Kun Vantaan rakennusvalvonnassa päätettiin siirtyä yhden luukun periaatteella toimivaan sähköiseen asiointiin, organisaatiossa ei tiedetty mitä projekti vaatii. Rakennusvalvonnan johtajan Pekka Virkamäen mukaan onnistumisen salaisuus oli kuitenkin yksinkertainen: rohkeus kokeilla.
Lupapiste on Solitan toteuttama palvelu, jonka kautta kansalaiset, yritykset ja yhteisöt voivat olla uudella tavalla yhteydessä viranomaisiin ja hoitaa rakentamiseen liittyvän lupa-asioinnin. Vantaan rakennusvalvonnan liittyminen Lupapisteeseen 1.11.2014 tarkoitti perinteisten paperisten lupahakemusten loppua ja rakennusvalvonnan siirtymistä uuteen digitaaliseen aikaan. Projekti toteutettiin erittäin tiukassa aikataulussa, sillä päätös liittymisestä tehtiin saman vuoden helmikuussa.
”Vantaan kaupunki oli tekemässä elinvoimaohjelmaa, jonne jokaisen yksikön piti kirjata tulostavoite. Kaupunginhallituksen puheenjohtajalta tuli vaatimus, että toiminnassa pitää olla ns. yhden luukun periaate. Eihän meistä kukaan edes tiennyt mikä se on, se oli meille pelkkä hokema”, Virkamäki nauraa.
Rakennusvalvonnan nelikymmenpäinen yksikkö päätti kuitenkin ryhtyä rohkeasti toimeen. Mikäli tavoitepäivämäärässä pysyttäisiin, koko yksikkö saisi tulospalkkion.
”Meillä oli kova tappelu keskushallinnon kanssa, että saamme koko porukalle saman tulospalkkion, mutta se onnistui. Kriteerejä oli vain yksi: valmista pitää olla 1.11. mennessä”, Virkamäki kertoo.
Yllättävintä koko projektissa oli se, ettei mitään ongelmia ollut.Emme tehneet mitään johto- tai ohjausryhmiä vaan toteutimme tällaisen vapaan iteraatioprosessin.
”Olimme ilmoittaneet jo ennen vuodenvaihdetta, ettemme lähde kokeilukaupungiksi Lupapisteeseen, sillä Helsinki ei ollut lähdössä mukaan ja ajattelin peesata niitä. Hiukan yllättäen keväällä ilmenikin, että Helsinki on ilmoittautunut mukaan, joten mekin aloimme vinkua mukaan. Solita hyväksyi meidät ja sen jälkeen kaikki olikin selvää.”
Jäähyväiset paperille
Aikaisemmin rakennusvalvonnan huoneet täyttyivät papereista ja mapeista. Arkistomateriaaliltaan Vantaan suurimmassa yksikössä syntyi arkistoitavaa paperitavaraa kymmeniä hyllymetrejä vuodessa.
”Nyt huoneet ja hyllyt ovat tyhjiä. Olemme lahjoittaneet naapurivirastolle aika uusiakin kaappeja, sillä niille ei ole enää käyttöä. Lupapisteessä on nykyisin kaikki mitä tarvitsemme: materiaalit löytyvät sieltä, voimme käydä keskustelut asiakkaiden kanssa siellä ja tehdä piirustuksiin merkintöjä. Koska koko prosessi on digitaalinen, nämä kaikki ovat jokaisen asianmukaisen tahon nähtävillä”, Virkamäki selittää.
Näin tiiviissä aikataulussa toteutettu projekti ei varmasti ollut helppo. Mikä siis yllätti ennakko-odotuksiin nähden eniten?
”Yllättävintä koko projektissa oli se, ettei mitään ongelmia ollut. Emme tehneet mitään johto- tai ohjausryhmiä vaan toteutimme tällaisen vapaan iteraatioprosessin.”
”Meillä oli vain yksi tavoite: siirtää kaikki toiminta digitaaliseksi marraskuuhun mennessä. Kaikki informaatio oli avointa ja tuimme vapaaehtoistyötä. Samaan aikaan halusimme uusia koneistomme, tietokoneet ja näytöt. Kun kaikki saivat 55- tai 60-tuumaiset näytöt, oli muutosvastarinta tietysti vähän vähäisempi”, Virkamäki nauraa.
”Otimme myös muiden virastojen edustajat ja lausunnonantajat mukaan projektiin. Meillä oli kerran kuussa Soppaa ja sielunhoitoa -tilaisuus hotelli Vantaassa, jonne kaikki halukkaat olivat tervetulleita. Lounaan jälkeen ihmiset saivat kommentoida projektin etenemistä, puoli kahdelta juotiin kahvit ja lähdettiin pois. Muuta ei tarvittu projektista tiedottamiseen.”
