Raskas ja vanhentunut suunnittelujärjestelmä teki Avain Yhtiöiden budjetointityöstä kankeaa. Kun mukaan lisätään vielä kiinteistöalan lakikiemurat ja byrokraattisuus, oli selvää, että tarvittiin muutosta ja tehostettuja prosesseja. Yhdessä Solitan kanssa rakennettu uusi liiketoiminnan suunnittelujärjestelmä vähensi budjetointiin käytettyä aikaa ja toi suunnitteluun lisää joustavuutta.
Avain Yhtiöt on kotimainen asumisen monitoimija. Konsernin liiketoimintaan kuuluu asuntojen ja asumisen palveluiden tuottaminen, rakennuttaminen, isännöinti ja korjausrakentaminen. Avain Asumisoikeus Oy on Suomen kolmanneksi suurin asumisoikeusasuntojen omistaja, joka omistaa noin 6 500 asumisoikeusasuntoa eri puolilla Suomea aina Helsingistä Rovaniemelle.
Avain Yhtiöiden liiketoimintaympäristö on vahvasti lakien säätelemää, mikä tekee seuraavan vuoden budjetoinnista raskaampaa kuin monilla muilla aloilla. Konsernilla oli vuosia käytössä ollut vanha liiketoiminnan suunnittelualusta, joka koettiin hitaaksi ja vanhentuneeksi. Haasteena olivat mm.
Avain Yhtiöt lähtivät hakemaan budjetointiinsa nopeutta ja suoraviivaisuutta Solitan johdolla. Päämääränä oli löytää uusi järjestelmä, joka tukee ja mukautuu Avain Yhtiöiden tarpeisiin.
Vanha suunnittelujärjestelmämme ei enää palvellut meitä. Suurimpana ongelmana oli hitaus. Tarvitsimme uuden ratkaisun ja suoraviivaisempia prosessejaOlli-Pekka Virolainen, talouspäällikkö, Avain Yhtiöt. Kuva: Avain Yhtiöt
Solitan tiimi suunnitteli ja toteutti Avain Yhtiöille uuden suunnittelujärjestelmän. Uuden järjestelmän tavoite oli nopeuttaa budjetointia, mahdollistaa muiden liiketoimintojen lisääminen osaksi järjestelmää, vähentää manuaalisen työn määrää ja tarjota mukautuva ratkaisu, joka elää ja hengittää yhtiön muuttuvien tarpeiden mukaan.
Aluksi Avain Yhtiöiden kanssa määriteltiin yhdessä, mitkä toiminnallisuudet olivat siirrettävissä vanhasta järjestelmästä uuteen sellaisenaan ja mitkä ominaisuudet täytyi rakentaa alusta. Samalla suunniteltiin, miten uudesta järjestelmästä rakennetaan joustava, jotta tulevaisuuden jatkokehitystarpeet olisivat mahdollisimman helposti toteutettavissa. Ylläpidon oli oltava sujuvaa, jotta rutiinitoimenpiteet veisivät mahdollisimman vähän aikaa ja käyttäjät pystyisivät hoitamaan niitä itsekin. Siksi toimintojen automatisointiin kiinnitettiin paljon huomiota.
Alusta asti joustavaksi ja modulaariseksi suunniteltu arkkitehtuuri on mahdollistanut isojakin muutoksia poikkeuksellisen pienellä työllä.
Solita auttoi Avain Yhtiöitä myös suoraviivaistamaan suunnitteluprosessiaan ja vähentämään käyttäjien manuaalityötä.
Solita on oppinut tuntemaan meidän liiketoimintamme ja siihen liittyvät tarpeet. Olemme todella tyytyväisiä Solitalta saamaamme palveluun.Olli-Pekka Virolainen, talouspäällikkö, Avain Yhtiöt. Kuva: Avain Yhtiöt
Projekti saatiin suunnitellussa aikataulussa maaliin, ja lisäksi sen aikana tehtiin jo valmiiksi tulevaisuuden kannalta hyödyllisiä lisätoiminnallisuuksia. Tiivis yhteistyö Solitan kanssa on jatkunut myös järjestelmän käyttöönoton jälkeen ja alustaa on paranneltu ja tehty käyttäjäystävällisemmäksi jatkuvasti.
Kun olemme voineet työskennellä saman konsultin kanssa alusta asti, myös jatkokehitys on ollut helppoa. Solita on oppinut tuntemaan meidän liiketoimintamme ja siihen liittyvät tarpeet. Olemme todella tyytyväisiä Solitalta saamaamme palveluun – Olli-Pekka Virolainen, talouspäällikkö, Avain Yhtiöt.
Lopputuloksena Avain Yhtiöillä on nyt juuri heidän liiketoimintansa tarpeita palveleva nykyaikainen, joustava ja helpommin ylläpidettävä suunnittelujärjestelmä, joka ei vaadi paljon manuaalista työtä. Kehitystyön myötä järjestelmän käyttöä on pystytty laajentamaan konsernin muihin liiketoimintoihin, ja suoraviivaisen suunnitteluprosessin ja automatisoitujen rutiinitoimenpiteiden avulla järjestelmän ylläpitoon kuluva aika ja resurssit ovat vain murto-osa entiseen verrattuna.
Ratkaisun hyödyt:
