Oulun kaupunki on uudistanut toiminnan ja talouden suunnittelua ja ennustamista yhdessä Solitan asiantuntijoiden kanssa. Kun kaupungin konsernihallinto, liikelaitokset, koulut, päiväkodit ja muut yksiköt hyödyntävät kevään 2020 lopulla pilvipohjaista IBM Planning Analytics -suunnittelujärjestelmää, taloutta ja toimintaa voidaan suunnitella ja ennustaa aiempaa tehokkaammin. Uudistus lisää automaatiota, avoimuutta ja läpinäkyvyyttä.
mrd. € Oulun kaupungin vuosittaiset toimintamenot
henkilöä ennuste- ja talousarvioprosessissa
milj. € Oulun kaupungin investoinnit vuodessa
Oulun kaupunki on Suomen nopeimmin kasvavia alueita: Syntyvyys on Oulussa Suomen korkein, ja kaupunki on kasvanut myös viiden kunnan kuntaliitoksen kautta. Vuonna 2020 Oulun asukasluku on noin 207 000. Yli 10 000 henkilöä työllistävän Oulun kaupungin toimintamenot ovat vuodessa 1,3 miljardia euroa.
Päätöksenteon sekä talouden ja toiminnan ohjauksen tueksi Oulun kaupunki tarvitsee laadukasta tietoa nopeasti. Ennen uudistusta järjestelmät eivät toimineet integroituna kokonaisuutena, tekeminen oli hajautettua ja tietoa kerättiin muun muassa Excel-taulukoihin.
”Halusimme tehostaa koko kaupungin ja liikelaitosten, koulujen, päiväkotien sekä muiden yksiköiden toiminnan ja talouden ohjausta. Aikaisemmin emme ole kyenneet tarkastelemaan kokonaisuutta niin hyvin kuin olemme halunneet. Suunnittelu on ollut virhealtista ja työlästä. Halusimme lisätä automaatiota ja vähentää manuaalisen työn määrää,” sanoo Oulun kaupungin talouspäällikkö Armi Tauriainen.
Tavoitteena oli yksinkertaistaa talouden suunnittelua ja saada hallittava kokonaisuus, joka palvelee niin järjestelmän loppukäyttäjiä kuin kaupungin taloushallintoa ja johtoa. Uuden järjestelmän haluttiin tarjoavan tietoa läpinäkyvästi yhdessä järjestelmässä, jolloin talousarvion valmistelu ja ennustaminen tehostuvat merkittävästi ja organisaation muutoksiin, lakisääteisiin velvollisuuksiin sekä suuriin uudistuksiin kuntakentällä pystytään vastaamaan joustavammin.
Näihin tarpeisiin kaupunki hankki vuonna 2016 IBM Cognos TM1 -järjestelmän. Vuonna 2019 alkoi siirtyminen paikallisesta On-Premise-ympäristöstä pilvipohjaiseen Planning Analytics -versioon.
Nyt Oulu näyttää henkilöstösuunnittelussa suuntaa muille julkishallinnon organisaatioille. Työpanosta ja henkilökuluja voidaan tarkastella yksiköittäin, ja palkkasuunnittelua voidaan tehdä sekä henkilö- että nimiketasolla. Eri nimikkeitä Oulun kaupungilla on yli 900. Myös talousarvio ja ennustaminen hoituvat yhdellä ratkaisulla.
Esimerkiksi Oulun 57 päiväkodin johtajat tekevät taloussuunnittelua suoraan uuteen järjestelmään. Aterioiden määrää ja henkilöstön tarvetta voidaan ennustaa tarkasti, eikä exceleitä enää tarvita. Oulun Tilapalvelut -liikelaitos taas voi hallinnoida kaupungin omistamia kiinteistöjä – kerrosalaltaan yhteensä 896 000 bruttoneliömetriä – ja niiden vuokrausta tai vaikkapa siivouskustannuksia yhä tehokkaammin ja tarkemmin.
Järjestelmät ulottuvat seitsemään liikelaitokseen, kahteen rahastoon, yhteen taseyksikköön ja seitsemään lautakuntaan. Koko suunnitteluprosessiin osallistuu noin 250 henkilöä. Kun kaupungin eri osa-alueiden tieto tuodaan yhteen, saadaan koostettua talousarvio sekä rullaava suunnittelu.
”Hyödynnämme järjestelmiä myös investointien ja poistojen suunnitteluun. Rullaava ennustaminen ja käyttäjäystävällisyys ovat parantuneet koko kaupungin talouden osalta. Voimme tehdä yhä monipuolisemmin myös vaihtoehtoisia laskelmia ja skenaarioita. Toiminta on vahvemmin kytköksissä suunnitteluun,” kertoo Tauriainen.
