Asiakkaat | lupapiste.fi

lupa-asiointi helpoksi.

Lupapiste ei ole pelkkä lomakepalvelu, vaan yhteinen virtuaalinen työtila, jossa kansalaiset, yritykset ja yhteisöt voivat valmistella hankkeitaan vuorovaikutuksessa viranomaisten ja muiden osapuolten kanssa. Asiointi ei ole enää riippuvainen virastojen aukioloajoista, ja kaikilla asianosaisilla tahoilla kuten rakennuttajalla, pääsuunnittelijalla ja rakennusvalvonnalla on ajantasainen näkymä lupaprosessin etenemiseen.
 
 
lupapiste

Lähtökohdat

Ennen projektin alkua en olisi voinut  kuvitellakaan, että rakennusluvan voisi käsitellä kahdessa tunnissa. Nyt voin.

Juha Kuokkanen

Rakennustarkastaja, Naantali

Mitä rakennusluvan hakemisesta tulee ensimmäisenä mieleen? Pitkät lomakkeet, niiden täytön vaikeus ja virastolla jonottaminen. Jos nyt edes osaisi edes täyttää oikean lomakkeen. Sähköinen asiointi on tavannut tarkoittaa listaa lomakkeita, joista arvataan oikea ja lähetetään se sähköpostilla viranomaiselle. Voisiko tämä toimia toisin? Virastossa viranomainen neuvoo ensin oikealle luukulle ja sitten oikean lomakkeen pariin. Mitä jos sähköinen asiointipalvelu tekisi saman?

 

Lupapiste-go-sisalto3

Eikä lupaviranomaisella ole ollut sen parempi tilanne. Lupien käsittelyajat ovat olleet pitkiä ja prosessit vanhentuneita, perinteiseen maailmaan muotoutuneita. Hakemusten sisältö on mitä sattuu ja aika tuhlaantuu triviaaleissa asioissa neuvomiseen. Mitä jos sähköinen asiointipalvelu ohjaisi hakijaa?

  • Käsittelyaikojen lyheneminen
  • Asioinnin helppous
  • Ymmärrettävä palvelu kansalaisille
  • Yksi työtila lupahakemuksen eri osapuolille

Miten Lupapiste tehtiin?

En haluaisi enää käsitellä yhtään paperilla tullutta hakemusta.

Jouni Vastamäki

Johtava rakennustarkastaja, Järvenpää

Lupapistettä lähdettiin rakentamaan tällä periaatteella. Asioijan tarvitsee tietää vain mitä hän on rakentamassa ja mihin. Palvelu rakentaa tilanteeseen sopivan työtilan ja ohjaa sen oikealle viranomaiselle. Samalla palvelu kertoo tarvittavista liitteistä ja muista vaatimuksista kuten pätevästä pääsuunnittelijasta.

Rakennuslupia haetaan harvoin yksin. Mukana prosessissa on usein ainakin  puoliso ja arkkitehti, sekä useita viranomaisia. Lupapiste rikkoo perinteisiä asiointipalvelujen malleja myös siinä että nyt useat toimijat jakavat yhteisen työtilan, jolloin yhteistyö ja kommunikaatio on helppoa. Palvelu lisäksi viestittää hankkeen osapuolille automaattisesti hankkeen etenemisestä.

Käyttäjien kanssa

Vaikka alkuperäinen idea olisi hyvä, ei priimaa synny eristyksissä. Lupapistettä lähdettiin alusta alkaen tekemään yhteistyössä sen tulevien käyttäjien kanssa. 

Lupapiste-tiimi on pitänyt palvelun kehityksen alkumetreistä lähtien säännöllisiä demotapahtumia palvelun pilottikäyttäjille. Demoissa on käyty läpi palvelun uusia toiminnallisuuksia ja suunniteltu yhdessä seuraavia toimintoja. Koko Lupapisteen kehitystiimi on päässyt pohdiskelemaan asioita käyttäjien kanssa ja ymmärtänyt paremmin heidän tarpeensa, huolensa ja turhaantumisen aiheensa.

Näiden tapahtumien ympärille on kehittynyt aktiivinen käyttäjäyhteisö. Yhteisön palautteen perusteella palvelun kehityssuuntia on tarkastettu usein ja tekemistä priorisoitu oikeiden käyttäjätarpeiden mukaiseksi. Yhteisö on myös auttanut viranomaisia ympäri Suomen vaihtamaan kokemuksia ja jakamaan toimivia toimintamalleja ja käytäntöjä.

