Vuodesta 1849 toiminut Vaasan on yksi Suomen vanhimmista leipomoista. Kaikille suomalaisille tuttu Vaasanin leipomo toimii kotimaan lisäksi myös Baltian maiden markkinoilla. Toteutimme Vaasanille uuden taloussuunnittelun ja -raportoinnin järjestelmän, joka yhtenäisti kansainvälisen yrityksen toimintatapoja, paransi liiketoiminnan ennustettavuutta ja vähensi manuaalisen työn määrää.
Kansainvälinen liiketoimintaympäristö pitää sisällään monenlaisia kulttuureja ja tapoja. Suomen lisäksi muissa Pohjoismaissa ja Baltian maissa toimivassa Vaasanissa oli käytössä joukko erilaisia taloussuunnittelun ja -raportoinnin työkaluja, joita yksiköt käyttivät omien tapojensa mukaisesti suunnitellessaan, budjetoidessaan ja ennustaessaan liiketoimintaansa.
Vaasanin motivaatio muutosprojektiin syntyi tarpeesta yhtenäistää talouden suunnittelun prosessit, minimoida manuaalinen työ, parantaa tiedon laatua ja läpinäkyvyyttä sekä saada käyttöön nykyaikainen työkalu talouden suunnitteluun.
Tarvitsimme nykyaikaisen työkalun, jonka avulla voimme saada tuotetusta tiedosta kaiken hyödyn irti reaaliaikaisesti.
Pystyäksemme hyödyntämään keräämäämme dataa tehokkaasti liiketoiminnassamme, tarvitsimme täyden näkyvyyden koko konsernimme lukuihin”, kertoo Vaasanin talousjohtaja Tiia Ranta.
Kumppaniksi uudistusprosessiin valikoitui Solita, joka toimi projektissa kokonaisvaltaisesti muutoksen konsultointi-, suunnittelu- ja toteutusapuna. Toimitettu ratkaisu toteutettiin räätälöidysti Vaasanin tarpeisiin tiiviissä yhteistyössä asiakkaan kanssa.
Useita maita ja eri tietojärjestelmiä kattava projekti on monimutkainen kokonaisuus, jossa haastetta loi erityisesti yksikköjen tuottaman tiedon heterogeenisyys: tieto ei ollut yhteismitallista, mikä hankaloitti sen viemistä yhtiön uuteen keskitettyyn tietovarastoon.
Omat haasteensa toi myös projektin kokonaisvaltainen luonne. Projektin tavoitteena oli uudistaa samanaikaisesti sekä järjestelmät että toimintatavat useassa eri maassa.
Vaasanin ja Solitan yhteinen selkeä päämäärä ja hyvä yhteishenki olivat tekijöitä, joiden voimalla valtava urakka taipui toimivaksi kokonaisuudeksi.
Uusi järjestelmä on antanut kokonaisvaltaista näkyvyyttä Vaasanin liiketoimintaan tuomalla organisaation luvut kaikkien Vaasanin yksikköjen saataville. Automatisoinnin ansiosta myös manuaalinen työ on vähentynyt, mikä on vapauttanut talousammattilaisten kädet liiketoiminnan tukemiseen.
”Meidän on reagoitava kysynnän muutoksiin nopeasti, ja samalla kyettävä tekemään pitkän tähtäimen suunnittelua. Datan paremman saatavuuden ja yhteismitallisuuden sekä automatisoitujen prosessien avulla liiketoimintamme ennustettavuus on parantunut”, Ranta toteaa.
Datan paremman saatavuuden ja yhteismitallisuuden sekä automatisoitujen prosessien avulla liiketoimintamme ennustettavuus on parantunut.Tiia Rantatalousjohtaja, Vaasan
