Dataa kerätään ja tallennetaan nykyään enemmän kuin koskaan aiemmin. Liiketoiminnan työpöydillä, eli dashboardeilla on merkittävä rooli tiedon välittäjänä, minkä vuoksi niiden käytettävyyteen ja ylipäätään laadukkuuteen on tärkeää kiinnittää huomiota. Kerron tässä blogissa oman kokemukseni perusteella 5 yleisintä dashboardien rakentamiseen liittyvää ongelmakohtaa ja muutaman vinkin, kuinka ne ovat vältettävissä.
Datan kerääminen itsessään ei auta organisaation henkilöstöä ymmärtämään liiketoimintaa yhtään paremmin tai tekemään parempia päätöksiä, vaan vasta tiedon välittäminen henkilöstön käyttöön tarjoaa tähän mahdollisuuden. Varsinkin itsepalveluratkaisujen lisääntyessä on hyvä tunnistaa ja pyrkiä välttämään dashboardeihin liittyvät yleisimmät virheet ja ongelmat. Alla viisi yleisintä ongelmaa (sekä selitykset ja vinkit siihen kuinka niitä voisi välttää).
Ongelma 1: Pyritään taklaamaan kaikki tarpeet yhdellä dashboardilla
Usein törmää toteutuksiin, joissa dataa on tuotu liian paljon yhteen ja samaan näkymään. Tästä ongelmasta on kaksi eri variaatiota: a) on pyritty ahtamaan kaikki käyttäjän tarvitsema tieto yhdelle dashboardille (tai raportille) ja b) on pyritty tarjoamaan kaikkien eri roolien tarvitsema tieto yhden dashboardin tai raportin kautta. Ongelmaksi näissä molemmissa tapauksissa yleensä muodostuu, että yhteen näkymään ympätään liikaa sisältöä ja dashboardista tulee lopulta sekava ja vaikeakäyttöinen.
Ongelman voi välttää suunnittelemalla dashboard-kokonaisuus jo alun perin monisivuiseksi siten, että yksittäisellä sivulla tarjotaan loogisesti yhteen sopivat tiedot tietyn käyttäjäroolin näkökulmasta.
Selkeä rakenne auttaa keskittymään kunkin osa-alueen tärkeimpiin tietoihin ja pitää yksittäiset näkymät selkeinä ja helppokäyttöisinä. Selkeä navigointi auttaa käyttäjää liikkumaan eri näkymien välillä ja palaamaan tarvittaessa taaksepäin.
Ongelma 2: Keskitytään vain detaljeihin eikä tarjota käyttäjälle yleiskuvaa tai kontekstia.
Tällaiseen toteutukseen ajaudutaan monesti insinöörimäisen lähestymistavan takia. Jos projektissa ei ole riittävää ymmärrystä mikä liiketoiminnan kannalta on tärkeää ja kuinka kaikesta lähtödatasta voidaan tiivistää olennainen, päädytään usein esittämään lähtödataa lähes sellaisenaan. Käyttäjien on tällöin vaikea hahmottaa kokonaiskuvaa, asioiden välisiä riippuvuuksia tai esimerkiksi pidemmän aikavälin trendejä. Pahimmassa tapauksessa käyttäjät saattavat joutua työstämään lukuja itse joko päässään tai viemällä tietoja exceliin ja tekemällä laskennat siellä itse.
Työpöytäkokonaisuuksien on hyvä sisältää yksi tai muutama yhteenvetosivu, joista käyttäjä pystyy nopeasti hahmottamaan kokonaiskuvan.
Perinteisillä raportoinnin osa-alueilla, kuten talouden tai myynnin raportoinnissa tietojen tiivistäminen yhteenvetosivulle osataan yleensä jo hyvin, mutta asia tulisi pitää mielessä myös muihin aihealueisiin liittyvissä toteutuksissa. Yhteenvetosivun tarkoituksena on kertoa käyttäjälle nopeasti, tarvitseeko tietoja tutkia tarkemmin ja vaatiiko tilanne jonkinlaisten päätösten tai muutosten tekemistä.
Uutta dashboard-kokonaisuutta rakennettaessa on hyvä ottaa suunnittelun lähtökohdaksi seuraava kolmitasoinen rakenne:
- Tarjoa ensin yksi koko ratkaisun laajuinen yhteenvetonäkymä, johon on tiivistetty oleellisimmat tiedot eri osa-alueista.
- Luo tarvittava määrä osa-aluekohtaisia yhteenvetosivuja, jotka sisältävät tärkeimmät ja hieman yksityiskohtaisemmat tiedot ko. alueesta.
- Lopuksi päästään kunkin osa-alueen detaljeihin, joista voidaan tarpeen mukaan luoda noin 1-3 sivua eri näkökulmista.