Aikaisin pilottiin

Priimaa ei myöskään synny kerralla. Lupapisteen tekijöille oli alusta asti selvää että pilottikäyttö on ainoa oikea tapa tehdä palvelusta hyvä ja toimiva.

Ensimmäinen pilottikunta avasi palvelun rajatulle käyttäjäkunnalle jo 2012 maaliskuussa, vain kuusi kuukautta varsinaisen kehitystyön aloittamisesta. Lean-periaatteiden mukainen minimituote toi heti paljon uutta ymmärrystä ja ennen kaikkea auttoi pilottikäyttäjiä hahmottamaan paremmin mitä toimintoja palveluun tarvitaan ja miten heidän prosesseitaan tulee kehittää palvelun myötä.

Millainen palvelu syntyi?

Lupapiste -palvelu on virtuaalinen työtila lupa-asioiden hoitamiseen kansalaisille, yrityksille ja viranomaisille. Pilvipalveluna sitä on helppo käyttää mistä vain ja sen käyttöönotto on viranomaiselle vaivatonta. Pilotoinnin avulla koestettu palvelu on lanseerattu kaikkien kuntien käytettäväksi 2014.

  • Jatkossa kaikki luvan hakemisessa tarvittava materiaali hakemus-, liite- ja suunnittelutietoineen voidaan toimittaa sähköisesti Lupapiste-palvelussa.
  • Palvelu on vuorovaikutteinen, jolloin luvanhakija tai häntä edustava ammattilainen sekä luvan myöntävä viranomainen voivat vaihtaa tietoja hakuprosessin aikana.
  • Asiointi ei ole enää riippuvainen virastojen aukioloajoista, ja kaikilla asianosaisilla tahoilla kuten rakennuttajalla, pääsuunnittelijalla ja rakennusvalvonnalla on ajantasainen näkymä lupaprosessin etenemiseen.
  • Lupapiste kehittyy asiakastarpeen mukana – lähdetty liikkeelle rakentamiseen liittyvistä luvista ja asioinnista, mutta palveluun kehitetään parhaillaan myös sähköistä pysyväisarkistoa. Arkiston ansiosta kunnat voivat estää sisään tulevan paperin määrän ja siirtyä arkistoimaan dokumentteja sähköisesti, lain edellyttämällä tavalla. Merkittävä helpotus dokumenttien käsittelyyn sekä krooniseen tilanpuutteeseen.

Tulokset

Ehdottomasti suosittelen palvelun käyttöä suunnittelijoille ja rakennushankkeeseen ryhtyville.

Matti Nikupeteri

Ympäristönsuojelusihteeri, Toivakka

 

Lupapisteen ansiosta luvanhaku on nopeutunut ja pystyn lisäämään tarpeelliset liitteet näppärästi yhteen paikkaan.

Sari Lahti

Suunnittelija, Voimatel Oy

Jo lyhyessä ajassa on käynyt selväksi kuinka suuri tarve palvelulla on. Kymmenet käyttäjäkunnat ovat kiittäneet palvelun helppokäyttöisyyttä ja toimivuutta. Käsittelyajat ovat lyhentyneet jopa 90%, hakemusten laatu on parantunut ja kaikkien toiminta tehostunut. Lupapiste on palvelu, josta ei voi olla pitämättä.

Sähköinen palvelu helpottaa tiedonkulkua sekä säästää aikaa ja rahaa niin käyttäjiltä kuin viranomaisiltakin. Valtakunnallisesti asiointipalvelun tuoma säästöpotentiaali on miljoonia euroja vuosittain.

  • Uusi palvelu nopeuttaa ja tehostaa asiointia sekä parantaa viranomaisille tulevien hakemusten ja suunnitelmien laatua. Asiointiprosesseissa on kiinnitetty huomiota myös liittymisessä viranomaisen asianhallinnan prosesseihin.
  • Korkea asiakastyytyväisyys
  • Korkea käyttäjätyytyväisyys (paljon spontaania palautetta)

Jaa sosiaalisessa mediassa

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä

Jani Muhonen

CEO, Evolta

040 0191 646

jani.muhonen@evolta.fi