20.08.2020Blogi

Ennakoimalla onnistut – mutta miten tehdä se yrityksessä yhdessä?

Ennakoimalla onnistut

Pidempi säiden armoilla navigointi edellyttää varautumista eri olosuhteisiin. Kuten veneilyssä tai vaikkapa pesäpallossa, myös liiketoiminnassa yllättävissä tilanteissa onnistuminen edellyttää uhkien ja mahdollisuuksien tunnistamista, reagointikykyä, määrätietoista toimintaa, herkkää signaalien kuuntelua, kokemusta ja näkemystä. Kaikkeen tähän voidaan valmistautua skenaariotyön keinoin. Miten siis onnistua käytännössä johtamaan jotain, jota ei vielä ole olemassa?

Kyky sietää epävarmuutta on nykypäivän firmoille ja ihmisille elinehto

Aloitetaan pesäpallosta. Kentällä ulkovuorossa on joukkue, johon luotat. Syöttäjä osaa hommansa, samoin ulkokentän pelaajat, joka ikinen. Mutta mikä tekee tilanteesta erilaisen, on vastustaja. Lyöntivuoroon ei astukaan tuttu vastustajajoukkueen tähtilyöjä, vaan täysin tuntematon jokeri. Kukaan ei tiedä, miten hän lyö. Palloon hän osuu, se on varma, mutta onko tulossa taivaita hipova kaaripallo, ennustamattomasti poukkoileva kierrepallo vai pelottavan kova laakapallo, joka lentää polven korkeudella täysillä läpi takakentästä? Mitä voi tehdä?

Kuten pesäpallokentällä tuon jokerin astuessa kehiin, myös merellä on pakko varautua. Sääolosuhteet muuttuvat usein nopeasti ja voivat kasvaa rajuiksi. Veneilijälle on lopulta merkitystä vain sillä, millainen keli hänen kohdallaan vallitsee. Ei auta, vaikka viiden mailin päässä vallitsee tyyni ja aurinkoinen kesäsää, jos omalle kohdalle osuu syöksyvirtaus.

Epävarmuus yhdistää veneilyä, pesäpalloa ja bisnestä. Sinua ja minua. Kyky sietää epävarmuutta on nykypäivänä ihmiselle pakollinen taito, jos haluaa selvitä järjissään. Kyky toimia epävarmuudessa on yrityksille ainoa tapa selviytyä ja menestyä. Ei ole sen suuremmasta asiasta kyse. Vain elämästä.

Ennakkoon laadittu pelikirja nopeuttaa reagointikykyä

Tätä varten pesäpallojoukkue harjoittelee. Samasta syystä veneessä on kapteeni, mutta myös miehistö, joka tietää tehtävänsä. Kapteenin sana on laki, mutta kovassa sivutuulessa pahaan paikkaan rantautuessa ohjeet eivät riitä – tilanteen täytyy olla ennalta läpikäyty. Ei ole aikaa miettiä tai keskustella, muuten vene on kivillä sekunnissa. Reaktioiden on tultava selkäytimestä. Ja vaikka toimintatavat tiedettäisiin, yhden asian veneily opettaa paremmin kuin moni muu harrastus: Joskus sää todella pakottaa muuttamaan suunnitelmaa ja vaihtamaan määränpäätä. Joskus muutos on viisainta tehdä, jotta matkasta tulee siedettävä.

Jotta joukkue tai miehistö pysyy toimintakykyisenä, säilyttää rohkeutensa, luottamuksensa ja luovuutensa, viisas kapteeni keskittyy valoisaan visioon. Hän kertoo, mitä kohti ja miksi ollaan matkalla. Hän tietää, että pahimmillaan ollaan matkalla kohti helvetillistä myrskyä ja valmistaa miehistönsä toimimaan tarvittaessa raaoissa olosuhteissa, mutta ei hän sinne pahimpaan myrskyyn tähtää. Hän ei myöskään tuudita itseään tai miehistöään uskomaan, että oltaisiin matkalla ikuisesti aurinkoiseen myötätuuleen. Sen sijaan hän valmistautuu vaihteleviin, muuttuviin olosuhteisiin. Hänellä on määränpää ja reitti sinne kristallinkirkkaana mielessä. Silti hän on valmistautunut muuttamaan tarvittaessa reittiä.

