Episerver CMS-julkaisujärjestelmä on viime aikoina kehittynyt lupaavaan suuntaan. Vuoden 2016 aikana julkaistiin useampia asiakkaan arkea aidosti helpottavia ominaisuuksia. Yksi näistä on Content approvals (sisällön hyväksyntä), joka mahdollistaa monipuolisten työnkulkujen ja hyväksyntäketjujen rakentamisen helposti ylläpitäjän käyttöliittymän kautta. Hyväksymiskäytännöt koetaan monesti byrokraattisina jäykkien isojen organisaatioiden juttuina, mutta fiksusti käytettynä niistä voi olla suurta iloa myös ketterämmälle organisaatiolle.
Tässä blogikirjoituksessa esittelen lyhyesti Episerver CMS-julkaisujärjestelmän uuden Content approvals -toiminnallisuuden ja peilaan sen tuomia mahdollisuuksia omaan kokemukseeni Episerver -palveluiden palvelupäällikkönä, asiakasorganisaation verkkopalveluiden tuoteomistajana sekä verkkoviestinnän sisällöntuottajana.
Työnkulut ja hyväksyntäketjut
Sisällönhallintajärjestelmässä työnkululla tarkoitetaan yleensä sisällönjulkaisuprosessin vaiheistamista tietyllä vakioidulla tavalla. Uusi sisältö etenee työvaiheesta toiseen tietyn ennalta sovitun prosessin mukaisesti ja vaiheiden siirtymäkohtiin voidaan kytkeä erilaisia automaattisia toimintoja tai käyttöoikeuksiin perustuvia hyväksyntäketjuja. Tyypillisesti siis esimerkiksi sisällöntuottaja voi tietyssä osiossa luoda uutta sisältöä, mutta sen julkaisemiseksi tarvitaan ylläpitäjän oikeudet.
Rajoitusten avulla on mahdollista pitää keskitetty kontrolli sisällön julkaisemiseen ja varmistaa, että jokaisen sisällön julkaisu noudattaa tarkalleen organisaation itse laatimia tai sille ulkopuolelta asetettujen vaatimusten mukaista prosessia. Kuulostaa jäykältä, mutta on välillä välttämätöntä. Content approvals mahdollistaa nyt sääntöjen toteuttamisen helposti.
Rajoitukset mahdollistajana
Monessa organisaatiossa verkkopalvelun julkaisuista vastaa viestintä- ja/tai markkinointitiimit, eikä sisällöntuottajien joukko ole kovin laaja. Muu organisaatio, esimerkiksi tuotevastaavat, lähettävät toiveitaan viestintään ja odottavat, että he ehtivät tehdä muutokset.
Uskon, että työnkulut voivat jossain tapauksissa helpottaa keskitetyn sisällöntuotannon ruuhkaa. Helpotusta voi tulla ainakin kolmella tavalla:
1. Yhä useampi asiantuntija tuottamaan sisältöä.
Content approvals mahdollistaa hyvin joustavien julkaisuoikeuksien asettamisen sisältöosiokohtaisesti.
Esimerkiksi tuoteinformaation selkeiden muutosten tekeminen verkkopalveluun voidaan vastuuttaa alueen asiantuntijoille, kun heille koulutetaan vain oman osionsa simppelien muokkausten tekeminen. Tällöin tiimi voi joko tehdä muutokset omaan osioonsa suoraan, tai merkitä muutokset valmiiksi, ja odottaa viestinnän tarkistusta ennen julkaisua. Näin sisällöntuotannon vastuuta voidaan hieman jakaa menettämättä keskitetyn sisällöntuotannon hyötyjä, eli yhtenäistä julkaisutapaa. Valmiin sisällön viilaus esitysasun osalta julkaisukuntoon on kuitenkin usein nopeampaa kuin sisällön luonti alusta asti.
2. Ostetut käsiparit töihin.
Toinen selkeä käyttötapaus löytyy organisaation ulkopuolelta.
Yhä useampi organisaatio tukeutuu sisällöntuotannon järjestämisessä ulkopuolisiin käsipareihin, eli erilaisiin konsulttitahoihin.
Ulkopuoliset sisällöntuottajat hallitsevat monesti itse sisällön luomisen, mutta he ovat harvemmin sisällönsyöttämisen asiantuntijoita. Ulkopuolisille sisällöntuottajille voidaan työnkulkujen avulla antaa samalla tavoin oikeus tehdä sisältö niin valmiiksi suoraan julkaisujärjestelmään kuin mahdollista, mutta julkaisusta vastaava taho voi helposti tarkistaa, että kaikki on kunnossa ennen julkaisua. Samalla voidaan todentaa, että jokainen sisältö on todellakin kulkenut oman organisaation vastuullisen käsien kautta.
