Oulun kaupunki

Uudistettu talousohjaus edistää digitalisaatiota ja järjestelmät joustavat muutoksissa

Oulun kaupunki on uudistanut toiminnan ja talouden suunnittelua yhdessä Solitan asiantuntijoiden kanssa. Kaupungin konsernihallinto, liikelaitokset, koulut, päiväkodit sekä muut yksiköt hyödyntävät nyt IBM Cognos TM1 -suunnittelujärjestelmää. Taloutta ja toimintaa halutaan suunnitella ja ennustaa aiempaa tehokkaammin koko kaupungin ja kaikkien yksiköiden osalta. Automaatiota, avoimuutta ja läpinäkyvyyttä ollaan viemässä uudelle tasolle.

  • 1,2 miljardia

    Oulun kaupungin vuosittaiset toimintamenot

  • 400

    ennuste- ja talousarvioprosessiin osallistuvaa henkilöä

  • 150 miljoonaa

    Oulun kaupungin investoinnit vuodessa

Tavoitteena joustava järjestelmä myös tulevaisuuden suuriin uudistuksiin

Oulun kaupunki on Suomen nopeimmin kasvavia alueita, ja sen asukasluku on nousemassa vuonna 2018 noin 205000 asukkaaseen. Oulussa on Suomen korkein syntyvyys ja kaupunki on kasvanut myös viiden kunnan kuntaliitoksen kautta.

”Haluamme tehostaa koko kaupungin ja liikelaitosten, koulujen, päiväkotien sekä muiden yksiköiden toiminnan ja talouden ohjausta. Aikaisemmin emme ole kyenneet tarkastelemaan kokonaisuutta niin hyvin kuin olemme halunneet. Suunnittelu on ollut virhealtista ja työlästä. Halusimme lisätä automaatiota, ja vähentää manuaalisen työn määrää”, sanoo Oulun kaupungin talouspäällikkö Armi Tauriainen.

”Tarvitsemme joustavan talouden suunnittelujärjestelmän, jonka avulla voimme varautua myös suuriin uudistuksiin, kuten sote- ja maakuntauudistukseen”, kertoo Tauriainen. ”Tämä hanke edistää osaltaan myös Oulun digitalisoitumista, joka lukeutuu kaupunkimme kärkihankkeisiin.”

Talousarvion valmistelu ja ennustaminen tehostuvat merkittävästi

Lähes 11000 henkilöä työllistävän Oulun kaupungin toimintamenot ovat vuodessa 1,2 miljardia euroa. Johdon tukiprosessien, toiminnan ja talouden suunnittelun sekä ennustamisen prosessien tehostamiseen kaupunki hankki IBM Cognos TM1 -järjestelmän.

”Päätöksenteon sekä talouden ja toiminnan ohjauksen tueksi tarvitsemme laadukkaampaa tietoa nopeammin. Rakennamme parempaa näkymää kaupungin yksiköihin. Talousarvio ja ennustaminen hoituvat nyt yhdellä ratkaisulla. Organisaation muutokset voidaan ottaa joustavammin huomioon, ja tieto on läpinäkyvämmin samassa järjestelmässä”, sanoo Oulun kaupungin konsernicontroller Johanna Niskanen. ”Emme ole kyenneet hyödyntämään talouden ja toiminnan järjestelmiä tehokkaasti integroituna kokonaisuutena. Tämä on muuttumassa, ja pääsemme eroon Exceleiden käytöstä. Talousarvion valmistelu ja ennustaminen tehostuvat merkittävästi.”

Talousarvio ja ennustaminen hoituvat nyt yhdellä ratkaisulla.

TM1-järjestelmä ulottuu myös kahdeksaan liikelaitokseen, kahteen rahastoon ja kahdeksaan lautakuntaan. Koko suunnitteluprosessiin osallistuu lähes 400 henkilöä, joista uutta järjestelmää käyttää tällä hetkellä lähes 200 suunnittelua tekevää henkilöä.

”Solitan asiantuntijoilla on talouspuolen osaamisen lisäksi kykyä johtaa näinkin vaativaa projektia. Se on edellyttänyt tiivistä yhteistyötä. Solita on tärkeä kumppanimme, ja teemme jatkuvaa kehitystyötä yhdessä talousohjauksemme osalta”, sanoo Tauriainen. ”Voimme hyödyntää talousdataa yhä tehokkaammin.”

Solitan asiantuntijoilla on talouspuolen osaamisen lisäksi kykyä johtaa näinkin vaativaa projektia. Solita on tärkeä kumppanimme, ja teemme jatkuvaa kehitystyötä yhdessä talousohjauksemme osalta.Armi Tauriainen, talouspäällikkö, Oulun kaupunki

Painopiste toiminnan suunnitteluun

Oulu näyttää henkilöstösuunnittelussa suuntaa muille julkishallinnon organisaatiolle.

”Työpanosta ja henkilökuluja voidaan nyt tarkastella yksiköittäin. Palkkasuunnittelua voidaan tehdä henkilötasolla sekä nimiketasolla. Eri nimikkeitä meillä on yli 900. Voimme arvioida tehokkaammin esimerkiksi päiväkotien palkkakustannuksia”, korostaa Niskanen. ”Liikelaitos Oulun Tilakeskus voi hallinnoida kaupungin omistamia kiinteistöjä ja niiden vuokrausta tehokkaammin. Kiinteistöjen yhteenlaskettu kerrosala on 890.000 bruttoneliömetriä. Siivouskustannuksia voidaan esimerkiksi arvioida yhä tarkemmin.”

Liikelaitos Oulun Serviisi tuottaa kaupungin noin 200 kouluun ja muihin kaupungin laitoksiin sekä yksiköihin siivous- ja ateriapalveluja. Päiväkoteja Oulussa on 89. ”Olemme päässeet jo pitkälle varhaiskasvatuksen taloussuunnittelussa. Päiväkotien johtajat voivat tehdä taloussuunnittelua lapsimäärän mukaan suoraan uuteen järjestelmään. Aterioiden määrää ja henkilöstön tarvetta voidaan esimerkiksi ennustaa tarkasti, eikä Exceleitä enää tarvita”, sanoo Niskanen.

Kehitämme rullaavaa ennustamista, ja panostamme käyttäjäystävällisyyteen.

”Hyödynnämme TM1-järjestelmää myös investointien ja poistojen suunnitteluun. Ennakoitavuuden odotamme paranevan koko kaupungin talouden osalta. Kehitämme rullaavaa ennustamista, ja panostamme käyttäjäystävällisyyteen. Voimme tehdä yhä monipuolisemmin myös vaihtoehtoisia laskelmia ja skenaarioita”, kertoo Tauriainen. ”Kytkemme toiminnan yhä vahvemmin suunnitteluun.”

TULOKSET

  • Oulun kaupungin organisaatioissa käytetään uusia työkaluja toiminnan ja talouden suunnitteluun sekä raportointiin.
  • Kaupungin yksiköissä voidaan tehdä nopeammin päätöksiä laadukkaamman datan ansiosta.
  • Kokonaisnäkyvyys kaupungin yksiköiden talousohjaukseen paranee.
  • Tavoitteena on, että manuaalinen työmäärä vähenee huomattavasti.
  • Ratkaisu joustaa kaupungin tulevaisuuden kasvaviin tarpeisiin ja digitalisaation edistämiseen.

Talousarvio ja ennustaminen hoituvat nyt yhdellä ratkaisulla.Johanna NiskanenKonsernicontroller, Oulun kaupunki

Solitan rooli

  • Solitan asiantuntijat ovat auttaneet Oulun kaupungin konsernihallintoa suunnitteluprosessien kehittämisessä, teknisessä toteutuksessa sekä IBM Cognos TM1:n käyttöönotossa.
  • Solita tuottaa myös TM1-järjestelmään liittyvän tukipalvelun sekä auttaa ympäristön kehittämisessä.

Teknologiat

  • IBM Cognos TM1 -järjestelmä talouden suunnitteluun sisältäen rullaavan ennustamisen, skenaariot, talousarvion, käyttösuunnitelmaa ja konserniohjausta tukevat toiminnot.
  • TM1-järjestelmä sekä esimerkiksi kirjanpidon, kiinteistövuokrauksen ja palkkauksen järjestelmät on integroitu kaupungin omaan tietovarastoon.