Ennakoivia signaaleja seuraamalla valitaan sopivin suunta ja toimintamalli

Mikä saa kapteenin valitsemaan ajoissa vaihtoehtoisen reittisuunnitelman tai pelinjohtajan ohjeistamaan joukkueensa toimimaan tietyllä tavoin? Intuitio. Kokemus. Nämä kaksi sanaa tarkoittavat päällisin puolin eri asioita, mutta pohjimmiltaan kyse on pitkälti samasta. Kyseessä on ymmärrys siitä, mitä luultavasti tulee tapahtumaan seuraavaksi ja ymmärrys parhaista mahdollista tavoista toimia siinä tilanteessa. Läheskään aina tämä ymmärrys ei synny tietoisen analyysin ja harkinnan kautta, vaan kyse on tunteesta vatsanpohjassa.

Vaaditaan yrityksen ja erehdyksen kautta syntynyttä kokemusta, perstuntumaa. Samoin vaaditaan rohkeutta tehdä epätavallisenkin tuntuisia ratkaisuja. Rohkeus näiden tekemiseen tulee jälleen kokemuksesta. Se kasvaa niistä yrityksistä ja erehdyksistä. Design thinking -kontekstissa puhutaan kokeiluista.

Heikot signaalit, pienet merkit olosuhteiden muuttumisesta, ovat aivan olennaisessa osassa tulevan ennakoinnissa. Merellä kuunnellaan merisäätä ja seurataan parhaiksi todettuja tuuliennusteita. Ja samalla pohditaan, mikä palvelu antaa oikeasti luotettavimmat ennusteet. Kaikki seuraavat näitä. Hyvin varautunut kapteeni lukee myös luonnon heikkoja signaaleja ympärillään: pilviä, lintujen käyttäytymistä ja vedenpinnan väreilyä. Eikä ainoastaan kapteeni, vaan koko miehistö. Kun aaltojen kiiltävä pinta muuttuu mattamaisen väreileväksi ja veden sävyyn tulee petrolimaisia vivahteita, ollaan jo tilanteessa. Puhuri saattaa iskeä millä hetkellä hyvänsä, sanoivatpa yleiset sääennusteet mitä vain.

Tarinat ja kuvat saavat liikettä aikaan paremmin kuin excel-taulukko

Ennakoinnin lisäksi kapteeni kasvattaa toimintavalmiuttaan ymmärtämällä elämää merillä, muillakin kuin niillä, joilla hän itse parhaillaan seilaa. Hän kuulee tarinoita erilaisista sankarillisista seikkailuista, selviytymisstrategioista, erilaisten alusten hallinnasta, eri miehistöjen tekemistä ratkaisuista ja lopputuloksista, joihin ne johtivat. Ja hän istuu kauniina kesäiltoina miehistönsä kanssa sileällä rantakalliolla tai veneen kannella, tarinoi ja maalaa mieliin maisemaa näistä. Nämä ovat kullanarvoisia hetkiä. Tämä on sitä keskustelua, pohdiskelua, yhteisen ymmärryksen kasvattamista, joka hyvinä aikoina rakentaa koko miehistön merimiestaitoja ja valmiutta toimia silloin, kun tilanne on käsillä.

Lisäksi, mikä parasta, nämä tarinatuokiot – samoin kuin pesäpallojoukkueen saunaillat ja pelireissujen automatkat – rakentavat yhteishenkeä, hienoja muistoja ja motivaatiota jaksaa ponnistella silloinkin, kun myrsky raivoaa tai keli on rasvatyyni. Tai kun se tuntematon jokerilyöjä pistää todella pahan.

Miten johtaa jotain mitä ei vielä ole olemassa?

Epävarman, alituiseen muuttuvan tulevaisuuden kanssa työskentely on haastavaa. Kannettavana on vastuu yrityksen ja sen henkilöstön tulevaisuudesta, vaalittavana vaivalla rakennettu brändi ja viimeisen päälle hiottu koneisto, joka tikittää sveitsiläisen kellon lailla niissä olosuhteissa, joihin se on luotu. Mutta mitä tapahtuu, kun kaikki muuttuu?

