Senaatti-kiinteistöt

Senaatti-kiinteistöt uudisti taloussuunnittelunsa – merkittäviä säästöjä ja näkymä tulevaan

Senaatti-kiinteistöt halusi yhtenäistää taloussuunnittelunsa ja hakea säästöjä uuden nykyaikaisen suunnittelujärjestelmän avulla. Uudistuksessa liiketoiminnan suunnitteluun keskittyvän Jedox-ratkaisun pohjalta Solita toteutti Senaatti-kiinteistöjen tarpeisiin muovatun talouden suunnittelujärjestelmän. ”Entiset järjestelmät olivat taustapeiliin katsomista. Nyt pystymme ennustamaan tulevaisuutta. Tiedämme, mihin suuntaan kustannukset ovat kehittymässä ja pystymme yhteistyössä asiakkaiden kanssa seuraamaan ja löytämään säästökohteita”, Senaatti-kiinteistöjen kiinteistöjenhallinnan asiantuntija Tomi Niskakangas kertoo.

Valtion kiinteistöasiantuntija ja toimitilakumppani Senaatti-kiinteistöt on viime vuosien aikana uudistanut koko taloudensuunnittelunsa ja ottanut käyttöönsä yhtiön tarpeisiin rakennetun taloussuunnittelujärjestelmän. Senaatti-kiinteistöillä oli aiemmin käytössään monia erillisiä järjestelmiä ja lukuisia exceleitä. Kokonaiskuvan muodostaminen oli työlästä ja vaikeaa. Senaatti halusi yhtenäistää ja tehostaa taloussuunnittelun kokonaisuutta uuden nykyaikaisen taloussuunnittelujärjestelmän avulla.

Tulokset:

  • Senaatti-kiinteistöt sai paremman ja yhtenäisemmän näkymän asiakkaisiinsa
  • Senaatti-kiinteistöt pystyy ennustamaan vuokraustoiminnan tulevaisuutta ja rakentamaan erilaisia tulevaisuuden skenaarioita
  • Taloussuunnitteluun ja budjetointiin käytetty aika on vähentynyt selkeästi aiempaan nähden
  • Uusi järjestelmä auttaa tekemään merkittäviä säästöjä valtion toimitilakustannuksissa
  • Yhdenmukainen data helpottaa suunnittelutyötä ja vähentää virheiden määrää
  • Johdon kiinnostus datalla johtamiseen on lisääntynyt

Senaatti-kiinteistöjen tehtävänä on kehittää vastuullisesti valtion kiinteistövarallisuutta ja huolehtia kulttuurihistoriallisista kohteista. Senaatti-kiinteistöt huolehtii merkittävästä osasta valtion omaisuutta.

”Kaikki budjetointi tehdään nyt samalla työkalulla ja järjestelmällä, useita eri exceleitä ei enää ole. Aiemmin talouden suunnittelutieto, ja sitä koskevat periaatteet ja laskentalogiikat, olivat hajallaan. Nyt voimme tarkastella kokonaisuutta helpommin ja reaaliajassa”, Senaatti-kiinteistöjen Business Controller -ryhmän päällikkö Mikko Herajärvi kertoo.

”Haimme käyttäjäystävällistä ratkaisua, ja olemmekin saaneet käyttäjiltä positiivista palautetta järjestelmän helppokäyttöisyydestä”, Senaatti-kiinteistöjen business controller Kirsi Ahdevainio kertoo.

”Kaikki budjetointi tehdään nyt samalla työkalulla ja järjestelmällä, useita eri exceleitä ei enää ole."

Mikko Herajärvi, Head of Business Control, Senaatti-kiinteistöt

Tiivis yhteistyö onnistumisen avain

Taloussuunnittelujärjestelmän hankinta oli osa Senaatin talouden raportointi- ja järjestelmäuudistusta. Erilaisiin vaihtoehtoihin tutustumisen jälkeen Senaatti-kiinteistöt päätyi tarkasti omat tarpeet huomioivaan taloussuunnittelujärjestelmään.

Uudistuksessa liiketoiminnan suunnitteluun keskittyvän Jedox-ratkaisun pohjalta Solita toteutti Senaatti-kiinteistöjen tarpeisiin muovatun talouden suunnittelujärjestelmän. Projekti piti sisällään vuosibudjetoinnin, järjestelmän toimitusprojektin, vaatimusten mukaiset modifikaatiot, konversiot ja integraatiot sekä ratkaisun kehitys-, koulutus- ja ylläpitopalvelut dokumentaatioineen.

Proffa-toimitilasalkku rakennettiin myöhemmin samalle alustalle. Työkalu antaa kattavan kuvan Senaatin asiakkaiden tilakustannuksista ja niiden kehityksestä sekä mahdollistaa erilaisten skenaarioiden tuottamisen ja vertailun.