"Rullaava ennustaminen ja käyttäjäystävällisyys ovat parantuneet koko kaupungin talouden osalta."Armi Tauriainen, Talouspäällikkö, Oulun kaupunki
Yli 20-vuotisen historiansa aikana Solita on kartuttanut vankan kokemuksen talouden suunnittelua tukevista projekteista. Tämä tieto ja ymmärrys alan suuntauksista sekä lavea kokemuspohja ovat hyödyttäneet myös Oulun kaupunkia.
”Solitan asiantuntijoilla on talouspuolen osaamisen lisäksi kykyä johtaa näinkin vaativaa projektia. Se on edellyttänyt tiivistä yhteistyötä. Solita on tärkeä kumppanimme”, sanoo Tauriainen.
Vuonna 2016 alkanut yhteistyö onkin ollut jatkuvaa kehittämistä. Talouden ja toiminnan ohjausta on hiottu eteenpäin sekä toimintamallien että työkalun osalta. Planning Analyticsiin siirryttäessä ympäristö haluttiin luoda mahdollisimman yksinkertaiseksi. Niinpä vanhasta prosessista karsittiin kaikki ylimääräistä työtä aiheuttaneet osuudet. Samalla pyrittiin siihen, että käyttäjäkokemus pysyisi mahdollisimman muuttumattomana.
"Solita on tärkeä kumppanimme."Armi Tauriainen, Talouspäällikkö, Oulun kaupunki
”Se, että jotain on mahdollista tehdä, ei vielä tarkoita että sitä kannattaa toteuttaa järjestelmään. Talouden suunnittelu on usein monimutkainen prosessi ja vaatii järjestelmän, joka aidosti tukee suunnitteluprosessia sekä sen käyttäjiä”, kuvaa Solitan liiketoiminnan analytiikan konsultti ja projektissa arkkitehtinä toimiva Lauri Rautanen.
Uusi pilvijärjestelmä self-service-ominaisuuksineen on kerännyt positiivista palautetta ensimmäisiltä käyttäjiltään.
”Pääkäyttäjäpuolella Planning Analytics tarjoaa enemmän työkaluja, ja tarvittavat siirrot ja lataukset on aiempaa helpompi tehdä. Olemme vähemmän riippuvaisia toimittajatyöstä, sillä pystymme tekemään esimerkiksi ylläpitotoimintoja itse”, kertoo Oulun kaupungin taloussuunnittelija Juho Vehkaoja.
”Planning Analytics on myös visuaalisesti siistimpi ja tarjoaa intuitiivisemman tavan analysoida dataa. Käyttäjät ovat kiitelleet järjestelmän selkeyttä ja käytettävyyttä. Kuntakentälle epätyypillinen ratkaisu on lisäksi herättänyt positiivista mielenkiintoa muissa toimijoissa”, Vehkaoja lisää.
Vaikka siirtymä Planning Analyticsiin on vuoden 2020 alussa vielä osittain kesken, ovat koko projektin alussa tavoitteeksi asetetut kokonaisluotettavuus, avoimuus ja läpinäkyvyys jo toteutuneet.
Päätöksenteon tueksi on saatu laadukkaampaa dataa, joka auttaa talouden hallinnassa, tulevaisuuden skenaariolaskennassa ja kaupungin johdolta vaadittavan tilinpäätösennusteen tuottamisessa. Tiedon rutiininomaisesta syöttämisestä on päästy analyysiin ja kokonaisuuksien tarkasteluun. Yksinkertaisempi taloudenhallinnan prosessi tekee myös työstä mielekkäämpää.
Kun viimeinenkin osuus Planning Analyticsiin siirtymisessä on valmis, tukee Solita Oulun kaupunkia muun muassa järjestelmän ylläpidossa sekä käyttöönottokoulutuksissa. Pitkäjänteinen, tuloksekas ja luottamukseen perustuva kumppanuussuhde ei pääty tähän.
”Olemme todella tyytyväisiä yhteistyöhön, ja kehitysputkessa on paljon ideoita tulevaisuuden varalle. Haluaisimme esimerkiksi laajentaa olemassa olevaa suunnitteluympäristöä koskemaan vielä uusia osa-alueita”, Tauriainen kertoo.
”Aluillaan Solitan kanssa on myös kustannuslaskennan pilottiprojekti, jonka toteutuminen auttaisi meitä lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttämisessä.”
Käsittelemme tietoja vastuullisesti. Lue tietosuojaseloste.