Ongelma 3: Käyttäjien oletetaan ymmärtävän ilman opastusta, mitä työpöydällä näkyvät tiedot ovat ja kuinka työpöytää käytetään
Melko usein törmää työpöytiin, joissa ei kunnolla kuvata siinä esiintyvää tietosisältöä. Työpöydästä tai sen komponenteista saattaa puuttua otsikot eikä yksittäisissä visualisoinneissa kerrota, mitä tietoja niissä esiintyy. Dashboardin tekijät tai määrittelijät eivät välttämättä huomaa ongelmaa itse, koska he tuntevat sisällön entuudestaan hyvin. Kuitenkin muille käyttäjille sisällön hahmottaminen on tällaisissa tilanteissa usein erittäin vaikeaa ja pahimmillaan he tekevät sisällöstä vääriä tulkintoja.
Sovittujen toteutuskäytäntöjen avulla on mahdollista ohjata työpöytää parhaiden käytäntöjen mukaiseksi, jolloin otsikot ja kenttien kuvaukset tulevat tehtyä.
Myös filtteröintiin, navigointiin ja muihin toiminnallisuuksiin liittyen on hyvä tarjota riittävästi tietoa ja opastusta. Säännölliset katselmoinnit auttavat huomaamaan asiaan liittyvät puutteet jo toteutusvaiheessa, jolloin ongelma voidaan korjata ennen tuotantoon siirtymistä.
Ongelma 4: Dashboardin layout jätetään suunnittelematta ja yhdenmukaistamatta välilehtien tai dashboardien kesken.
Todella sekavat yksittäiset dashboardit ovat onneksi melko harvinaisia. Kokeneemmat työpöytien tekijät osaavat suunnitella layoutin selkeäksi ja johdonmukaiseksi. Ongelmia tulee vastaan silloin, kun eri henkilöt toteuttavat eri työpöytäkokonaisuuksia samalle käyttäjäkunnalle. Tällöin ulkoasu, rakenne ja toiminnallisuudet jäävät helposti yhdenmukaistamatta eri kokonaisuuksien kesken, mikä vaikeuttaa työpöytien käyttöä ja omaksumista.
Tähän auttaa työpöytien toteutuksen alkuvaiheessa tehty käyttöliittymäsuunnitelma, jossa määritellään työpöytien perusrakenteet, ulkoasut ja toiminnallisuudet.
Työpöytien (kuten koko ratkaisun) toteutus kannattaa aloittaa yhdestä osakokonaisuudesta, jonka avulla luodaan käytännöt ja verifioidaan teknisten ratkaisujen toimivuus. Jos ko. suunnitelmat ja käytännöt luodaan vasta myöhemmin, on jo tehtyjen toteutusten yhdenmukaistaminen työlästä jälkeen päin.
Kuva. Tieliikenneonnettomuudet Suomessa vuonna 2016. Tableaulla toteutettu dashboard-esimerkki, jossa pyritty välttämään työpöytätoteutusten yleisimmät ongelmakohdat. Tästä huolimatta esimerkistä löytyy muutamia selkeitä kehityskohteita.
Ongelma 5: Tietoja visualisoidaan tarpeeseen sopimattomilla kuvaajilla
Dashboardeissa tai infograafeissa näkee toisinaan visualisointeja, jotka eivät parhaalla tavalla palvele tarkoitustaan. Työpöytien kuvaajatyyppien valinnat tuntuvat perustuvan usein enemmän tapoihin tai sattumaan kuin perusteltuihin valintoihin: käytetään paljon tekstimuotoisia taulukoita, piirakkavisualisointeja ja nopeusmittarin kaltaisia gauge-kuvaajia tilanteissa, joissa visualisoinniksi sopisi paremmin muun tyyppinen esitystapa. Toinen ääripää on käyttää moderneja ja usein monimutkaisia visualisointeja vain siksi, että ne näyttävät hienoilta.
Visualisointitavan valinnan pitäisi perustua ensisijaisesti siihen, mitä informaatiota ko. kuvaajalla halutaan käyttäjille välittää.
Suurimmassa osassa visualisointeja kannattaa suosia yleisesti vakiintuneita tiedon esittämisen tapoja. Yksinkertaiset pylväs- ja viivagraafit (ja niiden eri variaatiot) muodostavat edelleen hyvän perustan. Niitä voi tarvittaessa rikastaa sopivalla määrällä monimutkaisempia kuvaajia. Pääasia, että visualisointi korostaa juuri sitä tietoa, mitä työpöydällä halutaan kertoa. Lienee sanomattakin selvää, että kuvaajista kannattaa jättää pois kaikki ylimääräiset 3d-efektit, liukuvärit, varjostukset ja animaatiot.
Tero Honko työskentelee Solitalla liiketoiminnan analytiikan parissa. Hänen tavoitteenaan on auttaa asiakkaita ymmärtämään paremmin omaa dataansa, vallitsevaa informaation hallinnan murrosta ja tiedon visualisoinnin teknologiakenttää.
Kiinnostuitko aiheesta? Lue myös Jokamiehen dashboardin suunnittelun ja visualisoinnin perusteet -bloggaus ja katso Dashboardin suunnittelu -webinaaritallenne! Otathan rohkeasti yhteyttä, mikäli voimme auttaa sinua jotenkin!