Tiukka aikataulu ja koko yksikölle luvattu tulospalkkio saivat joukon puhaltamaan yhteen hiileen. Lisäksi vaadittiin halua omaksua uusia toimintamalleja.
”Rohkea kokeilu oli olennaista. Kokeiluistamme varmaan ¾ on mennyt pieleen, mutta joka kerta on opittu tietyllä tapaa enemmän kuin mitä rahaa on mennyt. Kaikki tämä on valmistanut meitä siihen missä nyt ollaan. En usko itse ollenkaan it-puolen loputtomiin moniportaisiin suunnitteluhommiin. Maailma muuttuu niin nopeasti, että niistä projekteista ajaa aika aina ohi.”
Solitan aktiivinen rooli kehityksessä saa Virkamäeltä erityiskiitosta.
”Yleensä firmat toimivat niin, että meidän pitäisi tilata jotain. Mutta emmehän me voi tilata kun emme tiedä edes mitä mahdollisuuksia on! Nyt Solitan kanssa niitä mahdollisuuksia on tuotu koko ajan esille ja samalla kerrottu miten yksinkertaisia ne ovat. He ovat olleet koko ajan kehittämisessä läsnä ja reagoineet herkästi tarpeisiimme. Myös muissa kaupungeissa kehitettyjä ratkaisuja on tuotu meille avoimesti käyttöön.”
Digitalisaatio vaatii päättäväisyyttä
”Uskon itse iteratiiviseen muutosprosessiin, jossa ei hirveästi lähdetä selvittelemään tai organisoimaan johto- ja ohjausryhmiä. Se tappaa ne todelliset kehittäjät, jotka olisivat jo valmiita töihin. Sellainen toimintamalli sulkee nämä ihmiset pois oman työnsä kehittämisestä.”
”Ketterämpi muutosprosessi tuo yllättävän monissa ihmisissä esiin piileviä voimia. Johtajan pitää olla hyvin herkällä korvalla ja tunnistaa ne henkilöt, jotka ymmärtävät muutoksen tärkeyden – ihmiset, jotka oikeasti saavat asioita aikaan ja ne, jotka eivät saa. Meillä on ainakin ihan yllättäen noussut esiin ihmisiä, jotka ovat vapaaehtoisesti valmiita pistämään itsensä rajustikin likoon”, Virkamäki vakuuttaa.
Virkamäen mukaan digitalisaation tuoma muutos tarkoittaa monissa organisaatioissa väistämättä myös vähenevää työmäärää. Hän haastaa johtajia olemaan avoimia muutoksista viestittäessä.
Ketterämpi muutosprosessi tuo yllättävän monissa ihmisissä esiin piileviä voimia.
”Muutoksen mahdollisuudet täytyy vaan tuoda esiin. Toiset sitten luovat itselleen suojamuurin, toiset lähtevät lujasti eteenpäin. Fakta kuitenkin on se, että työt vähenevät. Samaan aikaan onkin syytä miettiä mikä meidän työssämme on olennaista. Voimmeko tehdä jotain sellaista, jota aikaisemmin ei ole tehty esimerkiksi ajanpuutteen takia? Tai onko laadullisia asioita, joita voidaan nyt keskittyä parantamaan.”
Virkamäki kuitenkin katsoo työn muuttumisen myötä jo pidemmälle.
”Myös me joudumme miettimään mikä on tulevaisuudessa rakennusvalvonnan tehtävä. Onko se kuluttajansuoja, että talot ovat laadukkaasti rakennettuja? Onko tehtävämme pelastaa ilmasto ja vahtia energiakysymyksiä? Entä kosteudenhallinta ja homeongelmat? Paljon on asioita, jotka ovat jääneet kun olemme keskittyneet rakennusvalvonnan perinteiseen rooliin”, hän pohtii.
”Näitä varmasti mietitäänkin jatkossa. Nyt olen tyytyväinen, että olen pystynyt tukemaan porukan kehittymistä uudelle tasolle. Tekijöistä on tullut kehittäjiä.”
Kaikki mitä meillä on, löytyy ihmisistä.
Digitalisaatio vaatii ennen kaikkea ajattelutavan muutosta. Tarvitaan johtajuutta, rohkeita kokeiluja ja epävarmuuden sietämistä – kun tehdään jotain ihan uutta, ei kaikkea voida tietää etukäteen. Tähän kirjaseen keräsimme tarinoita asiakkaistamme – digitaalisemman Suomen rakentajista ja omien organisaatioidensa digitaalisen maailman matkaoppaista. Kun oikeat ihmiset tekevät asioita rohkeasti uudella tavalla, saavutetaan ainutlaatuisia tuloksia.
Lue lisää asiakkaistamme ja palveluistamme.
