Näistä työkaluista on siis paljon apua organisaation toiminnan johtamisen tukena ja lisäksi ne ovat miellyttäviä käyttää. Valitettavasti ne eivät kuitenkaan tarjoa varsinaisia ominaisuuksia tietojen syöttämiseen, jota tarvitaan mm. budjetoinnissa, ennustamisessa sekä simuloinnissa. Usein näissä tarpeissa hyödynnetään Excel-tiedostoja, joiden kautta ne ladataan myös BI-työkaluihin todennäköisesti välivaiheiden kautta.
Olen itse Excelin suuri ystävä, mutta usein jo pienemmissäkin organisaatioissa törmätään Excelin haasteisiin.
Haasteita voi syntyä esimerkiksi samojen tietojen yhteiskäytöstä, yhden totuuden löytämisestä sekä läpinäkyvyyden puutteellisuudesta (etenkin monimutkaisemmissa Excel-malleissa). Puutteena voi olla myös, että kuukausiraporttipakettia ei voida kokonaisuudessa rakentaa kommenttien syötön kautta BI-työkalussa, vaan raporttipaketit työstetään hyödyntäen Powerpointia ja Exceliä, ilman että luvut ovat enää sidoksissa mihinkään järjestelmään.
BI-työkalun lisäksi tarvittaisiin siis suunnittelujärjestelmä/CPM-ohjelmisto, joka mahdollistaa tiedon keräämisen, suunnitelmien eri osa-alueiden (kuten osabudjettien) linkittämisen sekä reaaliaikaiset laskennat. Luvut, kuten ennusteet, olisi myös hyvä saada mahdollisimman pikaisesti seurantaraportointiin BI-työkaluun. Lisäksi raporttipakettien automatisointi auttaisi kovasti.
Kun BI-teknologia on jo valittu ja ehkäpä myös investoitu aikaa ja rahaa sisällön rakentamiseen sekä käyttöönottoon, ei välttämättä kannata investoida ratkaisuun, joka on merkittävästi päällekkäisessä roolissa nykyisen ratkaisun kanssa. Yksi järjestelmä ei välttämättä ratkaise nykyisin kaikkia tiedolla johtamisen tarpeita, vaan kokonaisuus voi muodostua useammasta keskenään reaaliaikaisesti integroituvasta järjestelmästä.
Mikä suunnittelujärjestelmä sopisi hyvin nykyisen BI-järjestelmän rinnalle?
Jedox on moderni suunnittelujärjestelmä, joka soveltuu sekä enterprise-tason käyttöön, että pienemmille organisaatioille. Hyvien integraatiomahdollisuuksien vuoksi sitä voidaan käyttää hyvin erilaisissa käyttötapauksissa. Asiakkaan tarpeiden mukaisesti Jedox on saatavissa sekä palveluna pilvestä, että lisenssipohjaisesti omille palvelimille asennettuna.
Jedox mahdollistaa helpot yhteydet SQL Server-tietokantoihin (Power BI), QlikSensen ja QlikViewn qvx-tiedostoformaattiin, Tableaun tde-tiedostoformaattiin sekä kymmeniin muihin tietolähteisiin/kohteisiin. Tietoja voidaan lukea näistä lähteistä, mutta toisaalta myös kirjoittaa toiseen suuntaan, eli mm. ennusteet saadaan siirrettyä jouhevasti BI-työkaluihin. Qlik ja Jedox sopivat elokuun alussa kumppanuudesta, joka mahdollistaa entistä tiiviimmän integraation järjestelmien välillä. Markkinoilla on myös muita QlikViewn kanssa yhteen toimivia järjestelmiä, mutta ne tarjoavat Jedoxia selkeästi rajatummat toiminnallisuudet.
Erilaisten tietokantojen ja tiedostoformaattien lisäksi Jedoxista löytyy myös valmis Salesforce yhteys, jota käytämme mm. Solitan omassa käytössä. Lisäominaisuutena on myös mahdollista hankkia valmis SAP connector (ERP/BW) ja starttipaketti, jotka mahdollistavat esim. talousdatan, dimensioidenhierarkioiden valjastamisen suunnittelukäyttöön todella nopeasti. Lisää yhteyksiä eri järjestelmiin pitäisi olla tulossa tämän vuoden aikana.
Mitä kaksi eri järjestelmää tarkoittaa käyttäjän näkökulmasta?
Tietojen siirto järjestelmien välillä on mahdollista automatisoida käyttäjälle huomaamattomaksi valmiiden yhteyksien avulla. Näkymiä voidaan upottaa ristiin – käyttäjä voi esimerkiksi avata suoraan QlikView-sovelluksen Jedox Webin käyttöliittymästä ja käyttää sitä vastaavasti kuin olisi avannut sen suoraan erillisen linkin kautta. Hän voi lisäksi välillä vaihtaa takaisin Jedoxin syöttönäkymiin.
Entäs nykyiset budjetti-Excelit? Mikäli tiedostot ovat järkeviä ja käyttäjäystävällisiä, ne voidaan kytkeä helposti Jedoxin dataan ja julkaista Jedox Webiin syöttöpohjiksi. Tutut ja turvalliset pohjat ovat käytössä, selaimen kautta päästään syöttämään ja käyttäjät eivät pääse enää muokkaamaan pohjien muotoiluja vaan ainoastaan syöttämään lukuja. Office-integraatio mahdollistaa puolestaan raporttipakettien muodostamisen niin, että Powerpointiin linkattujen Excel-raporttien luvut tulevat suoraan Jedoxista ja luvut saadaan päivitettyä nappia painamalla.
Ottamalla hyväksi todetun BI-työkalusi rinnalle modernin suunnittelujärjestelmän voit:
- Päästä Excelien tuskasta eroon, kuitenkaan kadottamatta Excelin hyötyjä
- Nopeuttaa ja parantaa raportointiprosessia
- Nopeuttaa ja parantaa budjetointiprosessia
- Mahdollistaa suunnittelun liiketoiminnan ehdoilla
- Vapauttaa talouden aikaa manuaalisesta työstä analysointiin
- Mahdollistaa myös mm. Asiakas- ja tuotekannattavuuslaskelmat