Tähän voidaan varautua skenaarioilla. Ennakoida ja kuvata toimintaa etukäteen erilaisissa mahdollisissa tulevaisuuksien kuluissa. Skenaariotyön pohjaksi on ensin hyvä kirkastaa mikä on historiamme, vahvuutemme ja tarkoituksemme. Toiminnan loogisuus ja jatkuvuus kaikissa olosuhteissa on tärkeää, jotta kaikki sidosryhmämme, asiakkaat, henkilöstö kumppanit. osaavat ennakoida omaa toimintaansa eri tilanteissa yhteensopivasti kanssamme. Voimme sitten myös arvioida, kuinka toivottava jokin skenaario on omia arvojamme vasten.

Voittavan pelikirjan luomisessa on tärkeää katsoa ulos ikkunasta ja jäsentää mihin maailma on menossa ja mikä aidosti tuottaa asiakkaillemme ja sidosryhmillemme arvoa? Kyse on yhteiskunta- ja kulttuuritason analyysin nostamisesta vahvemmaksi osaksi asiakasymmärrystä, josta voi lukea lisää Anni Ojajärven blogikirjoituksesta: Strategian päivittäminen Covid-19 -ajassa – Mitä strategiajohtaja miettii?

Skenaariot muodostetaan siis epävarmuuksien varalle suhteessa firman strategiaan ja vallitseviin yhteiskunnan suuntauksiin. Skenaarioiden takana olevat oletukset kuvataan ja niihin liittyvät seurattavat signaalit tai indikaattorit (leading indicators) määritellään. Tällaisia signaaleja voivat olla esimerkiksi kilpailijoiden, asiakkaiden, toimittajien käyttäytymisen muutokset ja muutokset taloudellisissa olosuhteissa tai lainsäädännössä. Skenaariot kuvaavat odotettavissa olevia toimijoiden vuorovaikutussuhteita ja ne korostavat niihin liittyviä mahdollisuuksia ja uhkia.

Hyödynnä nyt mahdollisuus uuden arvon luomiselle

Suurin osa toiminnastamme on totuttua tapaa. Hyvä hetki uudistumiselle on silloin, kun jotain tuttua tapaa kyseenalaistetaan: kun joku tai jokin muuttaa elämämme rakennetta ja rytmiä. Kriisissä on luontevaa hakea luovia ongelmanratkaisuja, kuten korona-aikana ravintoloiden noutoruoka tai artistien digitaaliset live-konsertit. Mutta vain ne uudistukset, joilla on kulttuurista kaikupohjaa, siis todellista asiakasarvoa, jäävät elämään myös kriisin jälkeen.

Kyse on ympäristön lukemisesta, parhaiden toimintatapojen ennalta harjoittelusta, intuition ja kokemuksen kasvattamisesta, luottamuksen ja rohkeuden mahdollistamisesta ja kyvystä toimia tilanteen mukaan, oikeaan aikaan proaktiivisesti tai reaktiivisesti. Jos alkuunpääsy tuntuu vaikealta tai tarvitset tukea matkan varrella, ota meihin yhteyttä! Kokeneet asiantuntijamme auttavat kaikissa vaiheissa: esimerkiksi uuden asiakasarvon löytämisessä ja strategisessa asiakasymmärryksessä, seurattavien indikaattoreiden määritellyssä, uusien ratkaisujen muotoilussa, prototypoinnissa ja kokeiluissa sekä oppivan strategian käytäntöön viennissä.

Designajattelu strategiatyössä

Olemme koonneet tähän liittyen myös oppaan: miten ihmiskeskeisesti, monialaisesti ja kokeilujen kautta saavutetaan konkreettisia tuloksia. Tyypillisiä sovelluskohteita ovat uuden liiketoiminnan ja palveluiden kehittäminen.

Oppaassa kuvaamme perinteisen strategiatyön ja designajattelun välistä eroa ja kerromme, miksi nämä kaksi kannattaa yhdistää. Saat konkreettisia ja selkeitä ohjeita, joiden avulla pääset liikkeelle ja voit tuoda design-ajattelun tavat ja hyödyt oman organisaatiosi käyttöön.

Lataa ilmainen opas!