin, mihin Exceleitä oikeasti tällä hetkellä käytetään eri organisaatiotasoilla ja eri käyttäjien toimesta? Tai laatia näiden osalta suunnitelma siitä, mikä tulee jatkossa huomioida milläkin tavalla? Pitäisikö siirtää samat suunniteltavat asiat järjestelmään, lopettaa suunnittelu ko. tavalla tai linkittää Excelit järjestelmään?

Itse en usko Excelien tappamiseen, sillä niitä tulee olemaan aina. Niitä on pakko oppia rakastamaan – ainakin jollain tavalla.

Niille tulee löytää oikea rooli ja toimintaa tulee ohjata samalla aktiivisesti niin, ettei Exceleitä pääse syntymään tarpeettomasti sopimattomaan käyttöön.

Onko ongelma pöydällä, mutta et tiedä mistä lähteä liikkeelle? Autamme mielellämme alkuun pääsemisessä, esimerkiksi tarjoamalla helpon ja valmiiksi mietityn lähestymisen aiheeseen. Et ole ainoa, joka painii saman asian kanssa.

Teemu työskentelee Solitalla Business Insights –yksikössä yksityisen ja julkisen puolen asiakkaiden matkaoppaana tiedolla johtamisen ratkaisujen maailmaan.