09.11.2015 | Blogi

Asiointipolku digitaaliseksi – Halvalla Hyvää?

Sähköisen asioinnin vaihtumisesta oletusarvoiseksi asiointikanavaksi on puhuttu jonkin aikaa. Asiointikanavan digitalisointi ei tarkoita pelkästään sähköistä asiointia verkossa, vaan kokonaisuutta, johon kuuluu verkkoasiointipalvelun lisäksi asianhallinta, arkistointi ja mahdollisesti sähköinen työpöytä. 

Siirtymä vaihtoehtoisesta palvelukanavasta De Jureksi tulee olemaan hidas, mutta onneksi De Facto on helpommin saavutettavissa. Asiaan paneutuneet tunnistavat helposti termit kuten TOS, eAMS sekä SÄHKE2, joiden vuoksi väittämä ’Halvalla Hyvää’ ei ole aina ensimmäisenä mielessä, kun mietitään asioinnin digitalisoimista. Vai voitaisiinko saada Halvalla Hyvää? Pohditaanpa tätä hetki.

Verkkoasiointia ei ole vaikea toteuttaa

Useammilla virastoilla on suhteellisen rajallinen määrä hallinnollista asiointia vaativia tehtäviä. Kun näistä vielä tunnistetaan tärkeimmät, on verkkoasiointi helppo hankinta. Mieti kolme tärkeintä asiointiprosessiasi puhtaasti niiden käyttötiheyden mukaan ja toteuta niille kevyt sekä helppokäyttöinen verkkopalvelu huomioiden erityisesti käytettävyys (esimerkiksi palvelumuotoilun työkaluilla). Useasti näillä kolmella asiointityypillä voidaan helposti hoitaa jo 80-90 prosenttia kokonaisasiointimäärästä. Hyvällä käytettävyydelle varmistetaan kansalaisen ’kerralla oikein’ toiminta verkossa, jolloin kustannussäästöt ovat aivan omassa luokassaan verrattuna esimerkiksi geneerisellä lomakegeneraattorilla tuotettuun verkkoasiointiin.

 Joskus ihmistyöllä on ihan hyvä ROI.

Kun asiointi on saatu vireille, alkaa seuraava osuus. Kansalainen odottaa päätöstä ja aika juoksee. Sen sijaan, että verkkoasiointi integroidaan kaikkiin mahdollisiin sisäisiin järjestelmiin, kannattaa päätöksen tekijöille (sekä kaikille prosessiin osallistuville) tarjota helppokäyttöinen työpöytä. Sähköpostien lähettämisien sijaan voisi kevyellä työjonoratkaisulla tehostaa sisäistä toimintaa huomattavasti. Jos halutaan Halvalla Hyvää, kannattaa taustajärjestelmäintegraatioiden kanssa olla pihi. Erityisesti taustajärjestelmäräätälöinneillä saadaan yleensä todella pieni hyöty verrattuna rahamäärään, joka niiden rakentamiseen menee. Joskus ihmistyöllä on ihan hyvä ROI.

Asianhallinta – tuo kaikkien virkamiesten lempiprosessi

Asianhallinta on syystä säännöstelyä lakien ja asetusten muodossa, mutta pitääkö asianhallinnan ratkaisun olla kaikille sama? Usein asiointiin osallistuvan virkamiehen ei tarvitse käyttää monimutkaisia asianhallintaprosesseja, vaan kysymys on yksinkertaisesti asian hyväksymisestä, eli päätöksen teosta. Kirjaamoiden kannalta kattava ja monipuolinen asianhallinta on hyvä asia, mutta tarjoamalla peruskäyttöön niin yksinkertainen käyttöliittymä kuin mahdollista, pystytään virkamiehen verenpainetta varmasti alentamaan ja tehostaa samalla hänen työtään. Onko sellaisen hankinta sitten mahdollista, jos jotain pitää saada halvalla? Kyllä on. ’Viimeisen päälle’ -asianhallintatuote ei ole halpa, mutta yhdistelemällä joustavasti kevyttä sähköistä työpöytää ja taustana toimivaa säädösten mukaista asianhallintaa, saadaan hankintakustannukset helposti alas.

’Viimeisen päälle’ -asianhallintatuote ei ole halpa, mutta yhdistelemällä joustavasti kevyttä sähköistä työpöytää ja taustana toimivaa säädösten mukaista asianhallintaa, saadaan hankintakustannukset helposti alas.

Päätöksen jälkeen onkin aika sitten arkistoida. VAPA on historiaa, joten mitä tilalle? Mitäs jos mentäisiin pilveen? Suomesta on jo nyt saatavilla pilvipohjaisia, Suomessa sijaitsevia SaaS –ratkaisuja, joita voidaan käyttää arkistoina. Maksu on käytön mukaan varmasti halvempaa kuin oman järjestelmän ostaminen (ja ylläpitäminen). Jos palvelua täytyy jossain vaiheessa vaihtaa, saadaan ne dokumentit palveluista kyllä muualle siirretyksi. Pitkäaikaissäilytyksessä aikavälit ovat niin pitkiä, että on aivan varma, etteivät sähköisesti säilytyt dokumentit ole samassa digiarkistossa koko elinkaarensa ajan.

Saako Halvalla Hyvää? Suosittelen ainakin yrittämään. Lupaan itse aina asioida verkossa, jos sellainen mahdollisuus vain annetaan.

Kiinnostuitko? Lue lisää Sähköinen asiointi ja asianhallinta -verkkosivuiltamme ja ilmoittaudu mukaan keskiviikkona 11.11. järjestämäämme Solita HUB: Tehokkuutta sähköiseen asiointiin ja asianhallintaan -aamiaisseminaariimme. Lämpimästi tervetuloa! Voit myös seurata tapahtumaamme keskiviikkona Twitterissä alkaen klo 9 hashtageilla #SolitaHUB  ja @SolitaOy .