3. Kynnyksen madaltaminen.
Kolmantena etuna voidaan nostaa alentunut sisällöntuotannon kynnys.
Sisällöntuottaja, joka harvemmin käy sisällönhallintajärjestelmässä, voi kokoa epävarmuutta oman osaamisensa suhteen.
Tällöin sisällön syöttäminen järjestelmään voi tuntua pelottavalta tai hankalalta, ja jää usein sen takia entistä harvemmaksi. Jos työnkulut on sovittu niin, että markkinointitiimi aina viimekädessä tarkistaa julkaistavat sisällöt, voi harvemmin sisältöä syöttävä henkilö myös luottaa tähän. Jos kaikki ei menekään ihan putkeen niin ei se ole niin vakavaa, ennen julkaisua se kuitenkin tulee tarkistettua. Rajat tuovat myös turvaa.
Content approvals (Beta) –rajoitteet
Content approvals on julkaistu Beta-vaiheessa, joten toiminnallisuus on aktiivisen kehityksen kohteena. Toistaiseksi toiminnallisuuteen liittyy vielä muutama selkeä rajoite, jotka toivottavasti poistuvat kehityksen edetessä.
Sisältölohkojen (blocks) julkaiseminen ei ole vielä tuettuna, joten työnkulut koskevat vain sivuja. Vaikka sivun julkaiseminen siis vaatisi erillisen hyväksynnän, voi sille lisätyn lohkon julkaista erikseen.
Sisällön julkaisuvastaava ei saa ilmoitusta julkaisua odottavista sisällöistä. Episerver on lisäämässä mukaan sähköposti- ja julkaisujärjestelmän sisäiset ilmoitukset (tasks). Episerverin ilmoituksiin kytkeytyminen tulee mahdollistamaan kytkeytymisen myös ulkoisiin järjestelmiin. Ilmoituksen odottavasta hyväksynnästä voisi saada siis vaikkapa tiimin Trelloon.
Content approvals – käytännössä
Käytännössä content approvalsin käyttö on helppoa. Sivuston ylläpitäjä (administrator) voi luoda uuden hyväksymisketjun (approval sequence) sisältöosiokohtaisesti. Sääntö luodaan valitsemalla päätaso sivupuusta ja sääntö on voimassa kaikille tämän päätason alta löytyville sisällöille. Yksi hyväksymisketju voi sisältää halutun määrän vaiheita, joilla jokaisella on yksi tai useampia hyväksyjiä. Monikielisillä sivustoilla on mahdollista asettaa vaiheiden hyväksyjät kieliversiokohtaisesti.
Yksinkertaisimmillaan ketju voi koostua vain yhdestä välivaiheesta ”Valmis tarkistettavaksi”. Sisällöntuottaja ei voi itse julkaista sisältöä, vaan hänelle tarjotaan ainoastaan vaihtoehto merkitä sisältö valmiiksi tarkistusta varten.
Tällöin vaiheen vastuuhenkilö(t) pääsevät hyväksymään tai hylkäämään tehdyt muutokset. Hyväksynnän jälkeen sisältö siirtyy ketjussa seuraavaan vaiheeseen ja mahdollisesti sen vaiheen käsittelijöille. Hylkäystilanteessa sisältö palaa takaisin alkuperäiselle sisällönluojalle muokkauksia varten.
Monivaiheinen ketju voisi olla esimerkiksi: ulkoinen sisällöntuottaja > oma sisältövastaava > oma tuotealueen päällikkö > palvelun päätoimittaja. Vaiheita voi luoda täysin oman tarpeen mukaan, joten toiminnallisuus mahdollistaa joustavasti organisaatiokohtaisten toiveiden täyttämisen.
Content approvals tulee todennäköisesti ratkaisemaan arjen haasteita monessa organisaatiossa. Kannustan miettimään, voisiko sitä hyödyntää rajojen lisäksi myös sisällöntuotannon kynnystä madaltavana tukena ja turvana?
Kiinnostuitko? Lue lisää verkkopalvelut -sivultamme tai ajankohtaisista blogeistamme. Kurkkaa lisäksi avoimet työpaikkamme, sillä etsimme jatkuvasti uusia solitalaisia joukkoomme.
Joonas työskentelee Solitalla projektipäällikkönä pääasiassa verkkopalveluhankkeiden parissa. Asiakkaalta Solitan puolelle siirtyneenä asiakasnäkökulma on Joonaksen vahvuus ja motivaationlähde. Mies peräänkuuluttaakin, että asiakkaan liiketoimintaa aidosti tukeva palvelu on aina helppokäyttöisin sekä organisaatiolle