”Yhteistyö asiakkaan ja Solitan kanssa on ollut alusta asti rakentavaa ja järjestelmän kehitys jatkuu hyvässä yhteishengessä”, Solitan asiakasvastaava Timo Kiiskinen kertoo.

”Solitan kanssa on aina ollut helppo keskustella asioista liiketoiminnan näkökulmasta, liiketoiminnan kehittäminen keskiössä."
Tomi Niskakangas, Senaatti-kiinteistöjen kiinteistöjenhallinnan asiantuntija

Ketteryys ei ole sanahelinää

Solitan ja Senaatin yhteistyö oli alusta asti sujuvaa ja projekti pysyi aikataulussa. ”Kaikki on tapahtunut erittäin hyvässä hengessä. Solita on innokkaasti palvellut meitä ja toteuttanut toiveitamme. Hyvässä yhteistyössä olemme rakentaneet toimivia ratkaisuja ideoidemme pohjalta”, Herajärvi kertoo.

Senaattilaiset kiittelevät myös Solitan liiketoimintalähtöistä ja ketterää lähestymistapaa. ”Solitan kanssa on aina ollut helppo keskustella asioista liiketoiminnan näkökulmasta, liiketoiminnan kehittäminen keskiössä. He ymmärtävät asiakkaan liiketoimintaa, jota järjestelmien on määrä tukea. Pidän tästä lähestymistavasta”, Senaatin Niskakangas kertoo.

”Ketteryys voi helposti jäädä sanahelinäksi. Solitan tapauksessa voi puhua aidosti ketterästä toiminnasta, pienillä nopeilla askeleilla eteneminen on ollut asiakkaan näkökulmasta todella hienoa”, hän lisää.

Näkymä tulevaisuuteen

Senaatti-kiinteistöillä menee nyt selkeästi aiempaa vähemmän aikaa budjetointiin. Yhtiön näkymä asiakkaisiin ja vuokraustoiminnan tulevaisuuden taloudellisiin vaikutuksiin on selkeytynyt uuden järjestelmän avulla merkittävästi.

”Senaatin olemassaolon oikeutus tulee siitä, että meidän tulee pystyä hillitsemään asiakkaidemme tilakustannuksia. Entiset järjestelmät olivat taustapeiliin katsomista. Nyt pystymme ennustamaan tulevaisuutta. Tiedämme, mihin suuntaan kustannukset ovat kehittymässä, ja pystymme yhteistyössä asiakkaiden kanssa seuraamaan ja löytämään uusia säästökohteita”, Senaatin Tomi Niskakangas kertoo.

Hänen mukaansa merkittävä tulos on, että Senaatti-kiinteistöt pystyy Proffan avulla tarjoamaan asiakaspäälliköilleen työkalun, jonka avulla he pystyvät käymään tehokkaasti keskustelua omien asiakkaidensa kanssa.

”Järjestelmä on otettu aktiiviseen käyttöön. Tällä hetkellä sen piirissä on noin 70 prosenttia valtion tilakustannuksista. Tavoitteenamme on, että tulevaisuudessa kaikki valtion tilakustannukset ovat järjestelmän piirissä”, Niskakangas kertoo.

"Entiset järjestelmät olivat taustapeiliin katsomista. Nyt pystymme ennustamaan tulevaisuutta."

Tomi Niskakangas, Senaatti-kiinteistöjen kiinteistöjenhallinnan asiantuntija

Kohti datavetoista talousjohtamista

Datalla johtaminen harppasi Senaatti-kiinteistöissä uudelle tasolle. ”Suurin hyöty on ehdottomasti se, että kaikki data on nyt samassa paikassa. Data saadaan ilman erityiskikkoja käyttöömme yhdellä työkalulla”, Senaatin Herajärvi iloitsee.

Myös budjetointiratkaisuun toteutetut kommentointimahdollisuudet ovat tuoneet Senaatille paljon lisäarvoa. ”Saamme järjestelmästä kohdetasoisen kommentointimahdollisuuden. Tietovaraston kautta tämä tulee myös mukaan raportointiin. Tämä edistää selkeästi tiedonjakoa, kun data ja siihen liittyvä kommentointi ovat samassa paikassa”, Senaatin Kirsi Ahdevainio kertoo.

Senaatti-kiinteistöt suunnittelee jo mahdollista yhteistyön jatkoa. ”Matkanvarrella on avautunut myös paljon uusia mahdollisuuksia. Meillä on jo suunnitelmia siitä, miten järjestelmää voisi laajentaa ja viedä eteenpäin. Toivottavasti hyvä yhteistyö Solitan kanssa jatkuu tulevaisuudessa”, Senaatin Niskakangas sanoo.

Hankkeella on hänen mukaansa myös yhteiskunnallisia vaikutuksia. ”Järjestelmän avulla valtion virastot pystyvät löytämään kustannussäästöjä. Valtion toimitilakustannukset pienenevät ja budjettivaroja voidaan käyttää muihin tarpeisiin.”